5. (РТ) автоматическая отправка уведомления корреспонденту о регистрации поступившего документа с указанием даты, времени и присвоенного входящему документу регистрационного номера.
Требования к возможностям настройки Системы
Система должна обеспечивать гибкие возможности настройки на особенности организационной структуры учреждения и процессов работы с документами, в том числе обеспечивать:
1. (ОТ) возможности настройки словарей (справочников) Системы;
2. (ОТ) возможности настройки набора видов документов, в том числе создания средствами администратора Системы новых видов документов и изменение реквизитного состава их РКК;
3. (ОТ) гибкие возможности настройки прав пользователей Системы, в том числе возможности для делопроизводственного персонала осуществлять ввод информации за специалистов руководящего состава;
4. (ОТ) возможности настройки обмена электронными документами.
5. (РТ) возможности настройки на использование электронной цифровой подписи различного типа;
6. (РТ) возможность настройки маршрутизации документов в зависимости от типов документов и порядка обработки информации средствами администрирования системы.
Требования к стандартизации, унификации
1. (ОТ) комплекс Системы должен обеспечивать средства сопряжения с комплексом, обеспечивающим автоматизацию делопроизводства вышестоящего органа власти или управления.
2. (РТ) должна обеспечиваться поддержка обменного формата данных XML.
Требования к механизмам интеграции Системы с другими приложениями
Для обеспечения возможностей интеграции с другими информационными системами организации Система должна обеспечивать:
1. (РТ) доступ к хранимым Системой данным через другие приложения (например, офисные программы);
2. (ОТ) возможность хранения файлов документов произвольных типов;
3. (РТ) возможность интеграции с порталом другого органа власти в части
- публикации на портале публичных документов данного органа власти;
- приема и регистрации обращений граждан и организаций, поданных посредством портала.
Общие требования к видам обеспечения
Информационное, программное, техническое, лингвистическое и организационное обеспечение должно обеспечивать реализацию следующих принципов:
1. (РТ) Функциональная масштабируемость. Ввод в действие возможен на одном рабочем месте с дальнейшим, при необходимости, неограниченным наращиванием количества рабочих мест без потери накопленной информации в базе данных для конкретной организации.
2. (РТ) Территориальная масштабируемость. Ввод в действие на необходимом числе организаций.
3. (РТ) Корпоративность. Обеспечение прозрачного доступа пользователя (в соответствии с предоставленными правами) к документам и к информации об их исполнении в других подразделениях органов власти или управления.
4. (ОТ) Гибкость. Отсутствие необходимости переналадки Системы при структурной реорганизации учреждения. Совершенствование управленческих процессов не должно приводить к остановке Системы.
5. (РТ) Открытость. Наличие интерфейсов прикладного программирования, позволяющих заказчику создавать новые приложения и организовывать обмен данными с собственными системами.
6. (ОТ) Защищенность. Наличие ранжирования доступа к базам данных с использованием средств управления правами на чтение и редактирование документов,
a. (РТ) наличие криптографических средств шифрования и электронно-цифровой подписи.
7. (ОТ) Надежность. Сохранение целостности базы данных в аварийных ситуациях (выключение электропитания).
a. (РТ) возможность автоматической репликации баз данных документов.
8. (РТ) Распределенность. Обеспечение удаленного доступа к документальной информации через системы телекоммуникаций, а также через Интернет.
9. (РТ) Локализация. Настройка интерфейса Системы на официально принятый язык, а также стандартизация средств локализации шрифтов, применяемых в документах.
10. (РТ) ввод документов посредством сканирования, с возможностью автоматического распознавания текста.
3.2. Аннотации систем электронного документооборота, представленных на рынке Узбекистана
Ниже приводятся краткие аннотации СЭД, представленных на рынке Узбекистана. Аннотации цитируются из документации, полученной от этих компаний.
- DocFlow (NCI Project)
Система DocFlow предназначена для автоматизации документооборота и ведения архива электронных документов. DocFlow - это полный цикл автоматизации процессов делопроизводства: регистрация, вынесение резолюций, рассылка исполнителям, отчеты об исполнении, контроль исполнения, списание в архив. Поддержка контроля версий электронных файлов, сопутствующих делопроизводственным процессам. Полнотекстовый поиск по полному совпадению на узбекском, русском, английском языках.
- Евфрат (ЧФ «Pro-Texnika»)
ЕВФРАТ-Документооборот позволяет построить полноценную систему управления информационными потоками и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной автоматизации документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии, так и в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков. Программа обеспечивает регистрацию, хранение и мгновенный поиск документов, контролирует ход исполнения поручений, формирует различные журналы и отчеты, имеет внутреннюю почтовую систему. Особенностью системы ЕВФРАТ-Документооборот является ее гибкость и простота настройки. Система ЕВФРАТ-Документооборот масштабируема – она может функционировать как на одном рабочем месте делопроизводителя, так и в рамках крупной организации, независимо от объема и сложности информационных потоков. Уникальной особенностью системы является входящая в комплект поставки собственная СУБД, обеспечивающая работу системы.
- NauDoc (Deter Technologies)
NauDoc это система электронного документооборота и управления Web-сайтами, разработанная компанией NAUMEN.
Система NauDoc предназначена для автоматизации процессов документооборота, введения архивов документов, контроля исполнительской дисциплины, удаленной работы с документами из филиалов и представительств, управление содержанием и структурой корпоративных веб-сайтов, поддержка системы контроля качества, соответствующие действующим международным нормам.
Ключевые возможности NauDoc:
Создание, обработка и хранение документов
Контроль исполнения
Планирование периодических заданий
Настройка этапов обработки документов
Работа через Интернет-браузер
Регистрация электронных и бумажных документов
Движение документов
Работа со связанными документами
Управление правами доступа
Уведомление о событиях
Полнотекстовый поиск
Интеграция с электронной почтой
Архивирование документов
Управление информацией на Интернет-сайте
Маршрутизация документа на основе его жизненного цикла
- Documentum 5.0 (Documentum)
Корпорация Documentum является производителем одноименной платформы для управления неструктурированной информацией, составляющей основной объем информационных ресурсов предприятия и хранящейся в виде файлов различного формата, таких как офисные документы, отсканированные бумажные документы, web-страницы, графические изображения, чертежи, видеофайлы и т. д.
Documentum позволяет применить единые средства и методы к обеспечению коллективной работы с любыми видами неструктурированной информации, выступающей движущей силой в бизнес-процессах предприятия, и обеспечивает возможность доставки этой информации любому пользователю корпоративной системы и внешнему контрагенту, а также ее доступность из любого пользовательского приложения — корпоративного портала, офисных приложений, ERP, CRM и PDM-систем, профессиональных приложений для создания содержания: графических изображений, web-страниц, электронных чертежей и т. п.
Платформа Documentum является основой для построения различных бизнес-приложений для решения широкого спектра задач, связанных с созданием, хранением и использованием неструктурированной информации.
- Lotus Domino. doc
Представляет собой приложение для Notes/Domino, написанное самой же компанией Lotus, которое имеет достаточно развитый электронный архив, позволяющий в среде Notes реализовать корпоративное хранилище документов. Обеспечивает функции хранения версий, контроль изъятия и возврата документов (check-out, check-in). Будучи дополненной компонентом Domino Workflow, помогает реализовать потоки работ. Для организаций, использующих Lotus Notes/Domino, выбор Domino. doc может оказаться оправданным. Продукт стоит недорого в пересчете на рабочее место, при условии что на этих местах уже имеются клиентские лицензии Lotus Notes.
3.3. Некоторые отличительные особенности СЭД, выявленные в процессе тестирования.
Тестирование представленных на нашем рынке СЭД показало, что практически все указанные системы по основным позициям удовлетворяют разработанным требованиям и обладают необходимым функционалом для организации на их основе электронного документооборота в государственных учреждениях. Однако каждая система имеет свои особенности, ориентацию на определенный уровень и масштаб использования, более или менее развитый набор дополнительных сервисных возможностей. Ниже излагаются некоторые характерные особенности этих систем, которые были выявлены во время тестирования, и которые могут помочь с выбором наиболее подходящей СЭД.
DocFlow
Разработка компании NCI Project.
1) Отличительной особенностью DocFlow является то, что система не является «коробочным» продуктом, а разрабатывалась под конкретный заказ. Поэтому при внедрении может потребоваться настройка и дополнительная доработка функций системы со стороны поставщика под особенности данной организации.
2) Система имеет необходимые средства настройки структуры документооборота в организации и моделирования маршрутов документов.
3) Управление базой данных и архивирование основано на СУБД Oracle.
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 |
