Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи (стр. 19 )

Все перечисленные лица снимают копии по письменному заявлению в порядке, установленном мировым судьей. Данное письменное заявление с разрешающей резолюцией мирового судьи подшивается в судебное дело.

Снятые перечисленными лицами за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, мировым судьей не заверяются.

13.7. Повторная выдача копий судебных актов (решений, определений, приговоров, постановлений, судебных приказов) лицам, указанным в пункте 13.1, а также другим лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, осуществляется по их письменному мотивированному заявлению в установленном мировым судьей порядке. Иные, не установленные настоящей Инструкцией, правила ознакомления с материалами судебного дела, выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных актов, вступивших в законную силу, определяются мировым судьей.

Порядок выдачи судебных дел, находящихся в архиве судебного участка, а также снятие с них копий регулируются Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив мировых судей Челябинской области документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом начальника Главного управления юстиции Челябинской области.

14. Ведение и хранение нарядов, книг, карточек и журналов.

14.1. На каждом судебном участке к началу года помощником мирового судьи составляется номенклатура нарядов, карточек, книг и журналов, которая утверждается мировым судьей.

При составлении номенклатуры необходимо руководствоваться Примерной номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей Челябинской области, предусмотренной Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив мировых судей Челябинской области документов, их комплектования, учета и использования.

Дополнения в номенклатуру вносятся с разрешения мирового судьи после рассмотрения на заседании экспертной комиссии судебного участка.

14.2. Все исполненные служебные документы подшиваются в наряды, которые заводятся по предметному (тематическому) принципу с учетом установленных сроков хранения документов. Наряды, как правило, заводятся на один год в соответствии с Номенклатурой.

Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается в одном наряде в хронологическом порядке.

Не разрешается подшивать в наряды неисполненные документы.

Подшивка должна производиться систематически.

14.3. Документы в наряд подшиваются так, чтобы сохранилась полная возможность свободного чтения текста, а листы не выступали за края обложки. В случаях, когда текст на документах расположен близко к краю листа, к такому листу для подшивки его в наряд подклеивается полоска бумаги.

14.4. На всех подшитых в наряд документах в правом верхнем углу проставляется порядковый номер карандашом. Нумерация листов в каждом томе наряда начинается с первого номера. Чистые листы не нумеруются.

Лист сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два отдельных листа. Лист, сложенный в несколько раз и прошитый за один край, нумеруется на верхней складке как один лист.

Карты, схемы, чертежи, фотоснимки и другие материалы, которые невозможно или нецелесообразно подшивать в наряд, могут храниться при наряде в отдельных пакетах (конвертах).

При подшивке документов металлические скрепления (булавки, скрепки и т. п.) удаляются. Подшивка в наряд черновиков и лишних экземпляров не допускается.

Подлинные личные документы в наряды не подшиваются, а возвращаются их владельцам. При необходимости в наряд подшиваются только заверенные копии этих документов.

Толщина наряда не должна превышать 4 сантиметров. Каждый наряд может содержать не более 250 листов, если документов больше, то заводится очередной том наряда.

14.5. На обложке наряда проставляются его номер и наименование согласно номенклатуре, название судебного участка, дата начала и окончания ведения, количество листов и приложений, срок хранения в архиве судебного участка. Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого наряда, на последующих томах - номер очередного тома.

14.6. На обложках книг (журналов) указываются те же данные, что и на обложках нарядов. Каждая заводимая книга (журнал) должна быть пронумерована по листам ручкой.

Записи в книгах (журналах) учета производятся ручкой. Всякое исправление должно быть оговорено и заверено подписью исправляющего. Подчистки не допускаются.

В конце каждого наряда подшивается чистый лист для заверительной надписи (форма № 50). В этой надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов. Заверительная надпись в книгах, журналах делается на последней странице.

14.7. Надписи на обложках нарядов, книг и журналов делаются ручкой, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем разрешается печатать на машинке.

14.8. Если некоторые наряды, книги или журналы необходимо продолжать в следующем году, они переносятся в номенклатуру следующего года с указанием в соответствующей графе номенклатуры против наименования соответствующего наряда, книги или журнала, за каким номером они учтены в следующем году.

14.9. Наряды, книги, журналы учёта, а также служебные документы, не подшитые в наряды, подлежат хранению в шкафах, сейфах или ящиках, запираемых на замок и опечатываемых. Хранение документов в не запирающихся шкафах, сейфах, ящиках запрещается.

15. Составление и оформление служебных документов.

15.1. При составлении и оформлении служебных документов необходимо руководствоваться Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. .

15.2. Документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок, их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к повторной переписке.

Текст служебного документа должен состоять из двух логически связанных частей: в первой указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например: письма, заявления - просьбу без пояснения).

15.3. Документы могут быть изготовлены рукописным способом либо на персональном компьютере. Служебные документы для изготовления их компьютерным способом должны быть написаны ясно, разборчиво, чернилами.

В них должны быть четко выделены абзацы. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

15.4. Документы адресуются организации, ведомству, учреждению, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу.

При указании на документе адресата соблюдаются следующие правила:

- наименование организации, ведомства, учреждения и их структурных подразделений указывается в именительном падеже;

- при направлении документа должностному лицу название организации, ведомства, учреждения указывается в именительном падеже, а должность инициалы и фамилия адресата – в дательном падеже, при адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией;

- почтовый адрес указывается полностью: наименование улицы, номер дома, наименование населенного пункта, района, области, индекс отделения связи (допускается указывать индекс главпочтамта),

- документ не должен содержать более четырех адресатов; слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают; при большем числе адресатов составляется список рассылки документа.

15.5. При ответах на запросы в начале текста обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяц, год. День и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 февраля 2016 года следует оформлять 05.02.2016.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 февраля 2016 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день, например: 2016.02.05.

15.6. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Справка о … на 3л. в 2 экз.

2. Письмо о … на 2 л. в 2 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

15.7. Под текстом документа либо под указанием о приложении документов слева указывается наименование должности, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Внизу указывается отметка об исполнителе.

15.8. Отметка об исполнителе включает в себя имя, отчество и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

15.9. Каждый исходящий документ должен иметь копию, которая заверяется мировым судьей. После подписания документа копия подшивается в наряд или дело.

15.10. При направлении документа нескольким адресатам подписываются все отправляемые экземпляры.

Служебные документы должны подписываться разборчиво, без сокращений и росчерков.

15.11. При подписании документов, составляемых комиссией, указывают не должности лиц, составляющих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.

15.12. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится гербовая печать. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах требующих особого удостоверения.