Инструкция по делопроизводству (стр. 18 )

2. ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научно – исследовательских работ, проектно – конструкторских и технологических работ, технические).

3. ИНСТРУКЦИИ (правила) – должностные, технологические, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка.

4. НОМЕНКЛАТУРА дел университета.

5. НОРМАТИВЫ (расхода сырья и материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников).

6. ОТЧЕТЫ (о командировках, научно – исследовательских работах).

7. ПЕРЕЧНИ (должностей, документов).

8. ПЛАНЫ (работы коллегиальных органов, советов, строительно-монтажных, проектно – конструкторских, научно - исследовательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту)

9. ПОЛОЖЕНИЯ (о структурных подразделениях, премировании, аттестации и т. д.)

10. ПРОГРАММЫ (проведения работ, мероприятий).

11. РАСЦЕНКИ на оказание услуг.

12. СМЕТЫ расходов.

13. СТРУКТУРА и штатная численность.

14. ТАРИФНЫЕ ставки.

15. ФОРМЫ унифицированных документов.

16. ШТАТНОЕ расписание.

Приложение № 8 к п.3.5.17

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ

АКАДЕМИЧЕСКИЕ СПРАВКИ; АКТЫ (выполненных работ; списания; экспертизы; сдачи-приемки); АРХИВНЫЕ СПРАВКИ; АРХИВНЫЕ КОПИИ; ГАРАНТИЙНЫЕ письма; ДОВЕРЕННОСТИ; ДОГОВОРЫ; ДИПЛОМЫ о высшем, среднем, начальном и среднем профессиональном образовании и приложения к ним; ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ; ЗАЧЕТНЫЕ КНИЖКИ студентов; ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ; КОМАНДИРОВОЧНЫЕ удостоверения; ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении); ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные; банковские; платежные);

ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций; ПОЛОЖЕНИЯ о структурных подразделениях, конкурсах; РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк); СВИДЕТЕЛЬСТВА государственного образца о повышении квалификации; СТУДЕНЧЕСКИЕ БИЛЕТЫ; СМЕТЫ расходов; СОГЛАШЕНИЯ; СПРАВКИ (о начисленной и причитающейся зарплате; о месте работы; использования бюджетных ассигнований на зарплату, по студенческому составу – с места учебы студента); ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ УДОСТОВЕРЕНИЯ; УСТАВ УНИВЕРСИТЕТА; ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ

Приложение № 9 к п.4.1

Требования к оформлению приказов Владивостокского государственного университета экономики и сервиса

1. Основные требования к оформлению приказов

1.1. Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями по поручению руководства или по собственной инициативе.

1.2. Текст приказа и приложения к нему оформляются шрифтом Times New Roman размером № 13; поля: левое – 30 мм, правое – 10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм.

1.3. Для издания приказов в университете используется электронный шаблон бланка приказа, содержащий установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения: наименование университета, вид документа (ПРИКАЗ), дату и регистрационный номер, место составления (издания), наименование документа (заголовок к тексту). Все реквизиты приказа отделяются друг от друга двойным межстрочным интервалом.

1.4. Заголовок к тексту должен кратко и точно отражать содержание текста приказа и отвечать на вопрос «О чем?». Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается жирным шрифтом, выравнивается по центру, без кавычек.

Например:

О проведении во ВГУЭС Дня открытых дверей

Заголовок, состоящий из двух или нескольких строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы левого поля.

1.5. Текст приказа отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами, печатается через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля, т. е. с отступом на 5 знаков от границы левого поля.

Содержание приказа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «В целях…», «Во исполнение…», «В соответствии…» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование органа, издавшего этот документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Например: «Во исполнение приказа Минобрнауки России от 25 мая 2011 г. № 1766 «О Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Владивостокский государственный университет экономики и сервиса».

Констатирующая часть может отсутствовать, если действия распорядительной части не нуждаются в обосновании. Текст приказов в таких случаях начинается со слова «приказываю».

Преамбула в проектах приказов завершается словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается строчными буквами в разрядку с новой строки без абзацного отступа, после него ставится двоеточие.

Распорядительная часть должна содержать поручение (задание) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме.

Например: «1. Создать рабочую группу в составе...».

В качестве исполнителей могут быть указаны структурные подразделения университета и конкретные должностные лица. В этом случае соответствующий пункт приказа начинается с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.

Например:

1.  Начальнику отдела труда и заработной платы разработать регламент …….

В приказе может быть указан один или несколько исполнителей. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Исполнитель, названный первым, является ответственным исполнителем поручения.

Списки лиц в тексте приказа оформляются в алфавитном порядке. В списках с указанием фамилии и должности, должность указывается перед фамилией в порядке убывания по степени подчинения занимаемых должностей, инициалы указываются после фамилии.

Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа не указывается, если действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа.

Срок исполнения может приводиться в каждом пункте приказа рядом с глаголом или отглагольным существительным, через которое передается предписываемое действие, например: «Учебно-методическому управлению представить к 15.03.2010…», либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В этом случае указание срока исполнения печатается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения.

Например: «Срок представления отчетов – 15.04.2010».

Пункт или подпункт приказа должен содержать только одно задание с одним сроком исполнения.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, его фамилия и инициалы, например: «Контроль за исполнением приказа возложить на проректора по учебной работе ».

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу приказ от 00.00.0000 № 00 «Об…………».

Если новый приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного приказа, то отменяются соответствующие пункты, например: «Признать утратившим силу пункт 3 приказа от 00.00.0000 № 00 «Об…………».

Дату в тексте приказа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2010 г.

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

1.6. Подпись приказа состоит из полного наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля. Инициалы и фамилия печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности, инициалы указывают перед фамилией, например:

Проректор

по учебной работе

При отсутствии ректора (отпуск, болезнь, командировка) приказ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указывается «И. о. ректора» и фамилия, например:

И. о. ректора

Не допускается подписывать приказы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании приказа не допускается использование других чернил, кроме черного, синего и фиолетового цвета.

1.7. Приказы могут иметь приложения – дополнительные к основному тексту приказа материалы справочного, документационного или иного характера, на которые делаются ссылки в соответствующих пунктах распорядительной части. Реквизит «приложение» в данном случае не оформляется, ссылки на приложения даются в скобках в соответствующих пунктах приказа.

Например: «Утвердить состав оргкомитета конференции (приложение № 1)».

Приложения к приказу визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.