Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области (стр. 16 )

3.4.8.3. Отдел документооборота проверяет правильность оформления документов, наличие приложений, указанных в основном документе, производит необходимую обработку исходящей корреспонденции.

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.

3.4.8.4. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом документооборота в соответствии с Правилами оказания
услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства
Российской Федерации , документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, – в соответствии с Правилами оказания
услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации .

3.4.8.5. Обработка исходящей корреспонденции включает ее сортировку, вложение в конверты, адресование, запись номера документа в журнал регистрации, маркирование конвертов, составление списка простых почтовых отправлений в 2 экземплярах.

Документы, переданные в отдел документооборота до 14 часов, обрабатываются и отправляются в тот же день (кроме корреспонденции, адресованной в районы области), после указанного времени – на следующий день.

3.4.8.6. Корреспонденция, адресованная органам государственной власти Российской Федерации, министерствам и ведомствам Российской Федерации, сдается на отправку в отдел документооборота до 14 часов и отправляется адресату фельдъегерской или почтовой связью. При передаче законвертованной корреспонденции работникам фельдъегерской службы и почтамта составляется реестр в двух экземплярах, один из которых после обработки корреспонденции возвращается в отдел документооборота.

Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почтой принимает подразделение – исполнитель.

Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в УСДС с указанием номера телефона-факса адресата.

3.4.8.7. Корреспонденция, адресованная администрациям районов и городов области, администрации ЗАТО Первомайский, сдается в отдел документооборота до 14 часов и отправляется еженедельно, как правило, по вторникам и пятницам.

3.4.8.8. Срочная корреспонденция отправляется в день поступления и доставляется по назначению в пределах г. Кирова фельдъегерской службой. Срочность доставки документа определяется Губернатором области, заместителями Председателя Правительства области либо начальником управления делопроизводства на основании просьбы руководителя органа исполнительной власти, подготовившего документ.

3.4.8.9. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе электронного документооборота.

3.4.8.10. Для отправки телеграммы подписанный подлинник после его регистрации незамедлительно передается в отдел документооборота, второй экземпляр с визами составителя и согласования остается в соответствующем органе исполнительной власти.

Телеграммы в адрес администрации г. Кирова, территориальных управлений по Ленинскому, Октябрьскому, Первомайскому и Нововятскому районам г. Кирова доставляются фельдсвязью как срочная корреспонденция.

Текст телеграммы отделом документооборота передается по телетайпу на телеграф. Телеграммы по текущим вопросам, поступившие на отправку до 17.00, обрабатываются и отправляются в день поступления.

Телеграммы с грифом «Правительственная» или по чрезвычайным вопросам обрабатываются и отправляются незамедлительно работниками отдела документооборота или оперативным дежурным по Правительству области.

Подлинник подписанной телеграммы, отправляемой в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, передается оперативному дежурному по Правительству области в здании № 1, который на данной телеграмме
указывает номер договора с почтамтом, удостоверяет подпись печатью для
телеграмм, организует доставку телеграммы для отправления на почтамт и делает соответствующую запись в журнале (с указанием, куда направляется телеграмма, кто ее подписал, даты и времени передачи на почтамт).

3.4.8.11. Отправка срочной корреспонденции в нерабочее время, в
выходные и праздничные дни производится по указанию Губернатора области, заместителей Председателя Правительства области или начальника управления делопроизводства.

3.4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

3.4.9.1. Документы, циркулирующие внутри Правительства области или органов исполнительной власти, называются внутренними. Порядок
прохождения внутренних документов включает в себя подготовку документа, его согласование, подписание и регистрацию в базе «ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ» системы электронного документооборота с вложением в карточку файлов документа, после чего документ становится доступен
адресату (для этого поле «Кому направлено» заполняется из справочника «СТРУКТУРА ОИВ»).

3.4.9.2. Регистрационный номер внутреннего документа состоит из проставляемых через тире порядкового регистрационного номера, индекса подразделения и индекса дела по номенклатуре дел и проставляемой через тире буквы «л». Например: 14523-03-16-л.

3.4.9.3. Процедура прохождения проектов приказов по основной деятельности и по личному составу включает в себя подготовку проекта приказа, согласование с заинтересованными организациями и органами исполнительной власти, подписание, регистрацию и рассылку копий заинтересованным лицам, органам исполнительной власти, другим организациям.

3.4.9.4. Организация протокольной работы включает в себя определение сроков подготовки протоколов заседаний и совещаний, места регистрации протоколов, порядка регистрации протоколов, места хранения подлинников протоколов и способа доведения принятых решений до сведения заинтересованных лиц и исполнителей.

3.4.9.5. Договоры и соглашения, подписанные Губернатором области, заместителями Председателя Правительства области, а также по доверенности руководителями органов исполнительной власти, оформленные в соответствии с пунктом 3.3.12 Инструкции, после подписания указанными выше лицами заверяются печатью Правительства области и регистрируются в отделе документооборота. После подписания договоров и соглашений всеми сторонами они сдаются в управление делопроизводства вместе с листами согласования.

3.4.9.6. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через управление делопроизводства.

3.4.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

3.4.10.1. Письма, поступившие в адрес Губернатора области и Правительства Кировской области на иностранном языке, должны быть переведены на русский язык.

Если к письму перевод не прилагается, то оно передаётся в управление международных и региональных связей при Правительстве Кировской области для перевода текста, затем регистрируется.

Перевод регистрируется в отделе документооборота за тем же номером, что и оригинал, сканируется, и его электронный образ вкладывается в карточку. Далее письмо направляется для подготовки указания об исполнении документа и передаётся исполнителям.

3.4.10.2. Письма и документы, направляемые от имени Губернатора области и Правительства области на иностранном языке, должны иметь перевод на русском языке.

3.4.11. Учет и анализ объема документооборота

3.4.11.1. Учет объема документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

3.4.11.2. Анализ объема документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в орган исполнительной власти и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

3.4.11.3. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства органа исполнительной власти и представляются руководству органа исполнительной власти в установленном порядке в виде справок (отчетов) статистического и аналитического характера.

3.4.11.4. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в орган исполнительной власти и созданных им за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год).

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр
документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

3.4.11.5. Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного бюро и определения численности персонала.

3.4.11.6. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

3.4.12. Порядок рассмотрения обращений и

организации приёма граждан

Работа с письменными и устными обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом -ФЗ
«О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в редакции Федерального закона -ФЗ) и постановлением Правительства Кировской области /536 «Об Административном регламенте предоставления государственной услуги по рассмотрению обращений граждан в органах исполнительной власти Кировской области» (с изменениями, внесёнными постановлением Правительства Кировской области /360).

Письменные обращения, направленные Губернатором области, заместителями Председателя Правительства области на исполнение непосредственно в органы исполнительной власти при Правительстве Кировской области, структурные подразделения и органы исполнительной власти, являющиеся юридическими лицами, не подлежат переадресации в другие организации, минуя отдел по работе с письмами и обращениями граждан управления делопроизводства.