Узбекское агентство связи и информатизации

Проект

РЕКОМЕНДАЦИИ

по внедрению

систем электронного документооборота

в государственных органах власти и управления

Республики Узбекистан

Ташкент 2006

Содержание:

1.  Введение

2.  Обзор мирового рынка систем электронного документооборота для органов государственной власти и управления.

2.1. Общие положения

2.2. Основные понятия о системах электронного документооборота (СЭД)

2.3. Общая классификация систем электронного документооборота (СЭД)

2.4. Общий обзор состояния и основные тенденции развития мирового рынка СЭД

2.5. Методика оценки эффективности и возврата инвестиций от внедрения системы документооборота

2.6. Общие проблемы внедрения систем документооборота.

3.  Критерии выбора систем электронного документооборота для органов государственной власти и управления.

3.1.  Обязательные и рекомендуемые требования

3.2.  Аннотации систем электронного документооборота, представленных на рынке Узбекистана

-  DocFlow

-  Евфрат

-  Naudoc

-  LanDocs

-  Documentum

-  LOTOS/DOMINO

3.3. Некоторые отличительные особенности СЭД, выявленные в процессе тестирования.

4. Рекомендации по внедрению СЭД в органах государственной власти и управления

4.1. Выбор организационной стратегии внедрения СЭД в государственных учреждениях

4.2. Особенности внедрения СЭД в государственных учреждениях

4.3. Рекомендации по процедуре внедрения СЭД в государственных учреждениях.

Заключение

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

1.Введение

В сформулированной ранее концепции «Электронное правительство Узбекистана» отмечается, что основной целью е-правительства Узбекистана является повышение эффективности деятельности государственных органов власти и управления на основе широкого использования информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), а также перевода взаимоотношений государства с обществом на уровень, соответствующий требованиям информационного общества. Данная рекомендация отвечает и конкретизирует ряд положений и технологий осуществления работы государственных органов власти в режиме электронного правительства.

Понимая, что использование ИКТ в органах государственной власти и управления способствует созданию открытого гражданского общества, повышению эффективности государственного управления, сокращению затрат на госсектор, улучшению взаимодействия органов государственной власти с гражданами и хозяйствующими субъектами, в Республике подготовлена соответствующая законодательная база по развитию и внедрению информационно-коммуникационных технологий. Это законы и нормативная база Республики Узбекистан:

-  Об информатизации

-  Об электронной цифровой подписи

-  Об электронном документообороте

-  Об электронной коммерции.

-  Об электронных платежах;

-  Постановление Президента Республики Узбекистан от 8 июль 2005 г. ПП-117.

-  Постановление Кабинета Министра Республики Узбекистан от 22 ноября 2005 г. № 000.

-  Правила электронного документооборота государственный органов управления и власти Республики Узбекистан.

Принятие этих законов регулирует внедрение ИКТ в сферу государственного управления, поскольку в них:

-  Реализуется право каждого на свободное получение информации из общедоступных информационных ресурсов и информационных систем государственной власти и управления;

-  Обеспечивается легализация экономической деятельности в сети Интернет (Е-коммерция; Е-документооборот, информационные услуги и т. д.);

-  Обеспечивается информационная безопасность при использовании ИКТ государством;

-  Устанавливается порядок использования средств подтверждения подлинности электронных документов, циркулирующих в ИКТ.

Таким образом, к настоящему моменту созданы благоприятные условия разработки стратегии внедрение электронного документооборота в органы государственной власти и управления. Настоящие рекомендации представляют основные принципы и стандарты использования ИКТ в деятельности государственных органов, освещают международную практику решения этой проблемы, предлагают собственные оценки ряда систем электронного документооборота в соответствии с предварительно выработанными требованиями к таким системам.

Главное назначение СЭД – организация создания и хранения электронных документов, а также управление их жизненным циклом. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства организации – от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе сложных композиционных документов. СЭД должны: объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных организаций в единую систему; обеспечивать гибкое управление документов с помощью жесткой или свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.

2. Обзор мирового рынка систем электронного документооборота для органов государственной власти и управления

2.1 Общие положения

Система электронного документооборота учреждения предназначена для использования ее сотрудниками, осуществляющими работу с входящей и исходящей корреспонденцией, внутренними документами, а также осуществляющими контроль исполнения документов.

Как правило, СЭД позволяет автоматизированными средствами решить наиболее актуальные делопроизводственные задачи учреждения:

·  Ускорение прохождения (на этапах создания, согласования, регистрации, рассмотрения и исполнения) документов при работе с корреспонденцией организации;

·  Обеспечение своевременной подготовки и направления ответов организации на запросы внешних корреспондентов;

·  Исключение многократного тиражирования документов на компьютерах пользователей и сетевых ресурсах организации;

·  Разгрузка трафика корпоративной сети благодаря устранению необходимости множественной рассылки одного документа;

·  Сокращение ошибок доставки документов (поручений) при реализации (выполнении) заданных процедур прохождения конкретного документа (поручения) к каждому исполнителю;

·  Налаживание и упрощение контроля за исполнительской дисциплиной и использованием трудовых ресурсов за счет автоматизированного отслеживания маршрута движения документов и исполнения поручений;

·  Исключение потери документов;

·  Проведение мониторинга процедур прохождения документов и поручений и анализа эффективности организации делопроизводства в учреждении, и их оптимизация за счет осуществления статистического анализа исполнения поручений и формирования необходимых отчетов;

·  Совершенствование средств надежного централизованного хранения и эффективного поиска документов.

2.2. Основные понятия о системах электронного документооборота

Представим основные свойства СЭД, которые будут обсуждаться ниже в связи с анализом мирового рынка СЭД и проблем его внедрения в органы государственной власти и управления[5].

1. Открытость СЭД.

Означает их построение по модульному принципу. Это позволяет добавлять к СЭД новые функции или совершенствовать уже имеющиеся.

2. Высокая степень интеграции с прикладным программным обеспечением (ПО). Это возможность СЭД является ключевой и реализуется за счет использования технологий ОLЕ Automation, DDE, Active X, ODMA, MAPI и других. Пользователи имеют дело с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части СЭД прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. В этом случае пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами СЭД (откуда он и выбирает необходимый ему документ). При сохранении документ автоматически размещается в базе данных СЭД.

3.Особенности хранения документов.

СЭД работают, в основном, на базе распределенных архитектур и используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. Наиболее рациональной считается иерархическая система хранения документов: «шкаф-полка-папка». Количество вложений может не ограничиваться. Один документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения максимума ссылок (исходный документ в этом случае остается неизменным и хранится в определенном администратором СЭД месте).

Электронный документ имеет, согласно статьи 6 Закона об электронном документообороте реквизиты: электронную цифровую подпись (ЭЦП), наименование отправителя, почтовый и электронный адрес отправителя, дата его создания. В законе предусмотрена возможность использовать и другие реквизиты. В СЭД атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов создается шаблон карточки (РКК), где представлены наименования атрибутов документа.

При входе документа в СЭД на него заполняется регистрационно-контрольная карточка (РКК), которая оказывается связанной с самим документом. Под хранилищем документов понимается хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяется общим названием «электронный архив» документов. Отметим, что большим преимуществом СЭД является хранение документов в исходном формате и автоматическое распознавание множества форматов файлов.

4.Маршрутизация документов.

Движение каждого электронного документа в системе может быть организовано по «жесткому» либо «свободному» маршруту. Из самого названия маршрута следует, что в первом случае электронный документ проходит строго регламентированный маршрут, а во втором, маршрут документа может задаваться (изменяться) любым участвующим в документообороте пользователем.

5.Разграничение доступа.

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10