Азбука делового общения (стр. 4 )

найти наилучший и наиболее продуктивный способ подачи своих просьб и неприятных сооб­щений.

Но это лишь фон решения проблемы. Затем надо сосредоточиться на самой работе — как вы ее выполняете и для чего. Что вы от нее ждете, кро­ме зарплаты; что затрудняет общение при внесе­нии в работу вашего личного вклада. Для этого надо разобраться, в чем заключаются мотивы ва­шей деятельности

Просыпаясь, мы уже более чем наполовину пре­бываем на работе, поскольку бессознательно заня­ты проблемами, ждущими нас на рабочем месте. Мы скрываем их даже от самих себя и опасаемся, что окружающие их заметят. Невозмутимое выра­жение лица нередко скрывает эмоции и страхи, мешающие свободному общению с сослуживцами во время рабочего дня.

Что мы делаем, чтобы скрыть свои внутренние побуждения и потребности? Мы пытаемся создать свой образ как человека, который чувствует себя прекрасно, не имеет проблем, держит себя в ру­ках и, разумеется, умеет если не все, то многое. Нам хочется выглядеть независимыми и самостоя­тельными. Но посмотрим, во что это выливается.

Почему не получается?

— Привет, как дела?

— Отлично.

— Вы сможете сделать это для меня к четырем?

— Разумеется, нет проблем.

— Прекрасно. Вы ведь поняли, что мне надо, верно?

—Да, конечно. Разумеется, понял.

Звучит знакомо, не так ли? Так мы обычно и отвечаем на подобные вопросы. Но не выдаем ли мы желаемое за действительное? Не хотим ли от­ветить так, как от нас того ждут?

А может быть, описать начальнику или сослу­живцу непреодолимые препятствия, которые не позволят вам принести готовую работу к четы­рем? Но не будет ли это означать признание соб­ственной слабости или неумения?

Конечно, лучше сказать правду и сообща по­искать выход. Ведь если работа не будет выполнена хорошо и в срок, вам помимо всего придется пережить еще и стресс. Преувеличенное представ­ление о себе как о работнике способно заманить вас в ловушку, действительно помешать делу.

Чем больше вы занимаетесь латанием своего об­раза, тем меньше остается времени на настоящую работу.

А хорошо ли вы знаете своих сотрудников? Мо­жет, они испытывают те же самые опасения и страхи? Не лучше ли вам вернуться к той изна­чальной черте, у которой вы осознали свою ис­тинную ценность как личности?

Еще раз о деловых и общественных связях.

Семь чаще всего встречающихся недостатков у людей, выступающих публично

1. Каша во рту, то есть слова звучат невнятно и на одной ноте.

2. Запинания: речь сбивчива, бессвязна; в ней много вводных слов, э-э-каний.

3. Выступление плохо спланировано, поэтому оно нелогично, не подводит слушателей к драма­тической кульминации речи, не акцентирует вни­мание на главной мысли.

4. Безразличие к аудитории. Это просто невеж­ливо.

5. Отсутствие воодушевления: выступающий ску­чен, форма изложения материала неубедительна.

6. Плохая предварительная подготовка: оратор не позаботился о том, чтобы тщательно отрепети­ровать свою речь.

7. Недостаточное знание предмета: выступаю­щий не в ладу с фактами.

Эти недостатки преодолеваются практической работой!

Как лучше подготовить свою речь? Тщательно выберите тему выступления.

Если выбор зависит от вас, остановитесь на том, что вы хорошо знаете, что вас интересует. Тогда это, возможно, будет интересно и значимо и для других.

Сузьте тему своего выступления, чтооы она поддавалась управлению и представляла наиболь­ший интерес.

Решите: описываете ли вы предмет, разъясняете что-либо в нем, оспариваете ли некую точку зре­ния либо излагаете новую версию.

Говорите только то, что досконально знаете

Спросите себя: «Что мне в самом деле хочется сказать этим людям? Какую информацию я соби­раюсь донести до этой аудитории?» И если у вас нет убедительного ответа, лучше не выступайте.

Соберитесь с мыслями

Если сможете, выделите пару дней и подумайте над своей будущей речью, как обычно вы обду­мываете повседневные дела. Вас поразит, как мно­го новых идей может прийти в голову. Составьте список тем выступления, на которых надо сосре­доточиться.

Сделайте общий черновой набросок речи, раз­работайте тезисы (их можно нанести на карточки размером 6x9 см).

Изберите способ выступления

Говорите, заглядывая в конспект, но избегайте чтения текста. Использование конспекта очень действенно, так как ваша речь звучит естествен­но, слова приходят словно сами собой.

В том случае, когда официальная запись вашей речи для вас чрезвычайно важна, читайте заранее написанный текст. Но знайте, что влияние ваше­го выступления на аудиторию будет значительно уменьшено.

Можно прибегнуть к запоминанию написанного текста, но это очень сковывает оратора, накрепко привязывает к заранее составленному выступле­нию и не дает возможности откликаться на реак­цию аудитории.

Потренируйтесь в произнесении своей речи

Произнесите ее перед семьей или друзьями ли­бо используйте магнитофон, чтобы проконтроли­ровать качество выступления и его хронометраж. Снова и снова повторяйте речь.

Чем больше практики, тем лучше получится выступление!

Постоянно держите в голове следующий совет:

Знайте свою аудиторию

Спросите себя: «Кто мои слушатели?» Если вы затрудняетесь ответить на этот вопрос, попытай­тесь представить группу из двух-трех человек, к которым вы будете обращаться, и готовьте речь для них. Обязательно принимайте во внимание следующие характеристики своей аудитории:

возраст;

уровень образования;

профессия;

цель прихода людей на ваше выступление;

уровень заинтересованности в вашей теме;

уровень осведомленности в данном вопросе.

Если это возможно, не пожалейте времени и за­ранее, до написания речи, поговорите с теми людьми, к которым вы собираетесь обратиться потом, чтобы лучше узнать свою аудиторию.

Что нужно делать перед самым выступлением?

Заранее придите туда, где вам предстоит высту­пать.

Наладьте аппаратуру. Если будете пользоваться проектором, имейте запасную лампочку и удли­нитель шнура.

Пролистайте материал, который хотите вручить слушателям, и держите его под рукой.

Все свои конспекты и заметки положите вместе и поудобней.

Знайте, сколько времени отведено для вашего выступления.

Разогрейте голосовые связки, поговорите с кем-либо перед выступлением.

Устройтесь поудобней.

Если будете пользоваться микрофоном, отрегу­лируйте его положение.

Убедитесь, что все записи в порядке.

Ждите, когда вас представят.

Как держаться во время выступления?

Не прячьтесь за трибуной.

Не бойтесь передвигаться по сцене.

Стойте прямо, перенесите центр тяжести с пя­ток на носки.

Наладьте зрительный контакт с отдельными слушателями.

Меняйте тембр голоса, чтобы не быть монотон­ным. Голосом подчеркивайте новые и важные мысли.

Контролируйте скорость речи, при быстрой ре­чи аудитория ее не воспримет, при медленной люди будут отвлекаться.

Развлеките публику анекдотом, драматичным началом выступления, поставьте несколько вопро­сов или приведите личные комментарии.

Меняйте положение. Не цепляйтесь за трибуну и не налегайте на нее. Не пренебрегайте жестами.

Произносите слова четко. Особенно те слова, ко­торые сходны по звучанию (точка-кочка, тыр-дыр).

Следите за настроением слушателей. Если люди устали, сократите какую-то часть речи.

Используйте визуальные средства. Они могут подогреть интерес публики и донести до нее важ­ные моменты выступления: проекты, слайды, схе­мы, грифельная доска и т. п.

Правильно пользуйтесь микрофоном. В большом помещении держите его на уровне рта, но не слишком близко.

Следите за своим внешним видом. Избегайте кричащей одежды, отвлекающей внимание от то­го, что вы говорите. Все аксессуары должны отве­чать хорошему вкусу.

Прежде всего будьте самим собой!

Не старайтесь кому-то подражать. Люди сразу почувствуют фальшь.

Будьте находчивы. Чем быстрей вы реагируете на аудиторию, тем действенней ваша речь.

Контролируйте дыхание. От него зависит голос. Время от времени делайте глубокий вдох, чтобы голос был сильным и энергичным. Поверхностное дыхание идет от страха, а волнение поднимает тональность голоса и делает его менее приятным.

Отдайтесь вдохновению. Не скрывайте своего воо­душевления. Публика будет внимательней, если увидит, что вы убеждены в своих мыслях и идеях.

10 заповедей грамотной речи в личных беседах, на собраниях, митингах и т. п.

1. Знайте предмет выступления.

2. Относитесь к аудитории с уважением.

3. Владейте языком жестов.

4. Пользуйтесь живой речью: метафорами, обра­зами, сравнениями.

5. Избегайте языковых шаблонов и затасканных выражений.

6. Используйте личное обаяние.

7. Наращивайте выразительность речи.

8. Не злоупотребляйте привилегией оратора: не обманывайте слушателей, не искажайте истину.

9. Используйте технику драматизации выступле­ния: наращивание темпа речи, повышение голоса, изменение его тембра, применение жестов.

10. Помните, что ваша цельность, ум и человеч­ность обладают большой силой воздействия.

Несколько ответов на важные для вас вопросы

Сколько времени должна занимать ваша речь?

Это зависит от обстоятельств. 20 минут вполне достаточно, а один час — предел.

Как отвечать на вопросы слушателей?

Прямо, честно, ясно. Если не знаете ответа, то не бойтесь в этом признаться.

Как преодолеть боязнь сцены?

Некоторое волнение может только помочь — оно держит оратора в форме. Сделайте несколько глубоких вдохов и расслабьтесь. Затем сконцент­рируйтесь на сути того, что хотите донести своей речью. Помните: выступление прибавит вам опы­та, а не мук!

Как проводить коммерческие переговоры

Планирование переговоров:

— подготовка и предварительное планирование;

— выдвижение предложений и начало перегово­ров о продаже;

— установление проблемы и потребностей кли­ента;

— получение от клиента подтверждения о том, что он действительно имеет такие потребности;

— доказательство, что продукция и услуги фир­мы могут решить проблемы и удовлетворить по­требности;

— обобщение выгод покупки;

— анализ и контроль.

Как принять партнеров

Зарубежная фирма заинтересовалась вашим предложением, готова приехать к вам для прове­дения переговоров. В письмах, телексах и теле­факсах согласованы сроки, программа визита, вре­мя посещения предприятий. Вы должны хорошо к этому визиту подготовиться. Во всем мире зна­ют о русском гостеприимстве, хлебосольстве, и мы действительно стараемся не ударить в грязь ли­цом. Но порой забываем, казалось бы, о «мелочах». Многие ли из нас, к примеру, встречают предста­вителя фирмы в аэропорту, сопровождают его до гостиницы? К сожалению, это случается не часто, а наш «сервис» (поиски такси, общение с админи­стратором гостиницы) пока оставляет желать луч­шего. Этими непривычными, дискомфортными для иностранцев моментами можно навредить и, наоборот, — позаботившись о встрече, выгодно за­явить о себе. Иностранцы, наслышанные о наших трудностях, очень благодарно принимают малей­шие знаки внимания к себе.