При внедрении системы документооборота возникает вопрос организации взаимодействия с внешним «бумажным» миром. В особенности это касается обмена документами с параллельными структурами в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная «плотная» работа. Чаще всего информация от них поступает на бумаге. Со временем, надеемся, эта ситуация изменится, и обмен электронными документами станет нормой, но пока необходимо внедрять решения, учитывающие особенности текущей ситуации.
Для того чтобы бумажные документы из внешнего мира смогли попасть во внутреннюю систему электронного документооборота, необходимо получить их электронные образы. Понятно, что для этого используются сканеры. Если объем входящих документов невелик, можно использовать недорогие сканеры с автоподатчиком. Для больших объемов входящей корреспонденции придется приобрести более серьезный промышленный сканер.
Большинство систем документооборота либо поставляются с модулями для сканирования документов, либо предполагают интеграцию с одной из существующих систем ввода изображений. Для простых решений обычно никакие специализированные системы не нужны, достаточно любой программы сканирования или распознавания. При больших объемах необходимо изучить необходимость использования профессиональных систем, предназначенных для получения изображений документов, например Accent Capture компании Kofax или InputAccel компании ActionPoint. Эти системы позволяют осуществлять массовый ввод документов с организацией отдельных рабочих мест для различных типов работ, с выделенными серверами для обработки, конвертации и распознавания изображений. Встроенные в них алгоритмы позволяют получать изображения высокого качества с максимальной скоростью. Они ориентированы на использование промышленных потоковых сканеров.
Миграция существующих документов
Этап миграции существующих документов из бумажной формы в электронную, пожалуй, является одним из самых опасных. Если он не спланирован тщательно, вы можете столкнуться с проблемами, способными свести на нет всю предыдущую работу и провалить весь проект.
Если в организации имеется бумажный архив документов, то пытаться найти по всей сети их электронные копии для создания электронного варианта архива – дело безнадежное. Более того, это неверно в принципе, ведь электронные копии могли быть модифицированы кем угодно, и проверить это практически невозможно. Поэтому электронный архив существующих документов в этом случае нужно создавать из бумажного путем сканирования.
Если же никакого архива нет, необходимо провести достаточно длительную подготовительную работу. Сначала нужно добиться единого порядка хранения документов в каталогах. Следует запретить (в том числе, если это возможно, техническими средствами) хранение документов на локальных дисках компьютеров. Надо, чтобы у всех пользователей организации были в сети свои каталоги в сети, в которых они хранят документы. Это существенно облегчит дальнейшую миграцию документов в систему документооборота.
Некоторые СЭД позволяют хранить ссылки на документы, физически находящиеся в каталогах в сети, и не требуют обязательного перемещения этих документов в хранилище системы. Такой подход облегчает внедрение, позволяя осуществлять работу по перемещению документов в хранилище системы (а к этому надо обязательно стремиться) параллельно с эксплуатацией системы.
3. Критерии выбора систем электронного документооборота в органах государственной власти и управления
В данном разделе представлены обязательные и рекомендуемые требования к СЭД, адаптированные к состоянию ИКТ республики и возможностям внедрения СЭД в государственные органы власти и управления Узбекистана. Данные требования обсуждались экспертами программы DDI с представителями 5 компаний, образующих узбекский рынок СЭД. Это компании DocFlow (NCI Project), Евфрат, Deter Technologies, Lan Docs, Documentum 5.0. В разделе 3.3 приведен краткий перечень услуг, предлагаемых каждой компанией; экспертами было проведено тестирование всех представленных СЭД; программа DDI располагает соответствующими протоколами. Однако, в целях объективности сравнительного анализа СЭД, предварительные выводы по объему и качеству функций СЭД, их адекватности сформулированным обязательным и рекомендуемым требованиям, не приводятся в данных Рекомендациях, оставаясь Приложениями к упомянутым протоколам тестирования СЭД.
3.1. Обязательные и рекомендуемые требования
Требования к функциям (задачам), выполняемым Системой
Ниже приведенные требования разделены на два вида:
(ОТ) – обязательные требования, которым должна отвечать Система для применения во всех органах власти или управления;
(РТ) – рекомендуемые требования, соответствие которым делает применение Системы в органах власти или управления более эффективным.
Для реализации поставленных целей система должна отвечать следующим требованиям:
Общие требования к делопроизводственным функциям
Система должна обеспечивать автоматизацию следующих делопроизводственных функций:
1. (ОТ) централизованная, децентрализованная или смешанная регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан;
2. (ОТ) регистрация всей исходящей корреспонденции и внутренних документов;
3. (ОТ) регистрация движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, включая согласование (визирование) документов;
4. (ОТ) списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
5. (ОТ) осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
6. (ОТ) поиск документов по любому набору реквизитов регистрационно-контрольной карточки (РКК), в том числе контекстный поиск по РКК,
a. (РТ) в том числе контекстный поиск по тексту самого документа;
7. (ОТ) получение статистических отчетов по документообороту;
8. (ОТ) учет движения оригиналов (в том числе экземпляров) и копий документов;
9. (РТ) хранение электронных образов документов произвольного формата;
10. (ОТ) отправка документов, формирование реестров рассылки для экспедиции,
a. (РТ) отправка документов по электронной почте;
11. (ОТ) работа с взаимосвязанными документами, образование гипертекстовой сети зарегистрированных документов;
12. (ОТ) регламентация прав доступа к документальной информации и определение набора допустимых для конкретного пользователя делопроизводственных функций;
13. (РТ) возможность организации совместной работы над одним документом (например, в режиме check-in, check-out);
14. (РТ) наличие встроенных средств календарного планирования.
Требования к функциям контроля исполнения
Для обеспечения контроля исполнительской дисциплины Система должна обеспечивать автоматизацию следующих функций:
1. (РТ) регистрация для каждого документа последовательного списка уточняющих резолюций при прохождении его по уровням иерархии управления, с указанием сроков и исполнителей;
2. (ОТ) обеспечение возможности отдельного контроля исполнения каждого пункта документа распорядительного характера;
3. (РТ) автоматическое формирование на каждом рабочем месте индивидуального списка документов, поручения по которым были получены «сверху», и индивидуального списка документов, поручения по которым были выданы «вниз»;
4. (ОТ) получение справок упреждающего контроля, т. е. формирование списков документов, по которым срок исполнения резолюций истекает завтра (через три дня, и т. д.);
5. (РТ) автоматическая визуальная сигнализация о документах, по которым сроки исполнения резолюций просрочены;
6. (РТ) получение различных справок и отчетов по состоянию исполнительской дисциплины и имевшим место нарушениям.
Требования к поддержке процессов разработки и согласования документов
Система должна поддерживать работу над проектами документов, включая:
1. (РТ) поддержку версий документов;
2. (ОТ) возможность задания строгой либо произвольной маршрутизации документа;
3. (РТ) обеспечение процесса визирования документа его разработчиками;
4. (РТ) обеспечение процесса согласования (визирования) документа ответственными лицами с возможностью возврата его на доработку;
5. (РТ) обеспечение процесса утверждения документа или возврата его на доработку;
6. (РТ) возможность интеграции со средствами организации коллективной работы над документами или наличие встроенных средств такой работы.
Требования к обеспечению работы сотрудников территориально удаленных подразделений
Для обеспечения функционирования территориально удаленных структурных подразделений, а также возможности доступа к информации в Системе со стороны вышестоящих и контролирующих органов Система должна обеспечивать:
1. (РТ) возможность работы пользователя Системы в удаленном режиме;
2. (РТ) возможность организации сервера делопроизводства, обеспечивающего простой доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Интернет в соответствии с предоставляемыми правами доступа.
Требования к поддержке электронного документооборота между органами власти или управления
Для реализации электронного документооборота между различными органами власти или управления, а также с вышестоящими и другими органами власти Система должна обеспечивать автоматизацию следующих функций:
1. (РТ) отправка исходящей корреспонденции средствами электронной почты, встроенной в Систему;
2. (РТ) обеспечение достоверности передаваемой по линиям связи информации средствами шифрования и/или электронно-цифровой подписи;
3. (РТ) формирование и отправка служебной информации, содержащей настраиваемый перечень значений реквизитов РКК передаваемого исходящего документа;
4. (РТ) автоматизированная регистрация поступившего по линиям связи документа на основании реквизитов с использованием обменного формата данных;
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 |
