Третий путь, как нам кажется, соединяет в себе преимущества первого и второго. За основу берется отработанная полнофункциональная СЭД, при этом весь исходный код оказывается в руках команды отечественных разработчиков. В результате, сокращается время на разработку национальной СЭД (хотя определенное время на освоение инструментария СЭД все-таки понадобится), при этом обеспечивается необходимая независимость от стороннего производителя (возможно, останется только информационная поддержка). Однако здесь следует учитывать, что далеко не все производители коммерческих СЭД готовы открыть исходный код продукта, а те что готовы, могут иметь недостаточный уровень базовой функциональности.

Если же вы остановите свой выбор на традиционном первом пути, то надо предусмотреть, чтобы поставку и внедрение СЭД осуществляла внешняя фирма, несущая полную юридическую ответственность перед предприятием за успех проекта внедрения. Перед окончательным выбором поставщика СЭД необходимо внимательно изучить все предложения, имеющиеся на рынке, и обязательно провести тендер (конкурс). При этом при выборе СЭД необходимо учитывать ряд следующих важных моментов:

·  Достаточно большое разнообразие СЭД (как западного производства, так и стран СНГ) представленных на рынке;

·  Надежность компании-поставщика СЭД и предлагаемые ею условия поставки, внедрения и сопровождения

·  Возможность доработки СЭД в разумные сроки (с приемлемыми ценовыми условиями) под специфику предприятия.

В общем случае при выборе фирмы-поставщика СЭД нужно учесть следующие требования:

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

·  Серьезность фирмы (наличие известного имени на рынке, своего постоянного офиса, желания сохранить и укрепить свой рыночный имидж за счет успешной реализации очередного проекта внедрения СЭД и др.);

·  Размер фирмы, наличие у нее достаточных ресурсов для выполнения проекта внедрения в договорные сроки;

·  Наличие в фирме достаточно большого и стабильного коллектива разработчиков и внедренцев СЭД;

·  Опыт фирмы в разработке и внедрении СЭД в аналогичных предприятиях и организациях (лучше всего, если есть возможность посмотреть внедрённые СЭД в работе и пообщаться с их пользователями);

·  Существуют ли в фирме-разработчике технология и стандарты по программированию, как они оформлены (узаконены) и поддерживаются;

·  Существует ли в фирме-внедренце технология внедрения, и как она поддерживается документально.

4.2. Особенности внедрения СЭД в государственных учреждениях

Каждый руководитель учреждения при принятии решения об автоматизации делопроизводства решает проблему выбора системы электронного документооборота (СЭД), которая смогла бы с наибольшим успехом решить все типичные задачи, возникающие в учреждении в работе с документами, и оправдала бы затраты на свое внедрение.

По мнению отраслевых аналитиков, СЭД становится необходимой, когда общий объем документов, ежегодно обрабатываемых в организации, достигает 4000-5000. Следует понимать, что внедрение СЭД в госучреждении не является самоцелью. Главная цель – это получить реальный эффект от упорядочения производства и движения документов, который достигается путем комплексной автоматизации всех процессов делопроизводства и документооборота в учреждении. При этом должно быть обеспечено полное соответствие действующим в учреждении регламентам и требованиям.

При выборе СЭД обязательно необходимо учитывать, что для государственных организаций и учреждений, как правило, характерны:

-большая территориальная разобщенность (региональная структура);

-сложная иерархия управления с множеством ступеней;

- недостаточная обеспеченность высокоскоростными электронными коммуникациями;

-слабая стандартизация уже имеющихся информационных технологий;

-консерватизм сотрудников;

-слабый кадровый состав.

Вместе с тем к СЭД здесь предъявляются высокие требования к обеспечению безопасности данных и ограничения доступа.

Перед выбором СЭД обязательно необходимо сформулировать перечень задач, которые должно помочь решить её внедрение. Кроме того, нужно разработать подробный организационный план внедрения СЭД.

При этом выбираемая для внедрения СЭД должна удовлетворять следующим общим требованиям:

·  В основе архитектуры системы лежат бизнес-процессы (потоки работ), в ходе выполнения которых создаются и перемещаются документы;

·  В СЭД обязательно должна быть учтена специфика документооборота и делопроизводства существующего в Узбекистане (вертикальная организация документооборота, соответствие ГОСТам и др.);

·  В СЭД должны быть реализованы возможности совместной работы (календарное групповое планирование, совместное использование информации, "доски объявлений", форумы и др.);

·  Должны быть реализованы функции оперативного контроля исполнения документов и работ (передача работ между исполнителями в соответствии с определённой технологией, контроль состояния выполняемого процесса, выявление отклонений процесса от его нормативного хода, прогнозирование влияния этих отклонений на вероятный срок завершения всего процесса в целом и др.);

·  Простота и гибкость при установке, конфигурировании и эксплуатации;

·  Использование распространенных платформ для организации групповой работы с документами;

·  Наличие средств для организации конфиденциального документооборота c защитой информации от несанкционированного доступа;

·  Совместимость с сертифицированными средствами защиты информации;

·  Возможность одновременного использования электронных и бумажных документов;

·  Возможность интеграции с распространенными платформами;

·  Хорошая масштабируемость;

·  Наличие возможностей автоматизированного сбора и анализа статистических данных о движении документов;

·  В основе СЭД — открытая клиент-серверная архитектура;

·  Возможность интеграции с другими приложениями (CAD-системами, MRP/ERP-системами, системами финансового и управленческого учета, системами электронной почты и др.);

·  Доступность базы данных СЭД для других приложений;

·  Модульность СЭД и возможность наращивания ее базовых возможностей с помощью встроенных инструментальных средств;

·  Возможность распределенной обработки документов, "прозрачной" для всех пользователей СЭД;

·  Наличие в СЭД модулей для сканирования документов (или возможность интеграции с профессиональными системами управления образами);

·  Возможность работы через Internet/intranet;

·  Возможность работы с мобильными (удаленными) пользователями и группами пользователей;

·  Поддержка узбекского языка, включая экранные сообщения и подсказки, сортировку данных и поиск информации по различным словам и выражениям;

·  Приемлемость по цене при поставке, внедрении и сопровождении.

Цель этого раздела – помочь ответственным лицам (например, членам специально созданной комиссии), принимающим решение о выборе системы электронного документооборота, определить порядок выбора и внедрения СЭД с учетом соответствия ее возможностей требованиям документооборота, принятого в вашей организации. В классическом понимании требование – это способность системы удовлетворять потребности пользователя. Все основные особенности делопроизводства и потребности пользователей вашей организации должны быть отражены в предварительно разработанном техническом задании на внедрение СЭД. Таким образом, суть выбора будет состоять в исследовании функциональных возможностей СЭД на предмет удовлетворения требований вашего технического задания.

Техническое задание, в общем случае, может состоять из следующих разделов:

1.  Назначение и цели внедрения системы (см. также раздел 2.1)

Типичным предназначением СЭД является автоматизация деятельности сотрудников учреждения, связанной с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, хранением и учетом документации, а также с управлением деятельностью сотрудников, планированием их рабочего времени и контролем исполнительской дисциплины.

Главными целями внедрения СЭД в учреждении являются:

·  Повышение эффективности управления учреждением

·  Создание единого информационного пространства, связывающего всех сотрудников учреждения, с поддержкой механизмов групповой работы.

·  Введение единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов

·  Обеспечение эффективного контроля исполнения приказов и распоряжений

·  Сокращение сроков обработки входящих и исходящих документов

·  Сокращение сроков подготовки и согласования документов

·   

2.  Характеристики объекта автоматизации

В состав сведений об объекте автоматизации должны войти все основные параметры делопроизводственной деятельности учреждения, в том числе:

·  Перечень и структура основных подразделений учреждения, с выделением удаленных отделений.

·  Количество потенциальных пользователей системы с разбивкой по подразделениям и выполняемым функциям.

·  Среднее количество документов, обрабатываемых за месяц

·  Максимально возможное количество пользователей, работающих с одним документом

·  Уровень конфиденциальности документов

·  Количество документов в бумажном архиве

·  Количество и структура вертикальных связей

·  Количество и структура горизонтальных связей

и ряд других характерных параметров.

3.  Требования к системе (см. также раздел 2.2 и раздел 3 )

a.  Требования к структуре и типичным функциям системы

Эффективность системы электронного документооборота во многом определяется теми возможностями, которые она предоставляет для работы с документами. Прежде всего, в соответствии с порядком делопроизводства с каждым документом в СЭД должна быть связана регистрационно-контрольная карточка (РКК). Для организации структуры таких карточек в системе должен иметься развитый конструктор форм. Последний должен обеспечивать возможность компоновки структуры документа с помощью различных полей, создание и редактирование самих полей. Очень полезными при этом могут оказаться подстановочные поля, связанные со справочниками и классификаторами. Например, для ввода в документ реквизитов организации можно просто обратиться к справочной базе всех организаций, выбрать подходящую – и ее реквизиты будут автоматически занесены в документ.

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10