Менеджмент анализ использования рабочего времени (стр. 7 )

3. Текущее обсуждение вопросов по основной работе.

4. Согласование и подписание служебных документов.

5. Административные вопросы, связанные с приемом и увольнением работников.

6. Прием посетителей.

7. Контроль за ходом работы.

8. Текущий инструктаж работников.

9. Получение заданий от руководства.

10. Прочие вопросы, связанные с организационной деятельностью.

Творческая работа

1. Подготовка проектов постановлений, приказов, инструкций и других директивных документов, а также докладов, обзоров и справок.

2. Рассмотрение предложений, планов, научных отчетов, подготовка по ним заключений, отзывов, замечаний.

3. Составление различных планов, отчетов, графиков, перечней, заявок и т д.

4. Подготовка текста для ответа по письмам.

5. Изучение и обобщение материалов передового опыта.

6. Анализ выполнения планов.

7. Инженерно-экономические расчеты.

Техническая работа

1. Подборка имеющихся материалов для подготовки докладов, справок и писем.

2. Поиск различных документов.

3. Вычислительные и счетные работы.

4. Выдача справок по документам.

5. Заказ телефонных переговоров.

6. Прием и передача телефонограмм.

7. Подшивка документов.

8. Регистрация корреспонденции.

Приложение 4

Рекомендуемые соотношения затрат рабочего времени по видам

управленческого труда

Виды управленческого труда	Категории служащих
Руководители	Специалисты	Технические исполнители
Рабочее время	100	100	100
Время работы	89	89	89
Время основной работы	84	84	80
Исполнительская работа	0	17	64
Творческая работа	26	50	8
Организационно-административная работа	58	17	8
Время вспомогательной работы	5	5	9
Время выполнения несвойственных функций	-	-	-
Перекрываемая работа1	5	5	5
Время перерывов	11	11	11
Время регламентированных перерывов	11	11	11
Время нерегламентированных перерывов	-	-	-
Непроизводительная работа	-	-	-
Перерывы по организационно-техническим причинам	-	-	-

Приложение 5

Факторы помех рационального использования рабочего времени

Виды помех, занятий	Возможные причины потерь времени	Меры по устранению
Нерациональное планирование	ориентация на действия, а не на достижение цели, что ведет к возникновению авралов	выполнение работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности)
отсутствие приоритетов выполнения работ в течение дня	ведение предварительного планирования рабочего дня
отсутствие каждодневного планирования рабочего дня и сбивание графика работы	ведение дневника рабочего времени
игнорирование нормативов режимов труда и отдыха	изучение и использование норма­тивов режимов труда и отдыха, установленных в организации
Непроизводительная работа	нереалистичная оценка времени, отводимого на выполнение отдельных работ	реалистичное планирование затрат рабочего времени
ориентация на проблему	ориентация на имеющиеся возможности
сбои в работе из-за несогласованности в планах работ с партнерами и коллегами (подчиненными)	делегирование полномочий
неполадки в работе имеющейся оргтехники, замедляющие процесс работы	проведение анализа потребностей в оборудовании для организации рабочих мест
недостаточное количество необходимой оргтехники на данном рабочем месте, что приводит к необходимости служебных перемещений вследствие нехватки оргтехники	закупка дополнительных единиц оргтехники
Текущие дела	отсутствие планирования	ставить цели и стремится к их достижению
перенесение важных дел на более поздний срок	расстановка приоритетов работ
отсутствие самодисциплины прерывание работы телефонными звонками	самодисциплина
стремление пообщаться с коллегами из-за отзывчивости или несоблюдения субординации между руководителем и подчиненными	формализация отношений с коллегами и подчиненными (соблюдение субординации)
Транспортные затраты времени	неверный расчет затрат времени на служебные разъезды сбои в работе общественного транспорта	использование служебного транспорта

Приложение 6

План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени

Раздел плана ме­роприятий	Мероприятия по улучшению использования рабочего времени	Меры по улучшению нужны	Вид кон­троля
Немедленно	В течение года
Планиро­вание рабочего времени	1. Составление плана в письменной форме 2. Последовательное планирование рабочего дня 3. Использование метода «Альпы» 4. Использование днев­ника рабочего времени 5. Согласование долго­срочных целей с вышестоящим руководством и подчиненными 6. Улучшение тех­нического оснащения ра­бочих мест 7. Улучшение взаимодействия с подчиненными (заместителями)	1. Овладение знаниями и навыкам составления дневного плана. 2. Доведение до сотрудников сведений о нормативах труда и отдыха в организации 3. Замена устаревшей техники или ремонт имеющейся	1. Овладение знаниями и навыкам составления долгосрочных планов 2. Овладение различными ме­тодиками пла­нирования 3. Проведение исследований по анализу утомляемости сотруд­ников для уточнения нормативов труда и отдыха в организации 4. Проведение анализ потребности сотрудников в оргтехнике 5. В соответствии с результатом ана­лиза осуществление закупки и ремонта необходимой оргтехники	Промежу­точный (в конце каждого рабочего дня) Итоговый (после вы­полнения задания)
Факторы помех	1. Бумажная работа 2. Телефон 3. вызовы на срочные совещания к вышестоящему руководству 4. Помехи в работе общественного транспорта 5. Личные разговоры с сотрудниками 6. Личные разговоры по телефону 7. Нерегламентированные перерывы на чай, кофе и т. п.	1. Проведение структуризации не­обходимой работы. 2. Отказ от незапланирован­ной работы. 3. Организация делегирования части работ 4. Организация временного служебного транспорта 5. Улучшение самодисциплины	1. Улучшение (автоматизация) системы до­кументооборота 2. Организация постоянного служебного транспорта	Промежу­точный (в конце ка­ждого рабо­чего дня) Итоговый (после вы­полнения задания)

1 К перекрываемому времени относится именно время одновременного решения разных задач, поэтому доля перекрываемого времени, как правило, не занимает значительного удельного веса. Однако изучение затрат рабочего времени сотрудников, демонстрирующих лучшие результаты трудовой деятельности, чаще всего содержит большой объем перекрываемого времени, что является оптимальным способом организации труда.