Менеджмент анализ использования рабочего времени (стр. 2 )

  Методы анкетирования и устного опроса просты и экономичны. Однако полученные с их помощью результаты недостаточны для более углубленного изучения содержания управленческого труда.

Фотография рабочего дня

  Фотографией рабочего дня (ФРД) называется исследование трудового процесса, имеющие целью выявить затраты рабочего времени в течение изучаемого периода, определить резервы повышения производительности труда. Она позволяет вскрыть причины потерь рабочего времени и, устраняя их, улучшать использование рабочего времени на протяжении смены.

  При проведении фотографии в наблюдательном листе на протяжении рабочего дня (или его части) непрерывно фиксируются все без исключения затраты рабочего времени.

  На основании проведенных фотографий рабочего времени составляется сводная таблица одноименных затрат рабочего времени, определяются средние величины по одноименным затратам и потерям рабочего времени, проводится анализ необходимости и целесообразности этих затрат и перерывов в работе.

  После составления сводки одноименных затрат, необходимо составить фактический баланс рабочего времени. Затем сопоставляется фактический баланс рабочего времени с нормативным.

  Сопоставление данных фактического и нормативного баланса рабочего времени позволяет определить ряд показателей, характеризующих использование рабочего времени. Методика их расчёта будет рассмотрена ниже.

  Фотография является важным средством изучения организации труда и производства, а также одним из методов установления нормативов времени подготовительно-заключительной работы, обслуживания рабочего места и отдыха.

Самофотография рабочего дня

  Самофотография затрат времени — способ фиксирования затрат времени в течение смены при выполнении отдельных работ самим работником. В специальной карточке ведется запись перерывов в работе, указываются причины, вызвавшие их, а также формируются предложения по улучшению режимов труда и отдыха, применению передовых приемов работы, устранению нерациональных затрат времени. 

  Анализ и обработка материалов самофотографии дают материал для совершенствования организации труда.

  Наиболее значительным недостатком данного метода является то, что самофотография носит выраженный субъективный характер.

  Данный вид фотографии рабочего дня является самым массовым и не требует специальных наблюдений, при этом возможно одновременное изучение потерь рабочего времени по всему предприятию и его подразделениям. Преимуществом самофотографий с помощью специально разработанных журналов является то, что на их проведение, обработку и анализ записанных данных требуется значительно меньше времени.

  Результаты самофотографий позволяют изучить характер и содержание труда отдельных работников, структуру затрат рабочего времени, трудоемкость отдельных работ свойственные и несвойственные функции отдельных исполнителей, выявить возможности для более рационального использования кадров.

  Проведение самофотографии одновременно большой группой работников оформляется приказом руководителя организации. В этом случае назначаются старшие по группам работников – контролеры (консультанты) по проведению самофотографии.

Хронометраж

  Хронометраж – это метод изучения затрат оперативного времени путем наблюдения и замеров длительности отдельных, повторяющихся элементов операции. Хронометражные наблюдения позволяют выявить резервы, связанные со временем выполнения оперативной работы.

  Данный метод применяется для измерения затрат времени на циклически повторяющиеся работы, их элементы и микроэлементы. Он позволяет изучить передовой опыт выполнения многих управленческих работ, определить трудоемкость отдельных их видов и элементов. 

  В ходе проведения исследования использования рабочего времени методом хронометража составляется лит хронометражных наблюдений.

  Сведения, полученные путем хронометража, могут служить исходной базой для прямого нормирования управленческого труда, а также для разработки технологии управления и различных рекомендаций.

  Применение хронометража в настоящее время в основном ограничивается изучением технических функций управления (учетные и счетные работы, печатание, делопроизводство).

  Детальное изучение отдельных элементов работы, выполняемых в течение всего рабочего дня, может сочетаться с фотографией рабочего дня.

Моментные наблюдения

  Метод моментных наблюдений применяется в основном для изучения затрат труда конторских работников (бухгалтерии, секретариата, планово экономического отдела, диспетчерской службы, лабораторий), а также руководителей и специалистов в периоды их наименьшей подвижности (например, зимой). Этот метод основан на теории вероятностей: данные, полученные при регистрации результатов определенного, достаточно большого числа наблюдений, производимых в случайно выбранные моменты времени соответствуют данным, которые можно было бы получить в результате непрерывного наблюдения.

  Полученные результаты подвергаются статистической обработке по группам работников: вычисляются процентные соотношения элементов затрат, а некоторые данные и зависимости выражаются графическим способом. Затраты времени рассчитываются исходя из процентного отношения видов работы в общем фонде рабочего времени. Классификация и группировка затрат рабочего времени работников управления производятся по функциям управления, как и при других сплошных методах наблюдения – самофотографии, опросах и т. п.

  Каждый метод изучения содержания труда и структуры за­трат времени применим для определенных условий, имеет соот­ветствующие преимущества и недостатки (таблица 3).

Таблица 3. Характеристика различных методов изучения затрат рабочего

времени

Метод	Целесообразность применения	Достоинства	Недостатки
Самофотография (без перечня элементов труда)	При начальном изучении организации труда; при небольших масштабах исследования с элементами анкетного опроса	Экономичен	Сложность в группировке и обработке данных; недостаточная точность результатов; субъективен
Самофотография (с перечнем элементов труда)	Для пред­варительного изучения содержания труда. При значительных масштабах исследования	Не трудоемок, экономичен, удобен при обработке данных	Недостаточная точность результатов; субъективен
Фотография рабочего дня	Для пред­варительного изучения содержания труда	Большая точность результатов; может использоваться для контроля данных, полученных другими методами	Неэкономичен. Большая трудоемкость проведения. Оказывает не­удовлетворительное воздействие на работников
Метод моментных наблюдений	Применяется как выборочный метод при массовых наблюдениях. Применяется как метод контроля результатов, полученных другими методами	Достаточная точность результатов; экономичен	Требует высокой квалификации наблюдателей
Анкетный и устный опросы	При необходимости выявления мнения непосредственно работающих о проблемах и путях их решения	Опрашиваемые весьма глубоко знают предмет исследования и пути решения проблемы	Требует высокой квалификации составителя анкет. Основывается на субъективном мнении опрашиваемых
Хронометраж	При изучении передовых методов и приемов выполнения технических функций управления (учетные и счетные работы, печатание, делопроизводство)	Оптимален для проверки действующих норм или разработки новых	Требует большого количества измерений; трудоемок

3. МЕТОДИКА ИЗУЧЕНИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО

ВРЕМЕНИ РАБОТНИКОВ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ

  Исходя из выбора признака группировки управленческих операций выделяют два подхода к исследованию затрат рабочего времени:

- изучение структуры затрат рабочего времени по выполнению функций управления;

- изучение структуры затрат рабочего времени по виду, содержанию и характеру труда (методика № 2).

  Вне зависимости от группировочного признака методика исследования затрат рабочего времени работников аппарата управления на практике включает в себя следующие этапы работ:

- составление наблюдательного листа;

- группировка элементов и расчет структуры затрат рабочего времени;

- сопоставление фактического баланса рабочего времени с нормативным;

- расчет показателей использования рабочего времени.

  В ходе исследования в лист наблюдения подробно записываются все виды работ и перерывы с указанием их содержания и времени окончания по текущему времени. Точность наблюдения должна составлять 0,5 мин.

  Особенно тщательно следует фиксировать наблюдения в начале и конце рабочего дня, до и после обеденного перерыва. При необходимости учета выполненной работы в графе примечание проставляется ее объем. При работе исполнителем сверхурочно наблюдения продолжаются до окончания исполнителем работы (таблица 4).

Таблица 4. Фотография рабочего дня главного специалиста

Наименование затрат рабочего времени	Текущее время	Продолжительность, мин.	Шифр	Примечание
1	2	3	4	5
Начало наблюдения	8.00
Приход на рабочее место	8.05	5	01
Участие в совещании	8.30	25	02
Разговор по телефону по поводу ремонта оборудования	8.34	4	03
Подписание документов	8.36	2	04
Разговор по телефону по поводу заключения договора на разработку тех. документации	8.41	5	03
Просмотр корреспонденции	8.51	10	05
Переход к производственному подразделению	8.54	3	06
Продолжение таблицы 4
1	2	3	4	5
Беседа с руководителем подразделения о ходе производства, дача указаний	9.00	6	07
Переход к рабочему месту	9.03	3	06
Набор и распечатка отчета	9.10	7	08
И т. д.

  Обработка данных наблюдения включает расчет продолжительности затрат времени по каждой строке. Для этого из показателя текущего времени вычитают его значение по предыдущему элементу работы. Например, 7.05-7.00 = 5 (мин.).