При визировании ответа на документ статс-секретарь, курирующие заместители министра должны обращать внимание на качество и сроки исполнения документа.
Каждый исходящий документ должен содержать отметку о непосредственном исполнителе (фамилия и номер служебного телефона).
Исполнитель должен подготавливать ответ на документ заблаговременно с учетом времени рассмотрения руководством, а также прикладывать все необходимые материалы к документу.
В письмах, являющихся ответами на запросы, указывается номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются в установленном месте бланка.
Документы адресуются учреждению или конкретному должностному лицу (в этом случае обязательно указывается его должность и фамилия). Указывается почтовый адрес корреспондента.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие органы, министерства и ведомства. Документ не должен содержать больше 4 адресов: при направлении документов более чем в 4 адреса, указатель на рассылку (составляется реестр) и на каждом документе указывается только один адресат. Каждый экземпляр должен быть подписан. Слово «копия» перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не указывается.
По рассылке документов в несколько однородных учреждений адресат может быть обозначен обобщенно.
Например: Директорам социальных стационарных учреждений.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов.
Например: Приложение - Справка о подготовке социальных стационарных учреждений к отопительному сезону на 8 листах.
Пакет документов, направляемых на подпись руководству должен содержать:
- исходящее письмо на фирменном бланке Министерства, направляемый адресату (первый экземпляр) и второй экземпляр письма;
- в случаях, когда при подготовке документов требуется обоснование, то в документах необходимо указать краткое содержание или сделать ссылку на номер этого запроса и его дату;
- оригинал входящего документа, на который дается ответ.
64. При подготовке документов необходимо соблюдать правила грамматики, орфографии, стилистики, пунктуации вне зависимости от языка (государственный, официальный, иностранный).
65. Для внутренней переписки используется служебная записка.
Служебные записки рассматриваются должностным лицом, которому они адресованы, после чего они регистрируются и передаются на исполнение в соответствующие структурные и подведомственные подразделения под роспись.
66. Неправильно поступившие/отписанные документы перенаправляются по принадлежности отделом документационного обеспечения и административной поддержки.
67. Телефонограмма является официальным документом, который подлежит обязательному исполнению. Прием, уведомление о телефонограммах и исполнение поручений, содержащихся в телефонограммах осуществляется в следующем порядке:
- записывается в специальный журнал;
- регистрируется в отделе документационного обеспечения и административной поддержки;
- рассматривается Министром (в отсутствии Министра лицом, его замещающему);
- передается обязательному и качественному исполнению в установленный срок.
68. Разработку проектов нормативных правовых актов, ведомственных приказов и распоряжений, согласование с министерствами и ведомствами осуществляет соответствующее подразделение с обязательным заключением отдела правового обеспечения. Правовую экспертизу поступивших на согласование проектов нормативных правовых актов из министерств и ведомств осуществляет отдел правового обеспечения.
По итогам рассмотрения сопроводительное письмо к проекту нормативного правового акта подписывается статс-секретарем, лист согласования Министром.
Исполнитель несет ответственность за своевременное и качественное выполнение документа.
69. В распорядительных документах Министерства и документах коллегиальных органов сроки исполнения устанавливаются отдельно в каждом пункте по заданиям и поручениям.
2. Подготовка, оформление приказов (распоряжений) Министерства
70. На основе и во исполнение Конституции Кыргызской Республики, законов Кыргызской Республики, постановлений Жогорку Кенеша Кыргызской Республики, актов Президента Кыргызской Республики и Правительства Кыргызской Республики Министерство издает ведомственные приказы и распоряжения, а также организует, проверяет и обеспечивает их исполнение.
71. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на бланках установленной формы, на двух языках - государственном и официальном.
Допускается печатать оба варианта на одном бланке. Сначала располагается текст на государственном, затем на официальном языках.
72. В преамбуле приказа в обязательном порядке указывается нормативный правовой акт (его статья или пункт), либо поручение вышестоящего органа, на основе которого издается приказ.
В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения.
73. В случаях, когда приказом утверждаются самостоятельные документы (планы и т. п., составы комиссий и др.) либо к приказу приобщаются другие документы, они указываются в тексте в форме приложений.
Вышеперечисленные документы должны иметь заголовок, определяющий его содержание.
Правый верхний угол документа должен быть оформлен по форме:
Приложение
к приказу Министерства
труда и социального развития
Кыргызской Республики
______________ №___
дата
74. Ответственность за содержание и качество проектов приказов (распоряжения), а также их согласование с заинтересованными структурными подразделениями возлагается на руководителей подразделений, вносящих данный проект.
75. Приложения к проектам приказа (распоряжения) подписываются статс-секретарем и курирующим заместителем министра.
Перечень подразделений, куда следует направить приказ (распоряжение), определяется составителем и соответствующим заместителем министра и к каждому проекту приказа необходимо прикладывать реестр рассылки.
76. В качестве исполнителей в приказе указывается подразделение, подготовившее проект приказа, с указанием фамилии руководителя.
Срок исполнения поручений указывается конкретной датой.
При ссылке в приказах на нормативные правовые акты указываются номер, дата издания и точное наименование органа его издавшего.
В случае необходимости отмены ранее принятых приказов и распоряжений называется дата, номер и наименование или отдельный пункт приказа, подлежащий отмене.
Последний пункт приказа (распоряжения) устанавливает ответственность за исполнение приказа в целом.
77. Приказы (распоряжения) подписываются Министром, а в его отсутствие статс-секретарем или заместителем министра, на которого приказом Министра возлагается исполнение обязанностей.
78. После подписания приказа (распоряжения) по основной деятельности Министерства передаются в отдел документационного обеспечения и административной поддержки, а приказ по кадровым вопросам в отдел по управлению человеческими ресурсами для регистрации, ознакомления и рассылки, в соответствии с реестром.
3. Контроль исполнения документов, протокольных поручений
79. Организация контроля исполнения документов, протокольных поручений их своевременное исполнение обеспечивается отделом документационного обеспечения и административной поддержки.
Действия по контролю исполнения документов включает в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения документов.
80. Обязательному контролю подлежат:
- документы, письма, заявления, поступившие из Аппарата Президента Кыргызской Республики, Жогорку Кенеша и Правительства Кыргызской Республики (требующие исполнения, запросы и поручения);
- документы, поступившие из министерств, ведомств и других организаций, поставленные на контроль в соответствии с визами руководства Министерства;
- документы, изданные в Министерстве (протокольные поручения, приказы, постановления коллегии), требующие исполнения.
За качество и сроки исполнения документов несет ответственность руководитель подразделения.
Контроль ведется с помощью автоматизированной программы «АСКИД».
81. Этапы контроля исполнения документов:
а) постановка документа на контроль - выявления документов, требующих контроля за сроками исполнения. Заполнение регистрационно-контрольной карточки на документ. Отметка срока исполнения документа;
б) ведение контроля - еженедельная выдача письменных напоминаний структурным и подведомственным подразделениям о приближении сроков завершения работы над документом, протокольным поручением, с указанием фамилии исполнителя. Работа с сотрудниками по исполнению документа, протокольных поручений, снятие с контроля исполненных документов и протокольных поручений, регулярное информирование руководства о ходе исполнения документов и протокольных поручений, а также о причинах нарушения срока исполнения;
в) этап снятия документа с контроля - документ считается исполненным и снимается с контроля в случае решения поставленных в нем вопросов и корреспонденту дан полный ответ по существу поставленного вопроса.
4. Порядок передачи документов в ведомственный архив Министерства
82. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив Министерства дела хранятся по месту их формирования.
В целях повышения оперативного поиска документов дела в шкафах располагаются в соответствии с номенклатурой дел.
83. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования не более трех лет, а затем сдаются в ведомственный архив Министерства в упорядоченном состоянии по сдаточной описи.
Ведомственный архив осуществляет временное хранение и использование документов до передачи их на постоянное хранение в Центральный государственный архив Кыргызской Республики.
VI. Организация работы с обращениями граждан
Письменные обращения
84. Порядок учета и рассмотрения письменных заявлений граждан регламентируется законодательством Кыргызской Республики.
Заявления граждан, поступающие в Министерство, регистрируются общественной приемной в журнале регистрации входящей документации и в автоматизированной программе «АСКИД» и исполняются в сроки установленные законами Кыргызской Республики «О порядке рассмотрения обращений граждан», «О доступе к информации, находящейся в ведении государственных органов и органов местного самоуправления Кыргызской Республики».
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 |
