Рекомендации по внедрению систем электронного документооборота в государственных органах власти и управления Республики Узбекистан (стр. 10 )

b.  Требования к видам обеспечения

Требования к аппаратному обеспечению непосредственно исходят из требований к программным продуктам, входящим в состав системы электронного документооборота и дополнительных программных продуктов.

Первый вопрос, который следует задавать в данном контексте поставщикам программного продукта – насколько самодостаточной является поставляемая система, т. е. необходимо выяснить какие дополнительные программные продукты требуются и (или) могут понадобиться для работы с системой и вопросы их покупки и лицензирования.

Главным программным требованием является требование к операционной системе, которое наиболее вероятно будет отличаться для серверной и клиентской части. Здесь необходимо выяснить будет ли работать данный продукт на уже имеющихся на предприятии версиях операционных систем.

Наиболее частым продуктом третьей стороны, требуемым для работы внедряемой системы документооборота, является СУБД для хранилища данных. Нормальная работа клиентского места может потребовать наличие какого-либо из офисных пакетов. В данном случае также необходимо уделить внимание вопросам совместимости документов из уже применяемых офисных пакетов с теми, с которыми работает клиентское место.

Аппаратная часть должна обеспечивать требуемую максимальную производительность, как на клиентском месте, так и на серверной части. Например, если на клиентском месте один сотрудник вводит в день сто документов, а другой два документа, то естественно, что первому необходимо более производительное рабочее место.

Правильно составленное и максимально учитывающее особенности вашего учреждения техническое задание позволит в результате специально объявляемого тендера выбрать СЭД, наиболее подходящую к требованиям документооборота, принятого в вашей организации. В качестве основы для разработки подробного технического задания может быть с успехом использован изложенный в разделе 3 перечень обязательных и рекомендуемых требований к СЭД.

4.3. Рекомендации по процедуре внедрения СЭД в государственных учреждениях.

Подробный алгоритм процедуры внедрения СЭД в учреждении представлен на иллюстрации

 

До того, как объявить тендер на поставку и внедрение системы электронного документооборота в вашем учреждении, необходимо сначала провести обследование текущего состояния делопроизводства и степени готовности отдельных участков и сотрудников к участию в автоматизированном («электронном») документообороте. В результате, возможно, потребуется запланировать и провести целый ряд организационно-технических мероприятий, например:

·  Оснащение рабочих мест сотрудников компьютерами, на которых как минимум должны выполняться офисные приложения (MS Word и Excel).

·  Повышение квалификации сотрудников до уровня самостоятельного использования офисных приложений для создания документов.

·  Объединение компьютеров сотрудников в единую локальную информационную сеть. Выделение одного компьютера в качестве сервера сети.

·  Аттестация сотрудников на знание своих должностных обязанностей и действующих нормативных документов, регламентирующих делопроизводство в учреждении.

Результаты обследования текущего состояния делопроизводства могут дать следующие основные параметры деятельности учреждения:

Количество основных пользователей системы Количество удаленных пользователей (в филиалах) Среднее количество документов, регистрирующихся за месяц Максимально возможное количество пользователей, работающих с одним документом Уровень конфиденциальности документов Количество документов в бумажном архиве. Количество и структура вертикальных связей Количество и структура горизонтальных связей

и другие необходимые параметры.

Все эти параметры следует включить в разрабатываемое техническое задание (подробно рассмотрено в предыдущем пункте) на автоматизацию документооборота учреждения и руководствоваться ими при выборе конкретной СЭД. Кстати, само обследование может быть проведено при участии заинтересованной компании-поставщика СЭД или консалтинговой фирмы, хотя для некоторых государственных учреждений это может быть не приемлемо ввиду особой конфиденциальности их деятельности.

Для государственных органов особенно характерен консерватизм сотрудников, слабо знакомый с информационными технологиями кадровый состав (люди старшего поколения). Поэтому очень часто возникают трудности получения информации на этапе проработки решений и составления технического задания. В этом случае руководителю учреждения рекомендуется определить в каждом подразделении или отделе одного «компьютерно грамотного» сотрудника в качестве координатора внедрения автоматизированной системы делопроизводства. Именно на него смогут опереться специалисты внедряющей СЭД компании при постановке задачи и ее реализации в учреждении.

Положительный мировой опыт свидетельствует, что работу по внедрению СЭД в государственных органах рекомендуется начинать с небольшого пилотного проекта. Надо хорошо понимать, что «пилотный проект» – это прототип системы, который не реализует всю требуемую функциональность. Задача «пилота»: выявить эффект от внедрения данной системы и принять решение о ее выборе, выработать базис для составления проекта реальной системы, составить полный план работ по разработке и внедрению. При этом сам «пилот» имеет определенную стоимость, и, хотя компании-разработчики зачастую готовы пойти на значительные уступки в надежде получить заказ на внедрение всей системы, этим не стоит злоупотреблять: финансовая ответственность исполнителя всегда является более сильным фактором стимулирования по сравнению с финансовым интересом. В зависимости от масштабов и подходов «пилот» может стоить до 10% от конечной стоимости системы. Только тщательно изучив все особенности системы, отработав все решения, найдя понимание у руководства организации, получив гарантии финансирования, и заказчику, и компании-поставщику можно приступать к внедрению полноценной системы.

Таким образом, тендер на СЭД может быть объявлен на основании технического задания сначала только на пилотный проект. Основными критериями тендера должны стать не столько стоимость «пилота», сколько соответствие предлагаемой системы техническому заданию.

Так как практически все современные коммерческие СЭД обладают почти одинаковым типовым набором базовых функций, то во время пилотного проекта одним из решающих факторов будет определение удобства использования системы. Удобство в использовании – это удобство работы с системой для конечного пользователя. Наиболее простой путь для определения этого состоит в рассмотрении сложности выполнения пользователями типичных операций с документами. Например, что нужно сделать пользователю, чтобы создать документ – сколько пунктов меню пройти, сколько движений мышью сделать, что ввести с клавиатуры. Критерием простоты служит количество и доступность последовательных операций. Это можно выяснить, только поработав с системой или ее демонстрационной версией. Еще одним важным фактором является наличие подробного и понятного руководства пользователя системы.

В случае успешной реализации пилотного проекта заключается генеральный договор с выигравшей тендер компанией на полномасштабное внедрение СЭД в данном учреждении. В случае неудовлетворительных итогов пилотного проекта принимается решение о рассмотрении других систем.

Для проведения тендера и рассмотрения итогов пилотного проекта рекомендуется организовать в учреждении специальную комиссию, в которую следует включить в том числе всех координаторов от подразделений.

Этой комиссии также следует поручить осуществление мониторинга внедрения СЭД в учреждении, так как это, как правило, длительный и дорогостоящий проект и своевременное выявление проблем может сократить возможные издержки.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Одной из основных целей разрабатываемой сегодня концепции е-правительства Узбекистана является повышение эффективности деятельности государственных органов власти и управления на основе широкого использования информационно-коммуникационных технологий.

Настоящие рекомендации, являются, по сути, первым системным и предметным представлением проблемы массового внедрения систем электронного документооборота в государственных учреждениях Узбекистана и путей ее успешного решения.

Во вводной части Рекомендаций анализируются предпосылки внедрения электронного документооборота в государственных учреждениях Узбекистана, в том числе наработанная правовая основа; даются узаконенные определения понятий электронного документа и документооборота; формулируется проблема внедрения систем электронного документооборота (СЭД) в органах государственной власти и управления республики, а также главное назначение СЭД.

Второй раздел представляет краткое описание динамично развивающегося мирового рынка систем электронного документооборота. Анализируются такие ключевые моменты, как выбор СЭД, особенности внедрения СЭД в органах государственной власти и управления. В разделе приведена простая методика и пример подсчета эффективности внедряемой СЭД, которая отвечает на вопросы: надо ли внедрять СЭД? Каковы затраты? Срок окупаемости?

Исходя из учета специфики состояния ИКТ в Узбекистане, степени востребованности СЭД в госорганах, и руководствуясь основными положениями проекта концепции е-правительства Узбекистана, были разработаны Требования к системам электронного документооборота. Третий раздел Рекомендаций содержит обязательные и рекомендуемые требования, которые были апробированы в порядке тестирования на 5 различных СЭД, представленных на рынке Узбекистана. Результатом этой работы являются окончательный вариант требований и некоторые предварительные оценки особенностей протестированных систем.

В результате изучения мирового рынка СЭД и на основании тестирования систем, предлагаемых на нашем рынке, можно с определенной уверенностью утверждать, что внедрить систему электронного документооборота в госучреждении с тем или иным успехом возможно на основе практически любой из известных коммерческих СЭД. Как правило, все они имеют базовый набор функций автоматизации делопроизводства в учреждении и работы с базой данных документов, а также средства настройки на особенности конкретной организации. Основные отличия заключаются в различных подходах к организации интерфейса пользователя (здесь все большую популярность приобретают web-ориентированные решения), оригинальных сервисах и средствах настройки системы, выборе собственной или типовой системы управления базой данных (например, Oracle), а также ориентации производителей СЭД на потребителя определенного уровня (например, крупные корпорации).

В этой ситуации на первый план при выборе СЭД выходит так называемая полная стоимость владения системой. Она включает в себя не только собственно стоимость лицензии на каждое рабочее место, но и затраты на доработку системы под особенности вашего учреждения, установку соответствующего компьютерного оборудования, обучения пользователей работе с системой, а также сопровождения со стороны поставщика в процессе эксплуатации хотя бы в течение года. Сравнение совокупностей этих факторов по каждой системе, участвующей в тендере, позволит сделать оптимальный выбор для соответствующего учреждения. К субъективным факторам, не измеряемым в денежном выражении, можно отнести простоту интерфейса и удобство пользования функциями.

Отличительными особенностями электронного документооборота государственных учреждений являются повышенные требования к безопасности информационных ресурсов, их целостности и конфиденциальности, а также обязательное установление авторства электронных документов и обеспечение их юридической значимости. Это обуславливает необходимость особого подхода к проблеме и принятия оптимальной стратегии выбора СЭД для государственных учреждений.

Одним из наиболее реальных путей оперативного внедрения в государственных учреждениях электронного документооборота в настоящее время, по нашему мнению, является путь приобретения на основе тендера готового коммерческого программного продукта из представленных на нашем рынке. Как правило, эти продукты устойчивы в работе, имеют отработанную документацию и сервис со стороны разработчика. Однако при установке в различных ведомствах и учреждениях разных СЭД потребуется решить проблему обеспечения межведомственного взаимодействия путем разработки общего стандарта мета-данных (обменного формата данных). Одним из возможных решений может быть разработка согласованного XML-стандарта формата данных, который станет информационным шлюзом для взаимодействия разных СЭД, используемых в различных ведомствах. Большинство коммерческих СЭД имеют средства настройки для адаптации к установленному стандарту обмена данными.

Хотя допускаются и другие пути решения проблемы, например, адаптация к национальным условиям коммерческого программного продукта с открытым кодом путем его доработки и развития встроенными инструментальными средствами.

Таким образом, следует подчеркнуть, что для обеспечения в учрежденческих СЭД условий для создания юридически значимых документов и решения проблемы межведомственного обмена документами, на государственном уровне необходима реализация положений Закона «Об электронной цифровой подписи» и разработка единого стандарта на обменный формат данных.

Наконец, последний раздел Рекомендаций содержит практические указания руководителям учреждений по процедуре внедрения СЭД, включая разработку технического задания, проведение тендера, осуществление подготовительных мероприятий, реализацию пилотного, а затем и полноценного проекта внедрения системы электронного документооборота.

Еще раз подчеркнем, что настоящие Рекомендации являются методологической базой внедрения СЭД в органах государственной власти и управления с целью решения такой технически сложной, науко - и ресурсоемкой задачи, как задача построения е-правительства Республики Узбекистан.