Подбор персонала на производстве (стр. 12 )

В условиях современной  экономики повышаются требования к качеству документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления, к его соответствию современным требованиям местного самоуправления в России. Именно для этой цели разрабатываются законодательные, нормативные и нормативно – методические документы общегосударственного действия. Законодательные акты Российской Федерации обладают высшей правовой силой. На их основании создаются нормативные – правовые акты и методические документы органов законодательной и исполнительной власти субъектов РФ (Оренбургской области), регламентирующие в свою очередь вопросы документационного обеспечения на муниципальном уровне, в том числе и в Нижнеозернинском сельсовете.

Основными законодательными актами, на которые опирается Администрация при оформлении документов по всем видам сделок, подготовке договоров, контрактов являются следующие федеральные законы:

1) Федеральный закон РФ № 000 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» от 01.01.2001;

2) Федеральный закон РФ № 24 – ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» от 01.01.2001. Данный закон закрепляет обязательность документирования информации, устанавливает ряд терминов, регулирует ряд отношений, возникающих при создании и использовании информационных технологий;

3) Гражданский кодекс РФ.

Кроме того, на сегодняшний день действуют и общегосударственные нормативно – методические документы по организации делопроизводства внутри организации, на основании которых осуществляется документационное обеспечение в Администрации. К таким документам относятся:

1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, на предприятиях, в общественных организациях. Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти содержит в себе общий порядок подготовки и оформления документов, а также отдельных видов документов. Типовая инструкция определяет технологию работы с документами, которая включает в себя регистрацию документов, построение поисковых систем для справочной работы, организацию контроля исполнения документов, работу с номенклатурой дел, порядок формирования дел, хранение дел и другие процессы работы с документами. Типовая инструкция в своем составе имеет и формы некоторых видов документов.

3. ГОСТ Р 6.30 – 2003. УСД. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30 – 2003 содержит требования к оформлению организационно – распорядительной документации (протоколы, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, письма и др.), используемой в деятельности органов местного самоуправления, в нашем случае и в Администрации Нижнеозернинского сельсовета.

Действующие сегодня нормативно – правовые документы и методические разработки регламентируют лишь небольшую часть вопросов документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления, в частности Администрации Нижнеозернинского сельсовета.

При подготовке и оформлении документов в деятельности Администрации соблюдается ряд требований и правил, обеспечивающих их юридическую силу, целесообразность и обоснованность, оперативное исполнение и использование. Служебные документы пишутся на бланках учреждения. В случае отсутствия бланков документ оформляется с помощью углового штампа с наименованием организации, который проставляется в левом верхнем углу с указанием даты и номера. Каждый вид документа имеет строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения, соответствующий требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Все реквизиты оформляются в соответствии с вышеуказанным документом.

Каждый документ, созданный в Администрации, должен быть согласован с заинтересованными лицами и организациями. Оформляется согласование либо визированием проекта документа, либо грифом согласования. Виза включает в себя личную подпись визирующего (например, главы Администрации), расшифровку его подписи и дату согласования. При необходимости указывается должность визирующего.

Проекты постановлений и распоряжений Администрации согласовываются исполнителями, руководителями отделов, юристом, заместителем главы администрации, курирующими соответствующие вопросы.

Документы подписываются должностными лицами Администрации в соответствии с распределением обязанностей. Решения о принятии нормативно – правого акта подписываются председателем Совета депутатов, а сам нормативно – правовой акт (положения, правила, порядок, решения и др.) подписывает глава Администрации. Постановления, распоряжения Администрации подписываются главой администрации, при его отсутствии – заместителем главы администрации, назначенным главой распоряжением.

В отделах Администрации документы подписываются руководителем, а при его отсутствии – заместителем руководителя. Подписанные постановления, распоряжения регистрируются в журнале. Для каждого вида документа ведется отдельный журнал. Порядковый номер при этом устанавливается в пределах календарного года.

Распоряжения Администрации издаются по вопросам, требующим оперативного разрешения. Распоряжения по основной деятельности, по личному составу, командировкам и отпускам формируются в самостоятельные дела. Некоторые документы приобретают юридическую силу только после утверждения. Они утверждаются должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах. На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать.

К проекту решения, постановления или распоряжения исполнитель прилагает список лиц и организаций, которым должен быть разослан подписанный документ, а также указать свою фамилию и номер служебного телефона.

Завершенные дела находятся в делопроизводстве в течение последующего года, после чего дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в ведомственный архив Администрации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаются в ведомственный архив по усмотрению главы Администрации. [4]

Особенностью документооборота Администрации является то, что в организации слабо развита система электронного документооборота. А его наличие и достаточное развитие решило бы проблему поиска необходимых документов, устранило избыточное многообразие модифицированных утвержденных входных и выходных документов, решило задачу введения стандартов обмена информацией.[5]

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате работы над дипломным проектом по предприятию  Администрация МО Нижнеозернинский сельсовет Илекского района Оренбургской области были выполнены следующие задачи: закрепление теоретических знаний по основам экономики предприятий, менеджменту управления персоналом, приобретение опыта работы в трудовом коллективе, ознакомление со структурой предприятия, анализ экономических показателей и изучение роли руководителя в управлении организацией. В ходе написания дипломного проекта был приобретен опыт сбора и обработки практического материала, проведения анкетирования, SWOT-анализа, расчета экономических показателей.

В результате написания дипломного проекта и изучения экономической стороны функционирования организации, а также изучения роли руководителя, исследовании подбора, отбора и адаптации персонала Администрации МО Нижнеозернинский сельсовет Илекского района Оренбургской области можно сделать следующие выводы:

1) Администрация МО Нижнеозернинский сельсовет Илекского района Оренбургской области осуществляет исполнительно-распорядительные функции на территории сельского поселения. Администрацию возглавляет глава администрации. Структура организации является линейной и сочетает в себе линейное и программно-целевое управление.

2) Администрация имеет собственный бюджет для обеспечения задач и функций, отнесенных к предметам ведения местного самоуправления. Доходы направляются на осуществление полномочий органов местного самоуправления по решению вопросов местного значения. Расходы бюджета осуществляются в формах, предусмотренных Бюджетным кодексом Российской Федерации. Администрация ведет реестр расходных обязательств в соответствии с требованиями Бюджетного кодекса Российской Федерации в порядке, установленном Советом депутатов.

3) Должности сотрудников Администрации подразделяются по специализациям, каждый сотрудник отвечает за свою область работы. Руководитель-глава администрации обладает авторитетом в коллективе. Используется демократический стиль управления. Степень обновления персонала – низкая.

4) Внутренняя документация, договора, контракты составляются юристом в соответствии с действующим законодательством.

Вместе с тем в результате написания дипломного проекта в Администрации МО Нижнеозернинский сельсовет Илекского района Оренбургской области были выявлены следующие недостатки, которые касаются организации системы управления и функционирования Администрации:

1) Перегрузка заместителя главы, которому удается функционировать удовлетворительно только ценою чрезмерной изнурительной нагрузки;

2) Разногласия по организационным вопросам. Существующая организационная структура создает препятствия для эффективной работы, затрудняет достижение целей некоторых отделов, недостаточно четко отражает значение некоторых функциональных ролей, допускает несправедливое распределение власти, полномочий, дублирование функций;

3) Низкая мотивация персонала на решение общих задач, стоящих перед Администрацией, их постоянная загруженность, выполнение сверхурочной работы;