Использование вопроса-объяснения может положительно повлиять на ход переговоров, поскольку появляется дополнительная информация и, возможно, нейтрализует скрытое раздражение у партнера, которое могло бы блокировать успешное завершение переговоров.
Суммирующий вопрос-мнение
Например: «Ну вот все основные выгоды, которые вы получите от наших услуг и продукции. Что вы думаете по этому поводу, господин...?»
Вопрос, связанный с поиском ориентиров
Например:
— Я назвал пять основных преимуществ наших товаров, услуг, но я не уверен, какое из них в наибольшей степени интересует вас... может быть, это преимущество, связанное с уровнем производительности?
— Нет, я доволен показателями производительности.
— Может быть, выгоды, связанные с условиями поставки?
— Нет, с этим все в порядке.
— Может быть, это выгоды, связанные с мобильностью?
— Да, возможно, это то, что заинтересует меня,
если я буду уверен, что...
Помеха или сомнение установлены, но прежде чем обсуждать их, вы можете использовать другие виды вопросов.
Вопрос-заявление
Например: «Если я смогу доказать весомость факта мобильности, будете ли вы готовы сделать заказ?» Ответом на это может быть «да», если только сомнение было искренним, а не мнимым, скрывающим другое препятствие. В последнем случае использовать следует другой вид вопроса — о скрытом препятствии, например: «Нет ли у вас других причин?»
Все ответы, условия, предложения фирмы-покупателя должны вами строго фиксироваться для последующего анализа и принятия к действию.
Вопросы, которые помогут вам
подготовиться к переговорам
и успешно провести их
1. Почему именно эта фирма пригласила вас для переговоров? (причина)
2. Цели этой фирмы.
3. Основные характеристики фирмы (профессиональные, социальные, демографические).
4. Кто из сотрудников вашего предприятия недавно проводил переговоры с данной фирмой?
Каково впечатление от проведенных переговоров? Можете ли вы прослушать запись беседы на этих переговорах?
5. Кто именно наиболее успешно проводил переговоры с данной фирмой в прошлом?
Кто это делает наиболее успешно в настоящем?
6. Каковы особенности предстоящих переговоров?
Какой вид юмора предпочитают ваши будущие контрагенты?
Каковы запретные темы?
7. Постарайтесь узнать имена лидеров этой фирмы.
Будут ли они присутствовать на предстоящих переговорах?
Постарайтесь узнать, как достичь положительных результатов в переговорах с ними.
8. Кто представит вас на переговорах с данной фирмой?
Каково отношение представляющего вас лица к вам лично?
Какие положительные черты могут быть отмечены вами в этом человеке?
9. Как вы считаете, на все ли ваши вопросы будут получены ответы?
Каковы основные предполагаемые вопросы, которые вам могут задать?
Какие темы могут быть обидными для вашего контрагента?
10. Какой вид сообщения (информации) окажется самым доходчивым для ваших оппонентов и самым ценным для фирмы-контрагента?
Должны ли вы представить какие-либо документы для подкрепления вашего сообщения (чертежи, диаграммы, отчеты)?
11. Есть ли у вашего предприятия «свой человек», который помог бы вам подготовиться к переговорам так, чтобы обеспечить обратную связь между вами и вашими контрагентами?
Деловая переписка и общепринятые правила
Почтовое отправление (письмо) до сих пор остается наиболее распространенным видом деловой связи. Проигрывая перед остальными видами (телекс, телефон, связь через компьютеры) в скорости доставки информации, оно выгодно отличается от них варьируемостью объема, представительностью, дешевизной. Обычное письмо незаменимо в рекламной деятельности, при рассылке коммерческих предложений; только оно поможет создать благоприятное впечатление о вас и вашей деятельности при первых безличных контактах с зарубежным партнером.
Юридически правильно оформленное, написанное хорошим языком, на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо — один из залогов успеха дела.
В последние десятилетия основным языком международного делового общения стал английский. Письмо на английском будет понятно деловому человеку в любой точке земного шара. Поэтому все примеры переписки, образцы, техника составления писем даны для английского языка. Необходимо, однако, помнить о существенных различиях в оформлении и языке писем, направляемых в Европу и США. О них будет рассказано ниже.
Общие правила составления деловых писем
Перед тем как взять ручку, сесть за пишущую машинку или персональный компьютер, необходимо уяснить для себя следующие моменты: вид письма (сопроводительное, письмо-заказ, выставление счета, ответ на запрос партнера, извинение и т. д.);
предполагается ли ответ (существуют ситуации, в которых ответ может не предполагаться, например, в прямой рекламной рассылке);
будет ли содержание письма однозначно понятно вашему адресату, не оставит ли оно каких-либо неясностей касательно вопроса переписки;
уверены ли вы, что письмо придет в срок (если нет, воспользуйтесь телексом или телефаксом).
Вы должны ясно представлять себе, о чем писать, как аргументировать, какой цели добиваться. При этом необходимо убедиться, что именно письмо является наиболее эффективным способом разрешения вопроса.
Содержание письма нужно излагать в такой логической последовательности, которая в сочетании с краткостью и убедительностью привела бы читающего к мысли о необходимости должным образом решить затронутый вопрос.
Тон письма должен быть корректным. Сочетание тщательно отобранной лексики и простота изложения обеспечат убедительность и исключат дополнительную переписку. Следует избегать неточностей, двусмысленности, профессионализмов и ненужных сокращений.
Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже мелкое несоблюдение правил может сделать его дефектным с юридической точки зрения. Это особенно важно, если принять во внимание, что за рубежом не принято ставить печать на коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного лица даже на заказах, отчетах и гарантийных письмах. Излишне напоминать, что все данные и факты должны быть проверены и завизированы проверяющими.
Структура делового письма
Типичное деловое письмо состоит из шести частей.
Заголовок содержит адрес отправителя, дату отправки (не написания!) и название фирмы или имени отправителя. Предпочтительно пользоваться фирменными бланками, отпечатанными типографским способом и разработанными в едином стиле с конвертом. Для рассылки за рубеж адрес и название вашей фирмы, предприятия должны быть продублированы на английском.
Ставить исходящий номер на бланках для зарубежных адресатов не рекомендуется. Исходящий номер ничего не скажет вашему адресату, так как за рубежом пользуются датой отправки и содержанием.
Исходящий номер лучше проставить лишь на дубликате, предназначенном для канцелярии.
Как пишется дата?
Для отправки в Европу: день месяц год 6-th January 1996
Для отправки в США: месяц день год January 6, 1996
Внутренний адрес состоит из названия организации, должности адресата или его имени, например:
Swistspeed Co., Inc.
При обращении к человеку, не имеющему титула:
Mr. (Мн.: Mrs) — для мужчины Mrs.(Miss) (Мн.: Mmes) — для женщины
Если человек обладает титулом, он ставится вместо имени, например: Dr. Jones
Если название фирмы состоит из имен, например, Black and Jones Associates, то при обращении к этим людям употребляется сокращенное Messers (для мужчин) и Mesdames (Mmes) для женщин, Messers Black and Jones Ass., Mmes Janes and Car Ass.
В адресе и дате точки не ставятся!
Иногда перед именем адресата ставится Attn:
Например:
Attn: Mr. Black — (Вниманию мистера Блэка).
Если вам известно официальное положение адресата (его должность), целесообразно указать его после имени.
Например:
Attn: Mr. Black, Head of Department — (Вниманию мистера Блэка, начальника отдела).
Это более формально, но более вежливо.
После адресата может быть дано уточнение содержания письма.
Например:
Re.: (Regarding) your letter of March 03,1996
Относительно вашего письма от 01.01.2001
Обращение. При обращении к отдельному лицу обычно употребляется неформальное Dear (дорогой):
Dear Sir, Dear Madam, Dear Mr. Brown, Dear John.
При обращении к фирме — более формально: Dear Sirs — (Европа), Gentlemen: — (США)
После обращения употребляется запятая (в Европе) или двоеточие (в США): Dear Sirs, Gentlemen:
Основной текст письма состоит из информации, которую вы хотите донести до адресата.
О требованиях к его содержанию мы уже говорили. Что касается формального оформления, то необходимо иметь в виду два момента.
1. С заглавной буквы пишутся:
а) имена, адреса, обращения;
б) каждое слово названия фирмы;
в) каждое слово официального названия должности;
г) название объектов переписки (Project, Agreement, Letter of Intent).
2. Нельзя использовать сокращенные формы модальных и вспомогательных глаголов типа shan't, can't, нужно употреблять shall not, can not и т. д.
Заключительная формула вежливости должна всегда соответствовать обращению. Соответствие заключительных формул и обращений приведено в Приложении 1.
Подпись (или ее факсимиле) обычно сопровождается полным именем автора с указанием его должности и звания, например:
Sir Jeffry, Editor-in-Chief
J. P.Black, Head of Department
Если к письму имеются приложения, то их характер и размер уточняются в левом нижнем углу письма после сокращения: Enclo (Enclosure) — приложение Enclos — множ. число, например: Enclos: 32 pages (sheets)
Особенности писем прямой почтовой рекламы
Прямая почтовая реклама (direct mail или sales mail) — одно из наиболее эффективных средств продвижения товаров и услуг, особенно на незнакомом рынке. Это объясняется прежде всего возможностью индивидуального подхода к людям, обладающим полномочиями принимать решения. Психологическое воздействие письма прямой рекламы может и должно быть большим, поэтому к нему предъявляются особые требования.
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 |
