Менеджмент анализ использования рабочего времени (стр. 3 )

  Каждому элементу затрат рабочего времени присваивается шифр согласно условному обозначению в соответствии с классификацией затрат рабочего времени с целью упрощения дальнейшей группировки одноименных затрат при обработке большого числа наблюдений. Номер шифра также может соответствовать порядковому номеру элемента затрат рабочего времени при проведении первого наблюдения. При последующем повторении данного вида деятельности в графе шифр записывается ранее присвоенный номер.

Изучение структуры затрат рабочего времени на выполнение функций управления

  Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы.

  Группировка по функциям управления представляется наиболее целесообразной при изучении затрат труда руководителей и специалистов.

  Ниже приводится общая классификация управленческих ра­бот по функциям управления. Более детальная классификация элементов затрат рабочего времени представлена в приложении 1.

  1. Общее руководство: решение перспективных вопросов, касающихся развития организации, административно-организационная деятельность, проведение собраний, совещаний.

  2. Оперативное управление: обеспечение рабочих мест материалами, проведение нарядов, расстановка исполнителей, контроль, выдача распоряжений, подписание распорядительных документов.

  3. Технологическое и техническое обслуживание производства: изучение и внедрение передового опыта, испытание новой техники, совершенствование техноло­гии производства, регулировка оборудования.

  4. Технико-экономическое планирование и анализ: составление календарных планов выполнения работ, производства и реализации продукции, выявление потребности в средствах производства, анализ производственно-экономической деятельности организации.

  5. Организация труда и заработной платы: хронометражные наблюдения с целью разработки и уточнения норм выработки, разработка положений об оплате труда, контроль соблюдения нормативов по труду.

  6. Учет, отчётность и финансовая деятельность: ведение книг и других учетных документов, начисление зарплаты, составление ведомостей, разноска учетных и отчетных данных по статьям затрат, объектам калькуляций, сдача и прием отчетной документации, составление всех видов отчетов для вышестоящих организаций.

  7. Организация материально-технического снабжения и сбыта продукции: составление заявок на снабжение, заключение договоров с поставщиками и потребителями, решение вопросов в других организациях о сбыте продукции, оформление соответствующих документов, поиски каналов снабжения и сбыта продукции.

  8. Комплектование и подготовка кадров: прием, выдвижение, обучение и воспитание кадров, увольнение работников, работа с практикантами, идеологическая работа.

  9. Охрана труда и техника безопасности: проведение инструктажей, организация мероприятий по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите.

  10. Общее делопроизводство: прием, разбор и отправка корреспонденции, систематизация документов, оформление и передача документов в архив.

  11. Организация бытового и хозяйственного обслуживания: решение жилищных вопросов, организация эксплуатации жилищно-коммунального хозяйства, организация благоустройства территории предприятия.

  12. Юридическое обслуживание: правовое сопровождение работы предприятия, проведение правовой экспертизы документов, разработка или участие в разработке другими подразделениями предприятия документов правового, методического и информационно-справочного характера.

  13. Прочие затраты рабочего времени: переезды и переходы по территории предприятия и за его пределами, выполнение работ, несвойственных должности, выполнение общественных поручений в рабочее время, ожидания транспорта, телефонных звонков, лиц и т. п.

  Следует иметь в виду, что в ряде случаев из-за особенностей и специфики организационных структур в предложенной группировке могут быть выделены другие группы функций и дополнительные функции или исключены те, которые не имеют большого значения для той или иной отрасли.

  В ходе группировки элементов затрат рабочего времени сначала выписываются их шифры в соответствии с той функцией управления, к которой они относятся, затем затраты времени по ним суммируются:

,  (1)

где nij – затраты рабочего времени в j-й день наблюдения по i-му виду работ, мин.

  Затем, необходимо определить удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах:

,  (2)

где Фi – удельный вес затрат рабочего времени на выполнение каждой отдельной функции управления

N – общее время наблюдений, мин.

  После составления сводки одноименных затрат, необходимо составить фактический баланс рабочего времени и представить его в виде таблицы (таблица 5).

Таблица 5. Группировка по функциям и расчет структуры затрат

рабочего времени

Функции управления	Шифр	Время
в минутах	в % к итогу
Общее руководство	04, 05
Оперативное управление	02, 03, 07
Технологическое и техническое обслуживание производства
Технико-экономическое планирование и анализ
Организация труда и заработной платы
Организация материально-технического снабжения и сбыта продукции
Комплектование и подготовка кадров
Охрана труда и техника безопасности
Общее делопроизводство	08
Организация бытового и хозяйственного обслуживания
Юридическое обслуживание
Прочие затраты рабочего времени	01, 06
В том числе потери
ИТОГО

  Далее устанавливается соответствие фактически сложившейся структуры затрат нормативной для данной категории работника.

  По сфере применения нормативы затрат рабочего времени подразделяются на межотраслевые, отраслевые и местные.

  Межотраслевые нормы предназначаются для нормирования труда на работах, выполняемых на предприятиях двух и более отраслей экономики.

  Отраслевые нормы предназначаются для нормирования труда на работах, выполняемых на предприятиях одной отрасли экономики.

  Местные нормы труда разрабатываются на предприятиях в тех случаях, когда отсутствуют межотраслевые и отраслевые нормативные материалы, а также при создании более прогрессивных организационно-технических условий или их несоответствии по сравнению с учтенными при разработке действующих отраслевых нормативных материалов.

  Однако одной из характерных особенностей нынешней экономики страны является существенная неравномерность развития предприятий, что обуславливает значительное снижение применимости (соответствия) утвержденных норм.

  В данной связи в качестве нормативной структуры затрат рабочего времени можно использовать фактически сложившуюся структуру на передовых либо типичных предприятиях отрасли.

  В приложении 2 приведены рекомендованные соотношения затрат рабочего времени по функциям управления для работников аппарата управления сельскохозяйственных организаций. Приведенная структура рассчитана исходя из эмпирических данных, полученных в ходе наблюдений в РУП «Учхоз БГСХА».

  В ходе сопоставления фактического баланса с нормативным устанавливается как излишне потраченное время, так и недостаточная его продолжительность по каждой функции управления. При этом расхождение фактических и нормативных затрат времени будет положительным, если фактические затраты времени больше нормативных, и отрицательным, если фактические затраты меньше нормативных.

Таблица 6. Сопоставление фактического и нормативного баланса

рабочего времени

Функции управления	Фактическая структура рабочего времени, %	Нормативная структура рабочего времени, %	Отклонение фактической структуры от нормативной
Излишек	Недостаток
Общее руководство
Оперативное управление
…
Прочие затраты рабочего времени
ИТОГО

На основе сопоставления данных фактического и нормального баланса рабочего времени рассчитывается ряд показателей,  отражающих как положительные стороны, так и существенные недостатки уровня организации труда.

Коэффициент экстенсивности использования рабочего времени:

,  (3)

где П – потери рабочего времени в %,

Ф – фактический фонд рабочего времени, %.

  Данный коэффициент характеризует использование длительности трудового дня. Значение коэффициента экстенсивности использования рабочего времени должно стремиться к 1, однако на практике устранить все потери рабочего времени невозможно, поэтому приемлемым значением 0,89.