Инструкция по делопроизводству в Верховном суде Кыргызской Республики и местных судах (стр. 20 )

Номенклатура дел составляется по установленной форме ( форма № 45).

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 05-12, где 05 - обозначение структурного подразделения, 12 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка"), а также сокращенных слов и сокращенных наименований.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы); название учреждения, которому будут адресованы или от которого будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела (при необходимости); дата (период), к которой относятся документы дела (при необходимости)

В течение срока действия номенклатуры в ней проставляются отметки о заведении дел (нарядов) и о выделении дел к уничтожению.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется канцелярией по предложению руководителей структурных подразделений Аппарата Верховного Суда КР, начальниками канцелярий местных судов в последнем квартале текущего года и согласовывается с государственным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре судов и утверждается председателем суда.

В конце каждого года сводная номенклатура дел (нарядов) уточняется, согласовывается и вводится в действие с 1 января нового (наступившего) года.

После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

18.2. Требования к формированию, систематизации и оформлению дел

Формирование дела - это группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Исполненная документация группируется в дела (наряды) в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование и оформление дел (нарядов) осуществляется работником канцелярии суда, в Верховном суде Кыргызской Республики - работниками аппарата.

При формировании дел (нарядов) необходимо соблюдать следующие основные правила:

- помещать в дело (наряды) только исполненные и правильно оформленные в соответствии с номенклатурой документы, относящиеся к решению одного вопроса;

- группировать в дело (наряд) документы одного года, за исключением переходящих дел (нарядов);

- раздельно группировать документы в дела постоянного и временного хранения;

- располагать документы внутри дела (наряда) в соответствии с последовательностью освещения вопроса или в начале дела (наряда) помещается инициативный документ, затем - документ с окончательным решением вопроса, далее - иные документы, освещающие ход решения вопроса.

В случае, когда вопросы, поставленные в текущем году, заканчиваются делопроизводством в следующем году, документы приобщаются в дела года, в котором они окончены.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Распорядительные документы (приказы по основной деятельности суда и по личному составу) группируются раздельно, приложения к ним формируются в одно дело, а протоколы заседаний и документы к ним формируются в отдельные дела, пронумеровываются и составляется внутренняя опись.

Переписка группируется за календарный год и располагается в хронологическом порядке, при этом документ-ответ помещается за документом-обращением. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года.

Протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам. Нумеруются в пределах календарного года. Документы к заседаниям систематизируются по номерам протоколов заседаний и подшиваются за протоколом.

Документы в личных делах работников располагаются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением: заявление о приеме на работу, листок по учету кадров, автобиография, документы об образовании, характеристика, резюме, выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении, дополнение к личному листку, дополнение к личному делу по учету поощрений.

Планы, отчеты, сметы, лимиты и штатные расписания формируются в соответствующие дела (наряды) того года на который или, за который они составлены, независимо от дат составления и утверждения.

Переписка с правительственными и вышестоящими учреждениями ведется отдельно и при необходимости группируется по конкретным вопросам, пронумеровывается и составляется внутренняя опись.

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с Инструкцией о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов Верховного суда и местных судов Кыргызской Республики.

Содержание документов должно соответствовать заголовку дела (наряда) по номенклатуре. Не допускается включение в дело черновиков, лишних экземпляров и др.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел (нарядов). Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела (наряда) предусматривает:

- нумерацию листов в деле;

- составление внутренней описи;

- составление заверительной надписи дела;

- подшивку и переплет дела;

- внесение изменений в реквизиты обложки дела.

- печатание текста судебных актов на формате А 4, размером шрифта 12, межстрочным интервалом 1 (а не в уменьшенном виде и книжкой);

- алфавитные журналы пронумеровываются и составляются заверительные надписи;

- в конце каждого дела (наряда) подшиваются незаполненные бланки форм заверительной надписи (КФ-01-7), а в начале дела (наряда) в необходимых случаях - бланки форм внутренней описи документов дела.

При наличии в деле нескольких томов один и тот же индекс проставляется на каждом томе с добавлением нумерации томов, в последнем томе добавляется слово “последний”.

Дела (наряды) временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, то есть допускается:

-  хранить их в скоросшивателях;

-  не проводить систематизацию документов;

-  листы дела (наряда) не нумеровать;

-  заверительных надписей не составлять.

-  в целях оперативного поиска документов и своевременного исполнения запросов наряды временного срока (до десяти лет включительно) хранения, а именно: переписка с министерствами, ведомствами, с органами прокуратуры, МВД, ГКН, местными судами по основной деятельности и правовым вопросам необходимо пронумеровывать и составлять внутреннюю опись.

Для учета документов определенных категорий дел (нарядов) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.), составляется внутренняя опись документов дела (наряда). Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30-40 мм толщиной), в случае превышения количества листов указанной нормы документы следует распределять по томам.

Нумерация листов проводится в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело. Все листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым карандашом или нумератором.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Лист большого формата, подшивается за один край и нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Документы с собственной нумерацией листов в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

Внутренняя опись дела составляется при необходимости на отдельном листе. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, количество листов внутренней описи, особенности отдельных документов.

Заверительная надпись подписывается ее составителем, с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления

При заведении дела (наряда) на его обложку вносят следующие реквизиты:

- наименование государственного архива;

- официальное наименование суда и структурного подразделения;

- № дела;

- № тома;

- заголовок дела (наряда), его индекс по номенклатуре дел;

- дата;

- количество листов;

- срок хранения дела (наряда);

- архивный шифр.

Указывается название того государственного архива, в который будут передаваться дела на хранение.

Наименование суда указывается полностью, в именительном падеже.

Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел суда.

Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела. Оно оформляется словесно-цифровым способом. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, являются крайние даты документов дела (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты составления первого и последнего протокола. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.