ВДГБ: Автотранспорт и учет ГСМ для государственных учреждений (стр. 9 )

Вызов отчета осуществляется с помощью пункта меню Учет ГСМ – Отчеты – Оборотная ведомость по ГСМ.

Для формирования отчета на панели пользователя:

·  в группах Период и Параметры ‑ задаются период и параметры (счет, учреждение, подразделение, исполнитель, транспорт) составления отчета;

·  в группе Отбор ‑ устанавливаются варианты отбора данных для отчета.

После нажатия кнопки Сформировать отчёт открывается в редакторе таблиц, в котором отчёт можно не только просмотреть, но и отредактировать, а затем при необходимости сохранить.

Рядом с кнопкой Сформировать располагаются кнопки:

·  Печать сразу ‑ вывод отчета сразу на принтер;

·  Выводить заголовок отчета ‑ отображать ли заголовок отчета;

·  Действия со сформированным отчетом содержит следующие пункты:

§  Показать сформированный отчет в отдельном окне» ‑ просмотр отчета в отдельном окне;

§  Сохранить сформированный отчет для сравнения;

§  Сравнить сформированный отчет с сохраненным;

Сохранение текущего сформированного отчета происходит для каждой пары Пользователь – Вариант отчета.

·  Настройка варианта отчета содержит следующие пункты:

§  Настройка структуры отчета ‑ настройка структуры отчета может производится в двух режимах: простой настройки и расширенной; переход из простой в расширенную возможен всегда, обратный переход возможет только в том случае, если простой режим настройки способен отобразить настройки, указанные в расширенном режиме;

§  Панель пользователя ‑ настройка панели пользователя;

·  Открыть список вариантов отчетов ‑ открытие списка вариантов отчетов;

·  Сохранить вариант отчета ‑ сохранение варианта отчета;

·  Отображение панели вариантов» ‑ отображение панели вариантов отчетов;

·  Отображение панели пользователей ‑ отображение панели пользователей.

3.4.3. Отчет «Сводный отчет по расходу ГСМ»

Отчет предназначен для вывода сводного отчета о количестве горюче-смазочных материалов на указанный период.

Вызов отчета осуществляется с помощью пункта меню Учет ГСМ – Отчеты – Сводный отчет по расходу ГСМ.

Для формирования отчета на панели пользователя:

·  в группах Период и Параметры ‑ задаются период и параметры (счет, учреждение, подразделение, исполнитель, транспорт) составления отчета;

·  в группе Отбор ‑ устанавливаются варианты отбора данных для отчета.

После нажатия кнопки Сформировать отчёт открывается в редакторе таблиц, в котором отчёт можно не только просмотреть, но и отредактировать, а затем при необходимости сохранить.

Рядом с кнопкой Сформировать располагаются кнопки:

·  Печать сразу ‑ вывод отчета сразу на принтер;

·  Выводить заголовок отчета ‑ отображать ли заголовок отчета;

·  Действия со сформированным отчетом содержит следующие пункты:

§  Показать сформированный отчет в отдельном окне» ‑ просмотр отчета в отдельном окне;

§  Сохранить сформированный отчет для сравнения;

§  Сравнить сформированный отчет с сохраненным;

Сохранение текущего сформированного отчета происходит для каждой пары Пользователь – Вариант отчета.

·  Настройка варианта отчета содержит следующие пункты:

§  Настройка структуры отчета ‑ настройка структуры отчета может производится в двух режимах: простой настройки и расширенной; переход из простой в расширенную возможен всегда, обратный переход возможет только в том случае, если простой режим настройки способен отобразить настройки, указанные в расширенном режиме;

§  Панель пользователя ‑ настройка панели пользователя;

·  Открыть список вариантов отчетов ‑ открытие списка вариантов отчетов;

·  Сохранить вариант отчета ‑ сохранение варианта отчета;

·  Отображение панели вариантов» ‑ отображение панели вариантов отчетов;

·  Отображение панели пользователей ‑ отображение панели пользователей.

3.4.4. Отчет «Отчет по пробегу»

Отчет предназначен для вывода печатной формы отчета по пробегу автомобиля.

Вызов отчета осуществляется с помощью пункта меню Учет ГСМ – Отчеты – Отчет по пробегу.

Для формирования отчета на панели пользователя:

·  в группе Параметры ‑ задается период составления отчета;

·  в группе Отбор ‑ устанавливаются варианты отбора данных для отчета.

После нажатия кнопки Сформировать отчёт открывается в редакторе таблиц, в котором отчёт можно не только просмотреть, но и отредактировать, а затем при необходимости сохранить.

Рядом с кнопкой Сформировать располагаются кнопки:

·  Печать сразу ‑ вывод отчета сразу на принтер;

·  Выводить заголовок отчета ‑ отображать ли заголовок отчета;

·  Действия со сформированным отчетом содержит следующие пункты:

§  Показать сформированный отчет в отдельном окне» ‑ просмотр отчета в отдельном окне;

§  Сохранить сформированный отчет для сравнения;

§  Сравнить сформированный отчет с сохраненным;

Сохранение текущего сформированного отчета происходит для каждой пары Пользователь – Вариант отчета.

·  Настройка варианта отчета содержит следующие пункты:

§  Настройка структуры отчета ‑ настройка структуры отчета может производится в двух режимах: простой настройки и расширенной; переход из простой в расширенную возможен всегда, обратный переход возможет только в том случае, если простой режим настройки способен отобразить настройки, указанные в расширенном режиме;

§  Панель пользователя ‑ настройка панели пользователя;

·  Открыть список вариантов отчетов ‑ открытие списка вариантов отчетов;

·  Сохранить вариант отчета ‑ сохранение варианта отчета;

·  Отображение панели вариантов ‑ отображение панели вариантов отчетов;

·  Отображение панели пользователей ‑ отображение панели пользователей.

3.4.5. Отчет «Журнал учета путевых листов»

Отчет предназначен для вывода печатной формы журнала регистрации путевых листов.

Вызов отчета осуществляется с помощью пункта меню Учет ГСМ – Отчеты – Журнал учета путевых листов.

Для формирования отчета необходимо:

·  открыть форму отчета;

·  на форме отчета указать:

§  период,

§  учреждение,

§  тип отчета: форма № 8 или форма для ИП;

§  нажать кнопку Сформировать.

Кнопка Настройка… вызывает диалог настройки дополнительных параметров вывода отчета: выбор счета; условия отбора и т. д.

3.5. Пример работы с конфигурацией

3.5.1. Подготовка информационной базы к работе

Подготовка информационной базы к учету ГСМ и транспорта включает:

·  ввод сведений об учреждении;

·  ввод сведений об учетной политике учреждения;

·  заполнение справочников.

В поставку «1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения » входит демонстрационная информационная база, в которой уже определены сведения об учреждении, его учетная политика.

Поэтому, чтобы сразу же перейти к учету ГСМ и транспорта, произведем

·  установку демонстрационной информационной базы «Бухгалтерия бюджетного учреждения (демо)» (порядок установки и подробно описан в книге «1С: Предприятие 8.1. Руководство по установке и запуску»);

·  обновление конфигурации демонстрационной информационной базы «Бухгалтерия бюджетного учреждения (демо)» до конфигурации, включающей в себя модуль «ВДГБ: Учет автотранспорта и ГСМ в бюджетном учреждении» (порядок обновления описан в главе 1 «Инструкция по установке» данного руководства пользователя).

Настройка учетной политики по ГСМ

Произведем настройку учета по ГСМ и автотранспорту. Для этого в меню Учет ГСМ выберем пункт Учетная политика по учету ГСМ и в появившемся окне зададим следующие данные:

Заполнение справочников

Справочники предназначены для ввода, хранения и получения условно-постоянной справочной информации, структурированной в виде дерева. К справочной информации относятся сведения о контрагентах предприятия, сотрудниках, активах, счетах, оборудовании, номенклатуре и т. д.

Добавлять новые элементы в справочник можно либо в режиме непосредственной работы со справочником, либо по мере необходимости в процессе работы с программой.

Справочник «Горюче-смазочные материалы»

В справочник Горюче-смазочные материалы занесем следующие ГСМ – бензины разных марок:

·  Бензин АИ-92 ‑ в номенклатуре определим:

§  группа – ГСМ;

§  наименование и полное наименование – Бензин АИ-92;

§  тип номенклатуры – ГСМ;

§  единица измерения – л;

§  счет учета – 105.33;

·  Бензин АИ-76;

·  Бензин АИ-95.

Справочник «Настройки списания»

В справочник Настройки списания внесем настройки:

·  БЮДЖЕТ Схема списания:

§  КФО – 1;

§  Данные учета: счет – 105.33, КБК – 07407064300000001, КОСГУ ‑ 440; вид движения НФА – Списано на нужды учреждения;