Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи (стр. 20 )

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита подписи проставляют заверительную надпись: «Верно», должность лица, заверившего копию личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения.

15.13. Поправки, внесенные при подписании документа на первом экземпляре, переносятся исполнителем на остальные экземпляры.

В подписанные документы вносить какие-либо исправления и добавления запрещается.

На документах, заверенных гербовой печатью, подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

15.14. Все подписанные документы отправляются только через помощника мирового судьи в установленном порядке.

Помощник мирового судьи перед передачей документа делопроизводителю для отправки адресату обязан:

- проверить правильность написания адреса, наличие указанных в документах приложений и подписей. На письмах с несколькими адресатами отметить адрес того корреспондента, которому направляется данный экземпляр письма;

- наличие даты и исходящего номера.

15.15. Процессуальные документы составляются по правилам, предусмотренным процессуальным законодательством.

16. Порядок оформления учета телеграмм, телефонограмм и факсограмм.

16.1. Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов, предлогов и знаков препинания, если при этом не искажается его содержание. В телеграмме не допускаются переносы слов, поправки и исправления.

Телеграмма печатается в двух экземплярах. Перед телеграфным адресом указывается категория телеграммы. Под текстом телеграммы указываются сокращенно должность, а также фамилия подписавшего телеграмму, а под чертой - фамилия и должность этого лица, адрес судебного участка без сокращений и дата отправления телеграммы.

16.2. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи.

Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм. Телефонограмма составляется в одном экземпляре. Текст поступившей телефонограммы печатается получателем на листе бумаги формата А-4 в одном экземпляре или записывается в журнале приема-передачи телефонограмм и факсограмм. Подписанные работником аппарата мирового судьи (отправителем) телефонограммы регистрируются, после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилия, имя, отчество и номера телефонов передавшего и принявшего. Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Если телефонограмма предназначается нескольким адресатам, прилагаются список и номера телефонов, по которым она передается. Переданная телефонограмма подшивается в материалы судебного дела.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая.

Поступившая и отправленная телефонограмма регистрируется в журнале учета приема-передачи телефонограмм и факсограмм (форма № 2). На телефонограмме ставится регистрационный порядковый номер. Листы журнала учета приема-передачи телефонограмм и факсограмм должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью мирового судьи и его печатью.

16.3. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов. Документы передаются для отправки за подписью мирового судьи.

Факсограмма регистрируется в журнале учета приема-передачи телефонограмм и факсограмм с указанием порядкового номера факсограммы, даты передачи, краткого содержания, количества листов, фамилии мирового судьи, передавшего документ для отправки.

На факсограмме, поступившей на судебный участок делается отметка «факс». Факсограммы доставляются мировому судье в день их приема, срочные немедленно.

17. Учет, использование и хранение служебных изданий и основных средств и материальных запасов.

17.1. При работе с основными средствами и материальными запасами необходимо руководствоваться Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина РФ н.

В соответствии с Инструкцией по бюджетному учету каждому объекту, кроме объектов ценностью до 3000 рублей включительно присваивается уникальный инвентарный порядковый номер. Инвентарный номер присваивается Главным управлением юстиции Челябинской области и наносится ответственным лицом несмываемым маркером (черного или белого цвета, согласно цвету поверхности нанесения) на видном месте.

На каждом судебном участке на 1 октября текущего года составляется инвентаризационная опись материально-технических средств с указанием количества заводских и инвентарных номеров. Опись составляется помощником мирового судьи и утверждается мировым судьей.

Оригиналы накладных (раздаточных ведомостей) на полученные в установленном порядке материальные ценности хранятся в соответствующем наряде.

На судебном участке помощником мирового судьи ведется книга складского учета материалов, в которую записываются поступившие на судебный участок материальные ценности, и по которой производится их выдача сотрудникам судебного участка.

При смене материально-ответственного лица (увольнение, декретный отпуск и т. д.) передача материальных ценностей другому материально-ответственному лицу производится комиссией из 4-х человек. Составляется акт приема-передачи, инвентаризационная опись и оформляется договор о материальной ответственности на новое материально-ответственное лицо.

К служебным изданиям относятся все поступившие на судебный участок для общего пользования кодексы, официальные издания и иные сборники текущего законодательства, бюллетени вышестоящих судов, инструкции, положения и другие своды правил, регламентирующих служебную деятельность, учебники, справочники и иные подобные издания.

Юридические журналы регистрируются в Книге учета официальных изданий и юридических журналов. На первой странице обложки в правом нижнем углу ставится штамп с указанием порядкового номера в соответствии с регистрацией в Книге учета официальных изданий и юридических журналов.

Юридическая литература регистрируется в Журнале регистрации юридической литературы, на первой и семнадцатой странице в правом нижнем углу ставится штамп с указанием порядкового номера по Журналу регистрации юридической литературы.

Ежегодно проводится инвентаризация юридической литературы, имеющейся на судебном участке. Списание юридической литературы, потерявшей практическую ценность, в связи со значительным физическим износом или не действующей на момент инвентаризации редакции производится комиссией из 3-х человек. Акт списания юридической литературы составляется в 1-ом экземпляре. В акте указываются инвентарный номер каждого издания, его название, год издания, цена и основание для списания. Акт подписывается членами комиссии и утверждается мировым судьей. Если списанная литература не уничтожается, на титульном листе указывается факт списания, дата и номер акта, на основании которого она списана. В Журнале регистрации юридической литературы в графе «примечание» производятся отметки о списании юридической литературы.

Передача юридической литературы от одного работника другому (увольнение, перевод на другую должность и т. д.) производится по специальному акту, который составляется аналогично акту инвентаризации.

Журналы и газеты переплетаются в комплекты по месяцам и хранятся в течение одного года.

18. Порядок работы в период временного отсутствия мирового судьи.

18.1. Правила и порядок работы с судебными документами в период временного отсутствия мирового судьи установлены Положением о порядке ведения делопроизводства на судебном участке в период временного отсутствия мирового судьи, утвержденным приказом начальника Главного управления юстиции Челябинской области от 01.01.2001г. .

18.2. Все делопроизводство на судебном участке в период временного отсутствия мирового судьи осуществляют работники аппарата отсутствующего мирового судьи.

18.3. В случае временного отсутствия (служебная командировка, учебный отпуск, болезнь и т. д.) составляется справка о количестве дел и материалов (находящихся в производстве мирового судьи и поступивших, но не принятых к производству).

Справка составляется в 3-х экземплярах, подписывается работником аппарата, ее составившим и мировым судьей. В течение суток с момента исполнения обязанностей передается для ознакомления, замещающему мировому судье, который делает на справке соответствующую отметку. По одному экземпляру справки подшивается в наряд № 06-44 «Акты проверки состояния делопроизводства у мирового судьи, докладные, записки, протоколы и другие материалы о работе мирового судьи, его аппарата» судебных участков отсутствующего и замещающего мирового судьи. Третий экземпляр для контроля направляется председателю городского (районного) суда, на территории которого находится судебный участок временно отсутствующего мирового судьи.

18.4. В случае прекращения полномочий мирового судьи или его длительного отсутствия на судебном участке производится проверка наличия всех поступивших, а также находящихся в производстве дел и материалов, документации и материальных ценностей. В состав комиссии, которая создается постановлением председателя вышестоящего суда, включаются работники аппарата отсутствующего мирового судьи (по возможности сам мировой судья) и представитель вышестоящего суда. По результатам проверки составляются в 2-х экземплярах акт наличия дел и описи к нему, один из которых остается на судебном участке и хранится в наряде № 02-04 «Акты приема передачи, приложения к ним, составленные при смене мирового судьи, помощника мирового судьи», другой передается в вышестоящий суд.

18.5. При обнаружении утраты дел, документации, служебных изданий, имущества мировой судья совместно с двумя работниками аппарата составляет акт утраты дел, документации, служебных изданий, недостачи имущества и направляет его в Главное управление юстиции Челябинской области, где решается вопрос о назначении служебного расследования. Утраченные уголовные, гражданские дела и дела об административных правонарушениях восстанавливаются в соответствии с действующим законодательством.

18.6. В последний день исполнения обязанностей работник аппарата отсутствующего мирового судьи составляет справку о количестве дел, рассмотренных, замещающим мировым судьей. Справка подписывается работником аппарата отсутствующего мирового судьи и замещающим мировым судьей. В случае если период исполнения обязанностей был продолжительный, и документооборот был значительный, то указанная справка составляется отдельно по категориям дел.