Инструкция по делопроизводству в Верховном суде Кыргызской Республики и местных судах (стр. 21 )

Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел проставляется карандашом, а после утверждения описей ЭПМК соответствующего государственного архива – чернилами.

По окончании года в надпись на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовок дел на обложке содержанию подшитых документов. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов).

Руководители структурных подразделений в Верховном суде Кыргызской Республики и начальник канцелярии в местных судах обеспечивают сохранность документов и дел.

С момента заведения и до передачи в архив суда, дела (наряды) хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов, дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела (кроме уголовных, гражданских, административных и экономических, которые сдаются в архив сразу после завершения), наряды постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования не более трех лет, а затем сдаются в архив суда.

Перед сдачей дел (нарядов) в архив работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, в Верховном суде КР и начальником канцелярии в местных судах выполняется следующая подготовительная работа:

- сверка карточек с фактическим наличием документов по каждому делу;

- сверка по карточкам документов, направленных с поручением в копиях в другие организации, переходящих на следующий год, оставшихся в структурном подразделении;

- проверка правильности подшивки документов в данное дело (наряд) (соответствие содержания документов заголовку в номенклатуре дел);

- изъятие лишних экземпляров, черновиков.

Для однотипных документов, сформированных в дело (наряд) в обязательном порядке проставляют регистрационные номера первого и последнего документа.

Пример: «Протоколы заседаний судебной коллегии Бишкекского городского суда за 20___ год и документы к ним (6 февраля - 22 декабря) с № 1 по № 8».

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год.

Записи на обложках дел постоянного хранения делаются четко шариковой ручкой.

Документы, включенные в соответствующую опись, подшиваются в дела нитками особой прочности на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел (нарядов) к подшивке или переплету металлические и пластмассовые скрепления (булавки, скрепки и т. п.) из документов удаляются.

При наличии в делах (нарядах) особо ценных документов, а также в личных делах, завершенных делопроизводством, невостребованных личных документов (трудовых книжек, паспортов, удостоверений личности, дипломов и др.), указанные документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело (наряд).

Передача дел (нарядов) из структурных подразделений в архив осуществляется по приемо-сдаточным описям завершенных дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел (нарядов).

Каждое дело (наряд) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.

Графа описи «Примечание» используется для проставления отметок об особенностях состояния дела, о передаче дела другому структурному подразделению (другой организации).

Опись подписывается соответствующим работником структурного подразделения или начальником канцелярии и работником архива суда.

В утвержденной номенклатуре дел делаются отметки о количестве принятых дел.

Методическое руководство и контроль над правильностью формирования и подготовки дел (нарядов) в архив осуществляется начальником канцелярии и архивариусом.

18.3. Порядок учета, подготовки и передачи дел (нарядов) в архив суда

Подготовка документов к передаче в архив суда включает в себя проведение экспертизы ценности документов, составление и оформление описи дел, оформление акта об уничтожении документов и дел.

Работник, ответственный за учет, обработку и хранение документов (архив), принимает все законченные делопроизводством дела (наряды) как постоянного, так и временного хранения, образующиеся в деятельности суда в течение года.

Если отдельные дела (наряды) необходимо оставить в структурном подразделении для дальнейшей работы, работники аппарата (канцелярии) суда после сверки документов с учетными карточками и соответствующей обработкой оформляют выдачу этих дел во временное пользование.

Документы в архиве учитываются, обрабатываются и хранятся в соответствии с настоящей Инструкцией и Законом КР «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики».

Ответственность за аккуратное и бережное хранение архивных дел (нарядов) возлагается на работника, ответственного за архив, заведующего отделом и начальника канцелярии.

Из архива суда судебное дело может быть выдано или отправлено
только на основании письменного запроса органа, которому законом предоставлено право истребования дела согласно резолюции Председателя суда или его заместителя.

Запрос об отправке дела и копия сопроводительного письма находятся на контроле до возвращения дела, после возвращения дела данные документы приобщаются к материалам дела.

Выдача дел, нарядов с организационно-распорядительной документацией работникам суда производится с разрешения руководителя Аппарата, председателя суда. Выдача дел (нарядов) сотрудникам суда для работы осуществляется под расписку в специальном журнале. Дела (наряды) выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений суда на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело (наряд) должно быть возвращено на место его хранения.

Изъятие документов из дел (нарядов) производится с разрешения председателя суда или председательствующего по делу в соответствии с законодательством Кыргызской Республики с обязательным оставлением в деле заверенных копий документов и акта об изъятии подлинников.

Вносить изменения в документы дел (нарядов) постоянного срока хранения запрещается.

Из архива должно быть незамедлительно выдано любое производство, переданное на хранение, необходимое работнику суда (рассмотрение жалоб, поручения председателя суда и. др.) Отметка о выдаче дела производится в книге выдачи дел.

Работник, ответственный за ведение архива, выдает копии судебных актов, справки по архивным материалам, организациям и отдельным гражданам на основании их письменного обращения с разрешения Председателя Верховного суда КР и председателей местных судов. Архивные справки заверяются председателями судов.

Работник, ответственный за архив, проводит экспертизу ценности и техническую обработку хранящихся дел (нарядов) и составляет их опись.

Экспертиза ценности - это отбор документов на государственное хранение. В процессе экспертизы ценности устанавливаются сроки хранения документов. В ходе экспертизы ценности отбираются документы, отнесенные к составу Национального архивного фонда Кыргызской Республики, документы по личному составу и документы временного хранения для дальнейшего выделения их к уничтожению.

В суде создается постоянно действующая экспертная комиссия
для организации и проведения работы по экспертизе ценности дел с целью их отбора для дальнейшего хранения и использования (далее - ЭК), которая:

1) периодически разрабатывает и уточняет перечень документов, образующихся в деятельности суда;

2) производит экспертизу ценности и окончательный отбор архивных документов для постоянного, временного хранения и уничтожения.

Экспертная комиссия (ЭК) создается приказом Председателя суда из числа наиболее квалифицированных работников, в количестве не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включается заведующий архивом или лицо, ответственное за архив.

Председателем (ЭК) назначается один из заместителей председателя суда. Секретарь ЭК - лицо ответственное за архив (архивариус).

(ЭК) суда работает в соответствии с планом работы, утверждаемым Председателем суда. Заседания комиссии протоколируются.

Экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве и в архиве суда.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве должна осуществляться ежегодно совместно с (ЭК) суда под непосредственным руководством архивариуса суда. При этом в структурных подразделениях осуществляются:

- отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив суда;

- отбор документов временного срока хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

- отбор и выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.

Хранящиеся в архиве суда дела (наряды), по которым истекли
сроки хранения, отбираются на уничтожение. Отбор дел (нарядов) к уничтожению в суде осуществляет работник, ответственный за архив, на основании:

1)  номенклатуры дел;

2)  приемо-сдаточных описей дел временного (свыше 10 лет) хранения;

3)  годовых разделов описей дел временного (свыше 10 лет) хранения.

Результаты отбора дел (нарядов) и документов к уничтожению оформляются актами, которые составляются по установленной форме № 46.

Акты о выделении дел (нарядов) к уничтожению рассматриваются и одобряются ЭК суда одновременно со сводными описями дел (нарядов) постоянного хранения и сводными описями дел по личному составу.

Одобренные ЭК акты подлежат передаче на рассмотрение и утверждение в государственный архив и его территориальные подразделения со сводными описями дел (нарядов) постоянного хранения и сводными описями дел по личному составу и после одобрения утверждаются председателем суда.