Менеджмент анализ использования рабочего времени (стр. 5 )

  Коэффициент подготовительно-заключительной работы:

.  (9)

  Коэффициент основного (или оперативного) времени:

.  (10)

  Для анализа использования рабочего времени по характеру деятельности работников также рассчитываются соответствующие коэффициенты.

  Коэффициент творческой работы:

  .  (11)

  Коэффициент организационно-административной работы:

.  (12)

  Коэффициент формально-логической работы:

.  (13)

  Коэффициент исполнительской работы:

.  (14)

  Общий показатель рациональности использования рабочего времени рассчитывается по формуле 2 отдельно по виду, по содержанию и по характеру труда. Общий коэффициент использования рабочего времени, согласно данной методике, находится как произведение трех коэффициентов рациональности.

  В целях проведения детального изучения труда и анализа структуры затрат рабочего времени в течение каждого дня исследуемого периода необходимо дать оценку каждой выполненной работы по следующим критериям:

  1. необходимость выполнения работы;

  2. оправданность затраты времени на ее выполнение;

  3. целесообразность выполнения работы;

  4. сознательность определения временного интервала для ее выполнения.

  По данным критериям следует проанализировать каждую из работ соответствующего дня периода наблюдения. В процессе анализа определяется, соответствует ли данная работа критерию или нет, в зависимости от этого формулируется ответ «да» или «нет».

  По каждому их критериев определяется продолжительность работ, по которым получен ответ «нет», и общая продолжительность работ соответствующего дня.

  Проводятся расчеты по следующим соотношениям:

,  (15)

где ∑jPjkk – суммарная продолжительность совокупности работ k-го дня наблюдений, по которым получен ответ «нет» при анализе по j-му критерию (j=1ё4), мин.;

∑PBk – суммарная продолжительность работ j-го дня периода наблюдений, мин.

  Если в результате анализа окажется, что более чем на 10% деятельность являлась необязательной, то можно сделать вывод о том, что специалисту следует обратить внимание на установление приоритетов в своей повседневной работе.

  Если по второму критерию фактические затраты времени составляют в структуре затрат более, чем 10%, то можно сделать вывод о том, что затраты на выполнение такой работы не оправданы и следует обратить особое внимание на вопросы организации труда (технические приемы, самодисциплина и т. п.).

  Если более чем в 10% случаев исполнение работ было нецелесообразным, то внимание специалиста должно быть обращено на проблему планирования затрат времени в течение рабочего дня.

  Если более чем в 10% случаев момент исполнения работы был определен случайно, то специалист испытывает трудности с составлением планов дня.

  При окончательной оценке важно подразделить работы по их значению:

- необходимые работы, продолжительность которых сократить невозможно,

- необходимые работы, продолжительность которых можно сократить путем проведения определенных мероприятий;

- работы, которые могут выполнить другие, менее квалифицированные работники;

- излишние работы, которые следует исключить (таблица 9).

Таблица 9. Направления сокращения затрат рабочего времени

Наименование работ (перечень элементов затрат)	Индекс (шифр затрат)	Продолжитель­ность работ, всего	В том числе
Сократить нельзя	Можно сократить или исключить
мин.	% к итогу	мин.	% к про­должительности данной работы	мин.	% к про­должи­тельности данной работы

  Обычно работники, за которыми проводилось наблюдение, проявляют наибольшую активность в использовании результатов наблюдения. Этот материал служит у многих из них основанием для объективной оценки содержания и организации собственной деятельности, заставляет их задуматься над возможностями ее совершенствования. Поэтому уже при анализе полученных данных следует привлекать наблюдаемых к разработке и внедрению мероприятий по НОТ в управлении.

  Причинами, мешающими эффективной организации работы руководителя могут служить как факторы внешней среды, так и факторы внутренней среды организации, и психологические факторы личности самого руководителя.

  К наиболее значительным факторам внешней среды можно отнести проблемы с транспортом, из-за которых возникают большие затраты на служебные разъезды.

  Из внутренних факторов организации можно выделить следующие:

- получение срочных заданий (указаний, распоряжений) от вышестоящего руководства (вызов на срочные совещания, задания и т. п.), что приводит к спонтанному изменению планов;

- избыточная отчетность, отнимающая много времени на заполнение необходимых форм и материалов;

- нерациональное техническое оснащение рабочих мест, что приводит к необходимости перехода в те отделы, где есть в наличии необходимая оргтехника;

- большое количество служебных разговоров по телефону, прерывающих процесс работы.

  Со стороны личностных и психологических характеристик руководителя могут проявляться следующие негативные моменты, влияющие на использование рабочего времени:

- медлительность в действиях;

- отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;

- повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;

- распыление интересов и отсутствие концентрации, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них до конца и другие факторы.

  На основании выявленных причин, мешающих рациональному использованию рабочего времени, выявляются факторы помех и возможные мероприятия по их устранению (приложение 3).

  На основании анализа факторов помех составляется план организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени (примерный план разработан в приложении 4).

4. ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ

  После ознакомления с основными методами изучения затрат рабочего времени по описанным выше методикам необходимо:

- составить и проанализировать структуру затрат рабочего времени работников аппарата управления;

- рассчитать коэффициенты использования рабочего времени;

- разработать план по оптимизации использования рабочего времени.

Таблица 10. Перечень элементов затрат рабочего времени работников

аппарата управления

Элементы затрат рабочего времени	Шифр	Продолжительность, мин.
Руководитель	Главный агроном	Главный зоотехник	Главный экономист	Главный бухгалтер
1	2	3	4	5	6	7
Участие в работе производственных совещаний, организация их проведения
Поиск рабочих для срочных работ
Контроль соблюдения технологии
Юридическая консультация работников
Заполнение учетных документов
Составление заявок на снабжение
Подбор кадров
Решение жилищных вопросов
Контроль выполнения должностных обязанностей подчиненными
Участие в диспетчерских совещаниях
Посещение рабочих мест, дача указаний
Контроль технического состояния машин
Утверждение норм выработки
Инструктажи по технике безопасности
Учет выполненных работ
Подготовка приказов, распоряжений
Контроль определения качества продукции на пунктах сдачи
Решение вопросов о перестановке кадров
Ввод данных в ЭВМ
Организация благоустройства территории предприятия
Составление технологических планов
Прием планов от подразделений и служб
Поиски баз сбыта продукции
Систематизация документов
Продолжение таблицы 10
1	2	3	4	5	6	7
Общественная работа
Учет материальных ценностей
Анализ производительности труда
Изучение специальной литературы
Анализ финансовых результатов
Определение расчетных цен
Изучение передового опыта
Разработка технологии
Оформление банковских документов
Составление кормовых рационов
Начисление заработной платы
Составление плана севооборота
Анализ расхода кормов
Организация текущих ремонтов техники
Определение плодородия земли
Сопровождение по объекту вышестоящих по должности лиц
Выезды на совещания
Подготовка докладов на совещания
Подведение итогов за истекший день
Сбор данных о ходе текущих работ
Переезды
Ожидание и поиск транспортных средств, телефонных звонков
Перерывы
Приведение в порядок рабочего места

  На основе полученных заданий распределить приводимый перечень работ и время на их выполнение по функциям управления, а также по виду, содержанию и характеру управленческого труда. Полученные данные внести во вспомогательные таблицы (аналогично таблице 5 и таблице 8).