Инструкция по делопроизводству (стр. 1 )

	МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Владивостокский государственный университет экономики и сервиса»
Служба документационного обеспечения управления

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Владивосток 2012

	СОДЕРЖАНИЕ
I.	ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ	5
II.	ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ	9
III.	СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ	11
3.1.	Документирование управленческой деятельности	11
3.2.	Состав документов университета	12
3.3.	Общие правила оформления документов	13
3.4.	Бланки документов университета	15
3.5.	Оформление реквизитов документов	17
3.5.2.	Товарный знак	17
3.5.3.	Наименование университета	17
3.5.4.	Справочные данные об организации	18
3.5.5.	Вид документа	18
3.5.6.	Место составления (издания) документа	19
3.5.7.	Дата документа	19
3.5.8.	Регистрационный номер документа	19
3.5.9.	Ссылка на регистрационный номер и дату документа	20
3.5.10.	Адресат	20
3.5.11.	Наименование документа	22
3.5.12.	Текст документа	23
3.5.13	Отметка о наличии приложений	25
3.5.14.	Гриф согласования	26
3.5.15.	Виза	28
3.5.16	Подпись должностного лица	29
3.5.17.	Гриф утверждения документа	31
3.5.18.	Оттиск печати	33
3.5.19.	Отметка о заверении копии	33
3.5.20.	Отметка об исполнителе	34
3.5.21.	Указания по исполнению документа	34
3.5.22.	Отметка о контроле	35
3.5.23.	Отметка об исполнении документа	35
3.5.24.	Отметка о поступлении документа	36
3.4.25.	Отметка о конфиденциальности	36
3.5.26.	Идентификатор электронной копии	36
IV.	ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ	36
4.1.	Приказ	36
4.2.	Распоряжение	38
4.3.	Протокол	39
4.4.	Служебное письмо	43
4.5.	Акт	51
4.6.	Докладная записка	52
4.7.	Служебная записка	53
4.8.	Объяснительная записка	54
4.9.	Справка	55
4.10.	Телефонограмма	56
V.	ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В УНИВЕРСИТЕТЕ	57
5.1.	Прием и первичная обработка поступающих документов	57
5.2.	Предварительное рассмотрение документов	58
5.3.	Регистрация поступающих документов	59
5.4.	Порядок рассмотрения документов ректором и проректорами	60
5.5.	Регистрация и отправка исходящих документов	61
5.6.	Регистрация и прохождение внутренних документов	63
5.7.	Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи	64
5.8.	Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции	66
5.9.	Учет и анализ объемов документооборота	67
VI.	КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ	68
VII.	ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД УНИВЕРСИТЕТА	72
7.1.	Разработка номенклатуры дел	72
7.2.	Формирование дел и их текущее хранение	75
7.3.	Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение	77
7.4.	Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения	84
7.5.	Передача дел на архивное хранение	85
VIII.	РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ	87
IX.	ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ, БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ	88
9.1.	Виды печатей и штампов, порядок их изготовления	88
9.2.	Порядок учета, выдачи (сдачи) печатей (штампов) и обеспечение их сохранности	91
9.3.	Порядок использования печатей (штампов)	93
9.4.	Порядок уничтожения печатей и штампов	95
9.5.	Ответственность за утрату печатей (штампов) или нарушение их использование	96
9.6.	Учет бланков документов	96
	ПРИЛОЖЕНИЯ
№ 1	Образец продольного бланка письма университета	100
№ 2	Образец продольного бланка письма для переписке с иностранными корреспондентами	101
№ 3	Образец бланка приказа	102
№ 4	Образец бланка распоряжения	103
№ 5	Список реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003	104
№ 6	Схема расположения реквизитов и границ зон продольного бланка документа	105
№ 7	Перечень документов, подлежащих утверждению	106
№ 8	Перечень документов, на которых ставится гербовая печать	107
№ 9	Требования к оформлению приказов ВГУЭС	108-125
№ 10	Образец оформления распоряжения	126
№ 11	Образец оформления полного протокола	127-128
№ 12	Образец оформления краткого протокола	129
№ 13	Образец оформления письма университета	130
№ 14	Образец оформления акта	131
№ 15	Образец оформления докладной записки	132
№ 16	Образец оформления служебной записки	133
№ 17	Образец телефонограммы	134
№ 18	Перечень документов, не подлежащих регистрации	135
№ 19	Перечень документов, подлежащих регистрации в СУЭД без сканирования	136
№ 20	Форма электронной регистрационной карточки документа	137
№ 21	Справка об объеме документооборота	138
№ 22	Перечень типовых сроков исполнения документов	139
№ 23	Форма электронной карточки поручения	140
№ 24	Форма номенклатуры дел структурного подразделения	141
№ 25	Форма номенклатуры дел университета	142-143
№ 26	Образец листа-заверителя дела	144
№ 27	Образец обложки дела постоянного хранения	145
№ 28	Форма годового раздела описи дел постоянного хранения	146
№ 29	Форма годового раздела описи дел по личному составу	147
№ 30	Образец акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению	148-149
№ 31	Форма журнала учета печатей и штампов университета	150

УТВЕРЖДЕНА приказом ВГУЭС от «05» апреля 2012 г. № 444

ИНСТРУКЦИЯ