Проверки организаций надзорными органами (стр. 8 )

-использовать в трудовом договоре формулировки «с оплатой согласно штатному расписанию» без точного указания размера оклада (тарифной ставки) нельзя.

-нельзя установить на период испытательного срока меньшую зарплату– нарушается требование статьи 132 Трудового кодекса о равной оплате за равный труд;

-в срочных трудовых договорах обязательно нужно указать основание его срочности (ст. 59 Трудового кодекса).

-трудовые договоры должны быть заключены со всеми работниками! В том числе и с теми, кто устроился на работу до февраля 2002 года (до момента вступления в силу Трудового кодекса).

-инспектор проверит, есть ли у работника экземпляр трудового договора. Удобно вести журнал учета выданных экземпляров с подписями сотрудников.

Комплекты документов

О приеме на работу	- заявление о приеме на работу, - трудовой договор
О наложении дисциплинарного взыскания	- докладная или другие документы, подтверждающие нарушение, - объяснительная нарушителя или - акт об отказе дать объяснения
Об отпуске	- заявление о предоставлении отпуска, - график отпусков
О премировании	- Положение о премировании, трудовой договор. - Представление руководителя о наличии оснований для премирования
Об увольнении по собственному желанию	Заявление об увольнении
Об увольнении за прогул	- докладная сотрудника, обнаружившего прогул, - акт об отсутствии работника на рабочем месте, - объяснительная прогульщика или акт об отказе дать объяснения
Об увольнении в связи с неоднократным нарушением трудовой дисциплины	По каждому дисциплинарному проступку: - все документы, необходимые для приказа о привлечении к дисциплинарной ответственности; - сами приказы, с которыми работник ознакомлен под расписку.

Локальные внутренние документы организации

-коллективный договор,

-правила внутреннего трудового распорядка,

-положение об оплате труда и премировании,

-положение о защите персональных данных,

-положение о коммерческой тайне.

При этом они:

-должны быть составлены в строгом соответствии с законом;

-не должны ухудшать положение работника по сравнению с правилами закона;

-не должны противоречить друг другу.

Ошибка № 4: Ст. 192 ТК РФ предусматривает три дисциплинарных взыскания: замечание, выговор, увольнение.

Ошибка № 5. Нет письменных подтверждения ознакомления работника со всеми документами. Если локальные акты изменялись, то сотрудники должны увидеть их и в новой редакции.

Отпуска

Проверить:

-все ли работники ходили в отпуск за последние годы;

-соблюдался ли при этом график отпусков;

-всем ли правильно выплачивали отпускные. Если какие-то деньги не доплатили, то лучше сделайте это сейчас.

График отпусков надо утвердить не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. Проверьте эту дату.

Если сотрудники ходили в отпуск не по графику, то в этот документ надо внести соответствующие изменения по приказам и заявлениям работников.

Отпуска должны быть не меньше, чем установлено законом. А если по заявлению работника ежегодный отпуск делился, то хотя бы одна его часть не должна быть меньше 14 дней (ст. 125 ТК). Имеет смысл проверить работников, которые предпочитают «гулять» частями.

Заработная плата

Проверить:

-даты выдачи денег, если работник сам не явился, составить акт о неявке;

-действительно ли в дни выдачи з/п необходимая сумма была в кассе;

-размер заработных плат;

-факты незаконного понижения з/п работникам;

-документ, регулирующий выплату надбавок, премий;

-утвержденная форма расчетного листка;

-оплата сверхурочных и работы в выходные дни.

Трудовые книжки

Они должны быть заполнены в соответствии:

-Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 000.

-Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69.

Ошибка № 6. Записи в трудовых книжках НЕ СООТВЕТСТВУЮТ штатному расписанию и трудовому договору.

Ошибка № 7. При заполнении кадровики, проставляя запись об увольнении, вместо пунктов статьи 77 ТК делают ссылки на ст. 78, 79, 80.

Инспекторы привлекают к Административной ответственности:

5.27 (часть 1) – нарушение законодательства о труде и об охране труда (до приостановления деятельности до 90 суток)

5.28 – уклонение от заключения коллективного договора

5.29 – не предоставление информации, необходимой для проведения коллективных переговоров

5.30 - необоснованный отказ от заключения коллективного договора, соглашения

5.31 - нарушение или невыполнение обязательств по коллективному договору, соглашению

5.34 - увольнение работников в связи с коллективным трудовым спором и объявлением забастовки

5.44 - сокрытие страхового случая

Суд привлекает к ответственности в следующих случаях:

19.4 (часть 1)–19.7 – невыполнение законных предписаний, не предоставление информации и др. правонарушения «против порядка управления»

5.27 (часть 2) – нарушение законодательства о труде и об охране труда лицом, ранее привлекавшимся к административной ответственности.

5.42 (часть 1, 2) – нарушение прав инвалидов в области трудоустройства и занятости

Типичные схемы поведения проверяющих

-Ошеломить своим появлением: видеосъемка и приказ оставаться на своих местах + невнятное бормотание, называемое «представление в соответствии с законом»;

-Тут же начинают что-то говорить. Цель все та же – ошеломить, подавить, заставить нервничать, делать глупые ошибки. написал в 1966 г.: «Каждый раз, когда появляются такие агенты, они пытаются втянуть во все это как можно больше персонала. И треплются, треплются и угрожают» Кстати, это не обязательно происходит шумно. Они научились заниматься подавлением со спокойной циничностью;

-Далее начинается проверка документов и цели все те же. Найти хоть какие-то недостатки (или выдумать их, или натянуть их «за уши») в документации и обрушить эти недостатки «на голову» руководителя, заставив его нервничать еще больше. Упоминание статей УК РФ, намеки на «долгие сроки» и т. д.

-Осмотр помещений…ящиков столов… (только с 2 понятыми!)

-Проверка легальности программного обеспечения

-«Душевная» беседа с рядовым сотрудником с предложением добровольно и по-хорошему сдать директора.

-Изымаются документы.

-Изымаются компьютеры.

Психологические приемы сотрудников МВД

-Разговор может начаться с того, что сотрудник скажет: «Вас заказали». Переживать не стоит: очень часто это неправда.

-Также оперативник может сказать: «Вот сегодня (или недавно) такую же организацию, как вашу, раскрутили. Вон сзади ящик стоит с поддельными печатями и счетами-фактурами». Если проверяемый обернется, для них сигнал, что он испугался, значит, можно давить дальше. Не надо оборачиваться. Лучше сделать вид, что вообще этого не услышали, или просто улыбнуться. Таким образом, проверяемый даст понять, что никак не связывает себя с подобными случаями.

Если после беседы сотрудник намекает, что у него еще остались вопросы и он вас еще вызовет, дайте ему номер телефона, по которому он не сможет дозвониться. Для этого лучше иметь второй номер мобильного, который вы можете давать всем подобным звонящим. Не отключайте его, просто не отвечайте. Часто оперативник, если у него нет серьезных доказательств, после нескольких попыток созвониться теряет интерес и переключается на более сговорчивого. Если же речь идет о реальных претензиях, он найдет другой способ связаться.

Общие рекомендации при подготовке к проверкам

Первичный комплекс мероприятий защиты:

-Составление подробной инструкции (плана действий) для всех сотрудников при проведении проверок:

- встречать нежданных гостей должен определенный сотрудник;

- схемы поведения охраны (5 минут проверяют документы), секретаря (10 -15 задерживает под любым благовидным предлогом), зам. руководиминут читает постановление и 10 минут выясняет подлинность проверки) и т. д.;

-список ведомств, которые могут проверять Вашу организацию с перечнем их полномочий;

-не будет лишним напомнить сотрудникам о том, чтобы они ни при каких обстоятельствах не сообщали посторонним лицам место нахождения директора, главного бухгалтера, их домашние и мобильные телефоны.

Составление памятки для секретаря (администратора)

-Общая манера поведения дружелюбная и открытая, без суеты.

-Наша позиция относительно отчётности, уплаты налогов и соблюдения требований законодательства: мы законопослушная организация и стараемся не нарушать законы, вовремя платить все налоги.

-Говорить можно только о своём подразделении, только по конкретной теме и только проверенные факты - никаких предположений. У всех узкая компетенция. Если проверяющие требуют непонятного или опасного, необходимо быстро советоваться со следующими лицами: главный бухгалтер, финансовый директор (коммерческий директор), юрист.

-Дополнительное предоставление документов осуществляется только с извещением главного бухгалтера и юриста.

-Переписку с контрагентами, свои служебные записки и иные внутренние документы не предоставлять совсем или только на условиях, указанных в предыдущем пункте.

-Если требуют письменных объяснений, не пишите сразу, возьмите «тайм-аут» и посоветуйтесь с руководителями организации.

-Если оказались в сомнительной ситуации, то намного лучше сказать: «не помню», «подготовлюсь  - расскажу подробнее», чем высказывать предположения и догадки.

-Кабинеты администрации, офисные. В большинстве случаев таблички с надписями «Бухгалтерия», «Финансовый отдел», «Касса» в помещениях лишние.

-Хорошо, если бухгалтерия, кабинет директора, и заместителей закрывались бы на кодовые замки или замки, открывающиеся с помощью ключей-таблеток.

-Очень желательно, чтобы во всех ответственных «точках» организации (приемная директора) были установлены видеокамеры, пусть даже простые.