Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области (стр. 7 )

3.2.8.15. Реквизит «Виза» указывает на согласие или несогласие должностного лица с содержанием согласовываемого с ним документа (внутреннее согласование).

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами органа исполнительной власти оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

Например:

Руководитель Государственной жилищной

инспекции Кировской области

Подпись

Дата

На проектах актов визы проставляются на лицевой стороне документа.

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело органа исполнительной власти, или на листе согласования.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Согласование проектов постановлений и распоряжений Правительства Кировской области, распоряжений Председателя Правительства Кировской области производится в соответствии с порядком, изложенным в подпункте 4.5.14 раздела 4, разделах 6 и 7 Положения.

На письмах, договорах, соглашениях и других видах отправляемых документов визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа документа, оставляемого в деле, или на отдельном листе согласований, на котором указывается, к какому документу этот лист относится.

В отдельных случаях исполнитель визирует каждый лист документа и его приложения.

Ответственность за сбор необходимых виз при согласовании проекта документа возлагается на руководителя органа исполнительной власти, подготовившего проект документа.

Если у визирующего проект документа должностного лица есть замечания или возражения, то в строке согласования делается соответствующая запись («С замечаниями», «С заключением») и ставится подпись.

Например:

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)

Глава департамента финансов Кировской области

Подпись

Дата

Сами замечания или возражения по проекту излагаются, как правило, на отдельном листе, подписываются (с указанием даты), прилагаются к проекту документа и передаются исполнителю.

Отказ в согласовании или возражения по конкретным пунктам проекта документа не препятствуют дальнейшему продвижению проекта, кроме случаев, когда эти возражения сделаны правовым управлением администрации Правительства Кировской области (далее – правовое управление) по мотивам несоответствия этих пунктов действующему законодательству.

Лица, ответственные за подготовку проекта документа, обязаны рассмотреть все поступившие замечания и предложения и с их учетом доработать проект.

Доработка проектов актов Правительства Кировской области, вносимых с разногласиями, осуществляется в соответствии с требованиями пункта 6.11 раздела 6 Положения.

Если в процессе визирования (согласования) или в ходе доработки проекта документа выявлена необходимость внесения изменений принципиального характера в его первоначальную редакцию, он подлежит повторному согласованию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

3.2.8.16. Реквизит «Подпись должностного лица»

В состав реквизита «Подпись должностного лица» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке документа или на бланке

нормативного правового акта, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке письма); личная подпись с указанием даты и расшифровки подписи (инициалы, фамилия), например:

Начальник правового

управления администрации

Правительства Кировской области Личная подпись

Дата

или (на бланке письма)

Начальник управления Личная подпись

Дата

Подпись располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения через интервал 36 пт. Наименование должности, состоящее из нескольких строк, печатается через одинарный междустрочный интервал от левой границы текстового поля. Размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Подписывать документы необходимо синим или фиолетовым цветом чернил (пасты).

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И. о. главы департамента

финансов Кировской области Подпись

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне в той последовательности, в которой располагаются авторы документа в реквизите «Наименование органа исполнительной власти», например:

Министр финансов Российской Федерации	Губернатор – Председатель Правительства Кировской области
Личная подпись	Личная подпись

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Заместитель Председателя Правительства области – управляющий делами Правительства области	Личная подпись
Начальник контрольного управления Губернатора Кировской области	Личная подпись

В таких случаях последняя буква в расшифровке подписи самой длинной фамилии ограничивается правой границей текстового поля. По инициалам самой длинной фамилии выравниваются инициалы других фамилий.

Документы коллегиального органа подписываются председательствующим и секретарем (протокол совещания, конференции или собрания). Протокол заседания Правительства Кировской области подписывается председательствовавшим на заседании и начальником управления делопроизводства или замещающим его лицом.

В документах, составленных комиссией, в реквизите «Подпись» указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в
составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии	Личная подпись
Члены комиссии:
	Личная подпись
	Личная подпись
	Личная подпись

Не допускаются подчистки в документах, внесение в подписанные
документы исправлений и добавлений. Внесение каких-либо исправлений и дополнений в подписанный документ допускается только по согласованию с должностным лицом, его подписавшим. В этом случае на документе в месте изменения текста ставится заверительная подпись.

В копиях принятых постановлений и распоряжений Правительства Кировской области, распоряжений Председателя Правительства Кировской области, подготовленных отделом документирования и заверенных печатью этого отдела, наименование должности лица, подписавшего акт, печатается от левой границы текстового поля документа (размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см). Расшифровка подписи располагается через четыре пробела на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Например:

Губернатор –

Председатель Правительства

Кировской области

или

И. о. Председателя Правительства

Кировской области

Не предусмотрено проставление в документах факсимильной, т. е. вырезанной на штампе подписи руководителя.

При оформлении реквизита «Подпись» требуется личная подпись
руководителя, проставляемая от руки.

Печать на подлинники нормативных правовых актов не ставится.

3.2.8.17. Реквизит «Гриф утверждения» указывает нормативный или правовой характер его содержания и особый способ введения документа в действие.

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель Председателя

Правительства области

Дата

При утверждении документа правовым актом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

распоряжением Правительства

Кировской области

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) в пределах его (их) компетенции или специально издаваемым документом.

Гриф утверждения документа (слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДАЮ, напечатанные прописными буквами без кавычек) печатают в правом верхнем углу текстового поля первого листа утверждаемого документа. Ниже через одинарный междустрочный интервал от этого слова располагаются через одинарный междустрочный интервал наименование должности лица, утверждающего документ, его подпись,
расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата утверждения или делается ссылка в творительном падеже на утверждающий распорядительный
документ, печатаемый со строчной буквы, с указанием его даты и номера. Самая длинная строка этого реквизита не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. Например: