Инструкция по делопроизводству (стр. 19 )

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение», и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение (печатается через один межстрочный интервал).

Отметку о приложении можно оформлять центрованным способом или выравнивать строки по левому краю. Если приложений несколько, они нумеруются.

Например:

Приложение №1 к приказу ВГУЭС от ___________№ __________

Нумерация приложений должна соответствовать последовательности их изложения в тексте приказа.

Приложения являются неотъемлемой частью приказа. Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в тексте приказа, не допускается.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и т. п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: "(приложение)", а в верхнем правом углу приложения, ниже слова «Приложение», через 2 межстрочный интервал, оформляется гриф утверждения документа. При этом слово «УТВЕРЖДЕНО» склоняется в зависимости от рода утверждаемого документа (положение – УТВЕРЖДЕНО, правила - УТВЕРЖДЕНЫ, план – УТВЕРЖДЕН, инструкция – УТВЕРЖДЕНА), например:

Приложение УТВЕРЖДЕНО приказом ВГУЭС от ________ № ___________

1.8. Название структурного подразделения в тексте приказа указывается полностью в соответствии с положением о структурном подразделении и штатным расписанием. При этом полные наименования структурных подразделений, начинающихся со слов «институт», «департамент», «управление», – пишутся с прописной буквы, а наименования подразделений, входящих в их состав, – со строчной. Названия коллегиальных органов также пишутся со строчной буквы. Например: кафедра уголовного права Института права и управления; отдел договоров Управления бухгалтерского учета; ученый совет; экспертный совет; президиум.

Использование сокращенных наименований возможно далее по тексту при указании полного наименования выше по тексту, например: «Управление международных связей (далее по тексту УМС)» или «(далее – УМС)».

1.9. При подготовке приказов на двух и более листах, листы должны быть пронумерованы, номер на первом листе не ставится. Номера листов проставляются посередине верхнего поля арабскими цифрами со второго листа с цифры 2. В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц с охватом основного текста и всех приложений.

1.10. Приказами по личному составу работников/обучающихся могут быть предусмотрены основания для издания приказа. Основание оформляется после распорядительной части приказа перед реквизитом «Подпись» без абзацного отступа на всю ширину строки, например:

Основание: заявление , медицинская справка.

2. Согласование приказов

2.1. Для оценки целесообразности издания приказа, его обоснованности и соответствия законодательству Российской Федерации проводится согласование проекта приказа. Согласование оформляется на обороте текста приказа (на обороте последнего листа), или на отдельном листе, который прикладывается к приказу, составляя его неотъемлемую часть.

Срок согласования проекта приказа согласующим лицом не должен превышать одного рабочего дня с момента его получения.

2.2. Проекты приказов, подготовленные структурными подразделениями университета, визируются исполнителем (указывается название структурного подразделения, подготовившего проект приказа, фамилия исполнителя - составителя проекта, и номер его служебного телефона) и руководителями структурных подразделений университета в следующем порядке:

руководителем структурного подразделения, ответственным за подготовку проекта приказа в части его полноты и достоверности информации, состава листа согласования, необходимости повторного согласования;

руководителем (проректором), в компетенцию которого входит координация направления деятельности или вопросов, регулируемых проектом приказа;

руководителями структурных подразделений, которым в проекте приказа предусматриваются задания и поручения;

Управлением экономики и планирования, Управлением бухгалтерского учета, в случае, если в проекте приказа регулируются финансовые вопросы в части указания источника финансирования и процедуры оплаты работ и услуг физических и юридических лиц;

Управлением персонала в случае, если проектом приказа регулируются трудовые правоотношения университета и его работников;

юридической службой на предмет соответствия проекта приказа и приложений к нему (при наличии) законодательству Российской Федерации, уставу и/или локальным нормативным актам университета.

2.3. При отсутствии согласующего лица (отпуск, болезнь, командировка) согласование осуществляет лицо в соответствии с должностной инструкцией или приказом о делегировании полномочий.

2.4. Приказы, оформленные в соответствии с унифицированными формами, согласовываются в соответствии с требованиями, установленными в формах.

2.5. При необходимости срочного издания приказа, решение о сроках согласования и составе согласующих лиц принимает проректор, в компетенцию которого входит вопрос, регулируемый проектом приказа.

2.6. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту, а виза дополняется фразой «Имеются замечания» или «Замечания прилагаются».

Если при согласовании были высказаны существенные замечания и дополнения, приказ дорабатывается исполнителем и проводится его повторное согласование.

Если при согласовании вносятся редакционные уточнения, не изменяющие сути документа, повторное согласование не требуется.

2.7. По окончании согласования проект приказа направляется на подписание руководителю.

2.8. Решение о подписании приказа без прохождения процесса согласования принимает ректор.

3. Подписание и регистрация приказов

3.1. Приказы на бумажном носителе подписываются ректором или уполномоченным проректором, в течение одного рабочего дня с момента поступления документа на подпись.

3.2. При отсутствии ректора или уполномоченного лица (отпуск, болезнь, командировка) приказы подписывает проректор в соответствии с приказом о распределении обязанностей между проректорами и делегированию полномочий.

3.3. Приказы оформляются в одном экземпляре с использованием электронного шаблона бланка приказа.

3.4. Подписанные приказы на бумажном носителе и приложения к ним с пронумерованными страницами, в день подписания передаются сотрудником секретариата на регистрацию.

3.5. Приказ вступает в силу в день его регистрации, если иное не указано в тексте приказа.

3.6. В общем отделе регистрируются приказы по основной деятельности, оргструктуре и штатам, студенческому составу. Приказы по личному составу, о командировании и отпусках – в отделе кадрового делопроизводства (ОКД) университета, приказы по заработной плате – в отделе труда и заработной платы (ОТЗП).

3.7. В общем отделе СДОУ регистрация приказов осуществляется в СУЭД. В ОКД – в корпоративной информационной системе (КИС) «Флагман», в ОТЗП – в сервисном приложении «Реестр приказов на оплату труда».

3.8. В СУЭД приказ считается зарегистрированным с момента внесения необходимых сведений о приказе в регистрационную карточку (РК) и проставления на бумажном носителе регистрационного номера и даты.

3.9. Регистрационный номер приказа – это его порядковый номер, который присваивается приказам в пределах одной группы вместе с буквенным индексом (кроме приказов по основной деятельности) в течение календарного года. Приказы по оргструктуре и штатам имеют буквенный индекс «орг»; по студенческому составу – «с»; приказы о командировании работников – «к»; приказы по личному составу – «л»; приказы об оплачиваемых отпусках – «о»; приказы об отпусках по уходу за ребенком и об отпусках без сохранения заработной платы – «оа»

3.10. Прекращение жизненного цикла приказа (удаление) в СУЭД после его подписания запрещается.

4. Внесение изменений в приказы

4.1. Внесение изменений и дополнений в приказ производится на основании представления, завизированного ректором или проректором.

4.2. Изменения и дополнения в приказ и приложение к нему вносятся посредством издания нового приказа.

Внесением дополнений считается дополнение текста приказа структурными элементами (пунктами, абзацами), приложениями, словами, цифрами.

Внесением изменений считается замена слов, цифр; изложение в новой редакции заголовка, констатирующей или распорядительной части, структурного элемента (пункта, абзаца), приложения; исключение из текста слов, цифр.

4.3. В констатирующей части (преамбуле) к приказу указываются основания, цели, причины внесения изменений/дополнений, например: «В связи с изменением штатного расписания...», «В целях рационального расходования бюджетных средств...».

4.4. Текст распорядительной части приказа начинается со слов: «Внести изменения/дополнения в….». Далее указывается вид, дата, регистрационный номер и наименование документа, в который вносятся изменения/дополнения. Например: «Внести дополнения в пункт 4 приказа от 29.05.2010 №157 «О порядке использования печати структурных подразделений университета»: дополнить после слов «руководитель подразделения» словами «или его заместитель».

4.5. Если из текста исключаются (дополняются) отдельные слова, то в приказе, которым вносятся изменения (дополнения), указывается, в каком месте текста (заголовок, констатирующая или распорядительная часть (пункт, абзац, приложение и т. д.) исключаются (дополняются) слова, а сами слова указываются в кавычках.

4.6. Если в тексте заменяются цифровые показатели (денежная сумма, площадь), то ранее указанные и новые показатели в тексте приказа, которым вносятся изменения, указываются в кавычках.

4.7. При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин «цифры». Например: «цифры «12, 14, 125» заменить цифрами «13, 15, 126».

4.8. При необходимости заменить слова и цифры употребляется термин «слова». Например: «слова «в 50 раз» заменить словами «в 100 раз».