Инструкция по делопроизводству (стр. 2 )

по делопроизводству

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Владивостокский государственный университет экономики и сервиса» (далее соответственно – Инструкция, ВГУЭС) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства во Владивостокском государственном университете экономики и сервиса, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля над исполнением, учета, хранения, печатания, копирования и тиражирования служебных документов.

Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами открытого характера в университете, его филиалах и представительствах.

1.2. Инструкция разработана с учетом Инструкции по делопроизводству

в Министерстве образования и науки Российской Федерации, утвержденной приказом Минобрнауки России от 30.12.2010 г., № 2232, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65.

1.3. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (документы для служебного пользования), определены в Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения во Владивостокском государственном университете экономики и сервиса, утвержденной приказом ректора от 01 апреля 2011 г. № 321.

1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.5. Делопроизводство во ВГУЭС организуется на основе частичной децентрализации и осуществляется общим отделом Службы документационного обеспечения управления (далее – СДОУ) и структурными подразделениями в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

1.6. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Система автоматизированной обработки документов, применяемая в университете, должна обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.

1.7. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе применения современных технических средств при работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях университета осуществляется общим отделом Службы документационного обеспечения управления.

1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений университета (управлений, отделов, институтов, кафедр, лабораторий).

1.9. Ведение делопроизводства осуществляется работниками структурных подразделений в соответствии с должностными инструкциями, утверждаемыми ректором. Указанные сотрудники обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

В структурных подразделениях, где по штату не предусмотрена должность секретаря, руководитель структурного подразделения назначает сотрудника, ответственного за делопроизводство в подразделении.

1.10. Руководители структурных подразделений обязаны рассматривать все документы в день их получения; требовать от исполнителей своевременной и качественной подготовки документов и выполнения соответствующих поручений.

Руководители структурных подразделений должны обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги.

1.11. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С документами могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к исполнению этих документов. Ознакомление других лиц с документальными материалами, а также передача документов и их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства университета.

1.12. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работник структурного подразделения университета обязан передать через работника, ведущего делопроизводство, находящиеся у него на исполнении документы другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения.

1.13. При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения. Копия акта передается в общий отдел СДОУ.

1.14. Работники структурных подразделений университета несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции и сохранность находящихся у них документов.

О случаях утраты зарегистрированного документа работник структурного подразделения обязан незамедлительно доложить руководителю подразделения. Руководитель структурного подразделения университета назначает служебное расследование, о результатах которого в недельный срок сообщает руководителю Службы документационного обеспечения управления.

Общий отдел не реже одного раза в год организует проверки состояния делопроизводства и соблюдения требований Инструкции в структурных подразделениях университета. О результатах проверок, отраженных в актах, докладывается ректору.

1.15. Ведение переписки с органами исполнительной власти осуществляется ректором. Ведение переписки от имени университета с другими организациями осуществляется ректором или проректорами (по поручению ректора).

1.17. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для руководящего состава и ответственных за делопроизводство во ВГУЭС, с ее требованиями сотрудники должны быть ознакомлены под расписку. Все вновь принятые на работу сотрудники должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком работы с документами и настоящей Инструкцией по делопроизводству.

1.18. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказом ректора после их согласования с Государственным казенным учреждением «Государственный архив Приморского края».

II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство, документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;

официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном

документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и