Командировочные расходы: комментарии к нормативным документам, учет и налогообложение (стр. 3 )

Не разрешается производить оплату расходов за проживание в гостиницах по общим счетам - без указания в них занимаемых номеров, периода пребывания, фамилий проживающих, видов расходов и т. п. (п. 10 Положения, утвержденного Постановлением № 000).

В случае, если не представлены документы, подтверждающие произведенные расходы по найму жилья, указанные расходы возмещаются работникам при командировании в пределах республики - в размере 5 леев, а в страны СНГ - 5% от предельной нормы расходов по найму жилья за каждые сутки, исключая времянахождение в пути (кроме водителей грузовых автомобилей и лиц, командированных вместе с ними).

Следует отметить, что водителям грузовых автомобилей и лицам, командированным вместе с ними (в отличие от остальных категорий работников), при оплате жилья без представления подтверждающих документов время в пути не исключается при определении количества суток, за которые возмещаются расходы по найму жилья.

При командировании в страны дальнего зарубежья возмещение расходов по найму жилья без подтверждающих документов не производится.

Изложим конкретный порядок

возмещения расходов по найму жилья водителям грузовых автомобилей и лицам, командированным вместе с ними, в пределах Молдовы (см. пример 1), а также в страны СНГ, в случае непредставления ими подтверждающих документов, с одновременным рассмотрением случаев возмещения суточных по нормам государств следования (см. пример 2).

Пример 1. Водитель грузового автомобиля И. Пынтя и продавец Е. Хиоарэ предприятия "CÎMP" S. R.L. гор. Штефан-Водэ были командированы в мун. Кишинэу с грузом (овощами) для их реализации на рынке сроком на 3 дня (с 5-го по 7-е марта 1999 г.). Аванс командированным не был выдан. Жилое помещение без оплаты им не предоставлялось. При возвращении из командировки водитель и продавец составили авансовые отчеты (№18 и № 19); документы, подтверждающие расходы, произведенные по найму жилья, к авансовому отчету не были приложены. В авансовых отчетах командированные отразили следующие расходы (каждый отдельно):

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

1) суточные - 30 леев, в том числе за 5 и 7 марта по 7,50 лея[1] [(15 леев х 0,5) х 2 + 15 леев];

2) расходы по найму жилья (без предоставления подтверждающих документов) - 10 леев. Оплата расходов по найму жилья производится за ночное время нахождения работников в командировке (в нашем примере - за двое суток: с 5-го на 6-е и с 6-го на 7-е марта) и составляет 10 леев (5 леев х 2). Общая сумма расходов, утвержденных руководителем, подлежащая возмещению каждому командированному, составляет 40 леев (30 + 10).

Пример 2. Водитель грузового автомобиля К. Мунтяну и продавец М. Жалобэ предприятия "CÎMP" S. R.L. гор. Штефан-Водэ были командированы в Москву с грузом (овощами) для их реализации на рынке сроком на 10 дней: с 1-го по 10-е марта 1999 г. По пути к Москве командированные находились: 1 марта - на территории Украины, 2-3 - на территории России,
4-7 марта - в Москве; при возвращении в гор. Штефан-Водэ: 8-9 марта - на территории России и 10 марта - на Украине.

Командированным 1 марта 1999 г. был выдан аванс - по 400 долл. США каждому. Валютный курс на день выдачи аванса, котируемый Национальным банком Молдовы, составлял 8,70 лея за 1 долл. США. Следовательно, сумма выданного в леях аванса равна 3 480 леям. В этот период норма суточных по Москве составляла 18 долл. США. При обмене долларов США по прибытии в Москву валютный курс согласно квитанции, предоставленной обменной кассой, составлял 12 руб. за 1 долл. США.

К. Мунтяну и М. Жалобэ по возвращении из командировки на основании квитанций о проживании в гостинице в Москве и норм суточных (исходя из фактического срока пребывания в командировке, т. е. в пределах срока командирования) по произведенным расходам составили авансовые отчеты, но за время нахождения в пути (6 суток) ими не были предоставлены документы, подтверждающие произведенные расходы по найму жилья. За время нахождения в пути, т. е. 6 суток, в связи с вынужденными остановками командированные при следовании в Москву находились более суток - на территории Украины, двое суток - на территории России и столько же обратно. Таким образом, суточные и расходы по найму жилья за время нахождения в пути должны быть выплачены по нормам государств следования, а не назначения (командирования).

В авансовый отчет включены следующие расходы:

1) суточные:

- по Украине -16 долл. США (16 долл. х 2 сут. х 0,50[2]),

- по России - 60 долл. США (15 долл. х 4 сут.),

- в Москве - 72 долл. США (18 долл. х 4 сут.).

Размер суточных составляет 148 долл. США (16 + 60 + 72), или 1 287,60 лея (148 долл. х 8,70 лея);

2) расходы по найму жилья:

a) за время нахождения в пути (6 суток) - без предоставления подтверждающих документов:

- на Украине - 5 долл. США (50 долл. х 2 сут. х 0,05),

- в России -12 долл. США (60 долл. х 4 сут. х 0,05);

b) за проживание в гостинице в Москве (3-е суток):

- 225 долл. США (2 700 руб.: 12 руб.).

Итого, расходы по найму жилья, принятые к оплате, составили 242 долл. США (5 + 12 + 225), или 2 105,40 лея (242 долл. х 8,70 лея).

Всего расходы по командировке (без расходов на проезд) составили 390 долл. США (148 + 242), или 3 393 лея (390 долл. х 8,70 лея).

С учетом полученного аванса командированные работники должны возместить предприятию по 10 долл. США (400 - 390), или по 95 леев (валютный курс на день возвращения аванса (15.03.99г.): 1 долл. США - 9,50 лея).

Суточные. Для компенсации дополнительных расходов, возникших у командированного во время командировки (на оплату питания, различных услуг, включая проезд по территории населенного пункта командирования, и др.), ему выплачиваются суточные (п.8 Положения, утвержденного Постановлением № 000).

Размеры суточных за каждый день нахождения работника в командировке приведены в приложениях к Положениям о командировании работников, утвержденным постановлениями Правительства № 000 и № 000 (табл. 1 и 2).

За день отъезда в командировку и день прибытия суточные выплачиваются в размере 50 процентов от установленных норм, т. е. день отъезда и день приезда считаются за один день. Это правило распространяется на командировки и по Республике Молдова, и за ее пределы (соответственно п.8 Положения, утвержденного Постановлением № 000, и п.5 Положения, утвержденного Постановлением № 000).

Суточные при командировании в страны дальнего зарубежья выплачиваются в зависимости от категории командированных, цели и характера задания (см. Приложение 1 к Положению, утвержденному Постановлением № 000).

Категория I суточных распространяется на работников предприятий, командированных за границу для

a) стажировки, обучения и специализации;

b) разработки документов или трудов;

c) документирования, обмена опытом и учебы;

d) заключения и подписания контрактов;

e) участия в других мероприятиях, не предусмотренных в категории II.

Категория II суточных (более высокая) распространяется на работников предприятия только в случаях, если они командированы для заключения контрактов с партнерами стран дальнего зарубежья в составе официальной правительственной делегации, т. е. на межправительственном уровне.

Категория III суточных не распространяется на работников предприятий, ею пользуются руководители республики, министерств, департаментов при Правительстве и др.

Следует обратить внимание, что при командировании работника на один день по Республике Молдова суточные не выплачиваются (п.8 Положения, утвержденного Постановлением № 000), а по однодневным командировкам в страны дальнего зарубежья командированному выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50 процентов от установленной нормы
(п.7 Положения, утвержденного Постановлением № 000).

При командировании работника в местность, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Если командированный по окончании рабочего дня по своему желанию и по согласованию с руководством предприятия остается в месте командировки, то при представлении документов о найме жилого помещения ему вместо оплаты проезда возмещаются фактически произведенные расходы по проживанию (п. 9 Положения, утвержденного Постановлением № 000).

При направлении работника в командировку в две или более страны суточные за день перемещения из страны в страну, если перемещение имело место в течение одних суток, выплачиваются в размере 100% в валюте и по нормам страны, в которую направляется работник.

В отдельных случаях по командировкам в страны дальнего зарубежья суточные могут выплачиваться по нормам, установленным для государства следования, а именно:

1) если время нахождения командированного в государстве следования превышает одни сутки, кроме случаев задержки в пути без уважительных причин (время определяется по отметкам контрольно-пограничных пунктов, проездным билетам);

2) если при следовании в командировку и обратно производится вынужденная остановка командированного с пребыванием в гостинице государства следования в ночное время
(с предоставлением документов по проживанию).

Пример 3. Водитель отправлен в командировку в Румынию с 1-го по 7-е ноября за получением определенного груза.

Граница Республики Молдова (при отбытии за рубеж) была пересечена им 1 ноября, а румынская граница (при следовании в обратном направлении) - 6 ноября. Затем в течение суток машина вынужденно простояла на границе Республики Молдова.

Оплата суточных должна производиться следующим образом:

- за 1 ноября (день отъезда) -6 долл. США (12 долл. х 0,50);

- со 2-го по 6-е ноября (5 дней) -60 долл. США (12 долл. х 5 дн.);