Инструкция по делопроизводству (стр. 20 )

4.9. Внесение значительного числа изменений в приказ осуществляется путем принятия его в новой редакции с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего приказа.

4.10. При внесении изменений недопустимо указывать новые сроки выполнения поручений, если эти сроки истекли на момент выхода приказа о внесении изменений.

4.12. Каждое изменение должно быть оформлено отдельным пунктом (подпунктом).

4.13. Необходимо соблюдать логику изложения: изменения вносятся сначала в текст приказа по порядку пунктов, затем в приложение.

При внесении изменений одним приказом в несколько приказов изменяемые приказы располагаются в хронологическом порядке.

4.14. При отмене, признании утратившим силу пункта приказа нумерация последующих пунктов не меняется.

5. Рассылка приказов

5.1. После регистрации в общем отделе приказы направляются в СУЭД согласно указателю (листу) рассылки.

5.2. В указатель (лист) рассылки приказа в обязательном порядке должны быть включены:

инициатор/составитель приказа;

согласующие лица;

руководители структурных подразделений университета, действия которых регулируются приказом;

руководители структурных подразделений университета, которым для исполнения своих должностных обязанностей требуются сведения, указанные в приказе;

руководитель Управления экономики и планирования и руководитель Управления бухгалтерского учета, если приказы требуют финансовой стороны исполнения.

6. Оформление выписок из приказа

6.1. Выписка из приказа оформляется в случаях, когда изготовление копии приказа по тем или иным причинам невозможно (приказ содержит конфиденциальную информацию) или нецелесообразно (приказ имеет большой объем).

6.2. Предоставление выписок из приказов осуществляется по запросам органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных учреждений, организаций, предприятий, а также граждан.

6.3. Выписка из приказа оформляется в структурном подразделении, подготовившем проект приказа.

6.4. Выписка из приказа оформляется на бумаге формата А4. При оформлении выписки из приказа необходимо указать следующие реквизиты :

название вида документа – ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;

место составления подлинника приказа;

дата регистрации и регистрационной номер подлинника приказа;

необходимый фрагмент текста приказа;

под текстом выписки указывают должность лица, подписавшего приказ, его инициалы, фамилию. Личная подпись работника, подписавшего приказ, в составе реквизита «Подпись» в выписке не ставится, а обозначается словом «подпись»;

отметка о заверении выписки из приказа.

6.5. Для свидетельствования верности выписки из приказа подлиннику приказа, на последнем листе выписки на свободном месте под текстом оформляется заверение выписки из документа, включающее: указание о месте нахождения подлинника приказа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего выписку, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать.

6.6. На отметку о заверении выписки из приказа для предоставления в органы государственной власти, органы местного самоуправления, вышестоящие организации, иные учреждения, организации, предприятия, а также гражданам по их письменному запросу проставляется оттиск гербовой печати университета. Выписка из приказа заверяется ректором или уполномоченным должностным лицом в соответствии с приказом по университету.

6.7. Листы многостраничных выписок из приказа нумеруются, отметка о заверении выписки дополняется указанием количества листов выписки из документа: «Всего ____ л.».

7. Выдача копий и подлинников приказов

7.1. Передача копий приказов университета работникам сторонних организаций допускается только с разрешения ректора или проректора университета.

Общий отдел СДОУ подготавливает и выдает заверенные оттиском гербовой печати копии приказов по запросам органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных учреждений, организаций, предприятий, а также граждан.

7.2. По запросу органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных учреждений, организаций, предприятий в исключительных случаях, в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании письменных запросов и по письменному поручению ректора или уполномоченного им лица общим отделом могут выдаваться подлинники приказов. Передача подлинников приказов оформляется актом передачи, который заверяется печатями университета и организации получившей подлинник приказа и составляется в двух экземплярах. В деле остается заверенная копия приказа и акт передачи.

8. Организация оперативного хранения приказов

8.1. Подлинники приказов формируются в дела согласно номенклатуре дел университета и хранятся в общем отделе с последующей их передачей в архив.

Копии приказов (распоряжений) ректора хранятся в структурных подразделениях университета на бумажных носителях в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел ВГУЭС.

8.2. При формировании дела проверяются правильность отнесения приказов в данное дело, качество оформления и комплектность приказов, наличие подписей, регистрационных номеров.

8.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

не подшивать в дела лишние экземпляры приказов и черновики (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции, и другие отметки дополняющие первый экземпляр);

группировать в дела документы одного года;

располагать приказы в делах в хронологическом порядке и по порядку номеров;

дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формулируется несколько томов под тем же заголовком и индексом дела с добавлением: том 1, том 2 и т. д.

Продолжение приложение № 9 к п.4.1

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«ВЛАДИВОСТОКСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ЭКОНОМИКИ И СЕРВИСА»

(ВГУЭС)

П Р И К А З

« 14 » декабря 2010 г.

№ 1116

г. Владивосток

↕2 инт.

О проверке состояния делопроизводства в структурных подразделениях

↕2 инт.

В соответствии с планом работы общего отдела на 2010 год

↕1,5 инт.

п р и к а з ы в а ю:

↕1,5 инт.

1. Провести проверку делопроизводства в структурных подразделениях университета согласно графику (Приложение № 1) и плану проведения проверки (Приложение № 2).

2. Для проведения проверки назначить комиссию в составе:

председатель – руководитель Службы документационного обеспечения управления (СДОУ) ;

члены комиссии: начальник общего отдела

специалист общего отдела

специалист архива

3. Руководителям проверяемых структурных подразделений обеспечить допуск проверяющих к работе с документацией.

3. Начальнику общего отдела представить к 15.01.2011 акт проверки.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на руководителя СДОУ

↕2-3 инт.

Ректор ВГУЭС

Образец оформления приказа

Продолжение приложение № 9 к п.4.1

Проект приказа подготовлен общим отделом

Исп. (подпись)

Тел. [phone]

« » 2010

Руководитель СДОУ « » 2010	Начальник общего отдела « » 2010
Зав. архивом . « » 2010

Указатель рассылки:

1.  Директора институтов

2.  Зав. кафедрами

3.  Рук-ль СДОУ

4.  Нач-к общего отдела

5.  Зав. архивом

Образец оформления оборотной стороны приказа ВГУЭС

Продолжение приложение № 9 к п.4.1

УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ

приказа от ____________________________№________________

(заголовок к тексту)

№ п/п	Фамилия, инициалы получателя	Должность

Ответственный исполнитель

Форма указателя рассылки приказа

Приложение № 10 к п.4.2

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«ВЛАДИВОСТОКСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ЭКОНОМИКИ И СЕРВИСА»

(ВГУЭС)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

«____» _________ 20 г.

№_______

г. Владивосток

Во исполнение приказа от « »2011 № «О ………………………………»

(предлагаю/обязываю)

1. 

2. 

Ректор подпись Расшифровка подписи

Образец оформления распоряжения

Приложение № 11 к п. 4.3.

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«ВЛАДИВОСТОКСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ЭКОНОМИКИ И СЕРВИСА»

(ВГУЭС)

П Р О Т О К О Л

заседания (собрания, совещания)

г. Владивосток

№

Председательствующий –

Секретарь –

Присутствовали: 30 человек (список прилагается;

если до 15 человек, то в протоколе указываются

фамилии с инициалами в алфавитном порядке через

запятую).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.О мерах…………………………………………………………………………

Доклад …………… ……………………………………………………………...

(наименование должности, фамилия, инициалы в родительном падеже)

2.О…………………………………………………………………………..……