Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи (стр. 1 )

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ

Председатель Челябинского Начальник Главного управления

областного суда юстиции Челябинской области

__________________ ________________

«14» декабря 2015 г. «14» декабря 2015 г.

Начальник Управления

Судебного департамента

в Челябинской области

__________________

«14» декабря 2015 г.

Инструкция

по судебному делопроизводству у мирового судьи

Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи Челябинской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности мирового судьи.

Настоящая Инструкция, являясь основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства у мирового судьи Челябинской области, предусматривая учет и ведение документооборота, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной, компьютерной и электронной техники.

1.  Общие положения и руководство организацией

судебного делопроизводства

1.1. Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи устанавливает единую систему документационного производства, обязательную для всех мировых судей Челябинской области и работников их аппаратов.

1.2. Инструкция разработана на основании Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ),Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003г. № 36, и в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, локальными нормативно-методическими документами Главного управления юстиции Челябинской области.

Процессуальные документы мирового судьи оформляются в соответствии с процессуальным законодательством.

Организационно-распорядительные документы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 630-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников аппарата мирового судьи. Все работники ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.4. Мировой судья руководит делопроизводством и отвечает за его состояние.

Мировой судья систематически проверяет состояние делопроизводства и своевременно принимает меры к исправлению выявленных ошибок и недостатков.

Мировой судья:

- организует работу аппарата;

- контролирует выполнение работниками аппарата внутреннего трудового распорядка;

- осуществляет общее руководство деятельностью аппарата;

- перераспределяет должностные обязанности между работниками аппарата;

- проверяет сроки прохождения дел и материалов, правильность ведения журналов, своевременность обращения к исполнению вынесенных судебных решений и т. д.;

- несет ответственность за законность использования и надежность хранения гербовой печати;

- отвечает за сохранность судебных дел;

- осуществляет контроль за своевременностью и достоверностью размещения сведений о находящихся в производстве делах, а также текстов, вынесенных судебных актов на официальном сайте мирового судьи Челябинской области;

- осуществляет иные полномочия по организации работы судебного участка.

Мировой судья контролирует выполнение всеми работниками аппарата требований настоящей Инструкции.

1.5. Помощник мирового судьи обеспечивает организацию делопроизводства в соответствии с Инструкцией и знакомит всех работников аппарата мирового судьи с нормативно-методическими документами по делопроизводству.

1.6.  Обязанности, права и ответственность работников аппарата мирового судьи определяются их должностными регламентами (инструкциями), утверждаемыми в установленном порядке.

Порядок формирования статистических отчетов на основе данных первичного статистического учета, ведущегося на судебном участке мирового судьи, первичной статистической отчетности, ее обработки, подготовки сводной статистической отчетности, ее хранения и представления в Управление Судебного департамента в Челябинской области регламентирует Инструкция по ведению судебной статистики, утвержденная приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от «29» декабря 2007г. № 000.

1.7. Прием граждан на судебном участке производится в соответствии с Правилами поведения в зданиях (помещениях) судебных участков мировых судей Челябинской области, на основании Примерного положения о приемной в судах общей юрисдикции, утвержденным Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 26 ноября 2008г., Типового регламента организации деятельности приемной суда общей юрисдикции, утвержденного Генеральным директором Судебного департамента при Верховном СудеРоссийской Федерации 19 июня 2009г., Положения о порядке рассмотрения судами общей юрисдикции поступающих в электронной форме обращений граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и (или) органов местного самоуправления, утвержденного Постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 21 июня 2010г. № 000, в редакции от 5 августа 2010г. № 000.

1.8. Прием граждан, их представителей, а также представителей юридических лиц работниками аппарата мирового судьи (в том числе прием исковых заявлений, выдача копий судебных документов) производится ежедневно в течение всего рабочего дня.

2. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции.

2.1. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно в аппарат мирового судьи, принимаются, а также отправляются по назначению делопроизводителем.

2.2. Делопроизводитель вскрывает пакеты, проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи, а затем ставит на первой странице обложки дела (письма и т. п.) штамп в нижнем правом углу, где указывается дата поступления материала, регистрационный номер документа по журналу учета входящей корреспонденции (форма № 1) таким образом, чтобы сохранилась полная возможность свободного прочтения текста.

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение помощнику мирового судьи (форма ).

Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, заявлений о выдаче судебных приказов, представлений, апелляционных или частных жалоб, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

2.3. Поступившие дела, материалы и иные документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, а также телеграммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1).

При использовании автоматизированного учета регистрационные журналы учета входящей и исходящей корреспонденции (форма № 1и форма ) формируются автоматически в базе данных специального программного обеспечения «Модуль АМИРС» (далее - база данных СПО «Модуль АМИРС») с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня.

2.4. Дела об административных правонарушениях, поступившие к мировому судье одновременно с доставкой правонарушителей, до их рассмотрения также подлежат регистрации в учетно-статистических карточках (форма № 7 р).

2.5. Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других судов) в журнале учета входящей корреспонденции могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).

При большом объеме поступающей по почте корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах по видам: исполнительные документы, корреспонденция по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях и т. д.

Корреспонденция, ошибочно поступившая на судебный участок, в трехдневный срок со дня поступления и регистрации направляется по назначению в тот орган или должностному лицу, к компетенции которого относится решение поставленных в корреспонденции вопросов или возвращается отправителю с сопроводительным письмом, с оставлением копии сопроводительного письма в соответствующем наряде.

2.6. Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судебным участком для приобщения к делам:

а) судебные повестки, возвращенные на судебный участок;

б) расписки в получении судебных повесток, исковых заявлений (жалоб).

Также не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судебным участком рекламные извещения, поздравительные письма.

2.7. После регистрации, но не позднее следующего рабочего дня вся поступившая корреспонденция передается мировому судье для рассмотрения.

2.8. Исковые заявления (жалобы) и приобщенные материалы и другие заявления, принятые на личном приеме, не позднее следующего рабочего дня сдаются делопроизводителю для учета в журнале учета входящей корреспонденции в базе данных СПО «Модуль АМИРС»,после регистрации с присвоением соответствующего регистрационного номера и даты поступления возвращаются мировому судье для рассмотрения.