Расходы на командировки для целей налогообложения прибыли (стр. 2 )

- об иных расходах, связанных с командировкой.

Кроме того, налогоплательщику необходимо документально подтвердить фактический срок пребывания работника в служебной командировке. На это указано в Письме Минфина России от 01.01.2001 N 03-03-06/2/52238, в котором содержится, в частности, следующий вывод. Расходы на командировки учитываются на основании утвержденного в установленном порядке авансового отчета и иных документов, которые свидетельствуют о фактически осуществленных затратах, подтверждают фактический срок пребывания работника в служебной командировке и оформлены в соответствии с критериями ст. 252 НК РФ.

Отметим, что порядок определения фактического срока пребывания работника в командировке установлен п. 7 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 N 749).

По его правилам такой срок определяется:

- по проездным документам;

- если проездные документы отсутствуют - по документам о найме жилого помещения в месте командирования;

- при отсутствии вышеуказанных документов - по документам, содержащим подтверждение принимающей стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника.

Если работник по объективным причинам задержался в командировке, для учета расходов, связанных с такой задержкой, также необходимы оправдательные документы. К ним, например, относятся справки из аэропорта о причинах задержки вылета самолета из-за плохих метеорологических условий или от железной дороги и т. д. (Письмо Минфина России от 01.01.2001 N 03-03-04/2/244).

Документальное подтверждение командировочных расходов до 8 января 2015 г. для целей налогообложения прибыли

По вопросу документального подтверждения командировочных расходов в период до 8 января 2015 г. свою точку зрения выражали контролирующие органы. Так, в Письмах Минфина России от 01.01.2001 N 03-03-06/1/764, от 01.01.2001 N 03-03-05/169, ФНС России от 01.01.2001 N МН-22-3/890, УФНС России по г. Москве от 01.01.2001 N 16-15/113462@ приведен перечень документов, оформление которых обязательно для подтверждения расходов на командировки. По мнению контролирующих органов, к таким документам относятся:

- утвержденный руководителем организации авансовый отчет командированного сотрудника;

- командировочное удостоверение по форме N Т-10, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.01.2001 N 1 (в силу п. п. 7, 15 Положения о командировках обязательно оформляется при любых командировках по территории РФ и в некоторые страны СНГ).

Примечание

Об особенностях применения унифицированных форм первичных учетных документов с 01.01.2013 см. комментарий;

- первичные документы о расходах, которые были понесены сотрудником во время командировки (по найму жилого помещения, по проезду и пр.).

При этом в Письмах Минфина России от 01.01.2001 N 03-03-05/169, ФНС России от 01.01.2001 N МН-22-3/890 и УФНС России по г. Москве от 01.01.2001 N 16-15/113462@ чиновники поясняли, что оформлять служебные задания (форма N Т-10а, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.01.2001 N 1) и приказы о направлении работников в командировки (формы N N Т-9 и Т-9а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 01.01.2001 N 1) в целях п. 1 ст. 252 НК РФ организация не обязана.

Однако отметим, что требование оформлять служебное задание и отчет о его выполнении было предусмотрено п. 6, абз. 3 п. 26 Положения о командировках. Поэтому их отсутствие могло вызвать претензии налоговых органов при проверке. В связи с этим было целесообразно оформлять эти документы. Это подтверждали и Письма УФНС России по г. Москве от 01.01.2001 N 16-15/125486, от 01.01.2001 N 16-15/082607.2, от 01.01.2001 N 16-15/062978@, от 01.01.2001 N 16-15/057712. В них налоговики также указывали на обязательность оформления приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (формы N N Т-9 и Т-9а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 01.01.2001 N 1).

Отметим, что на практике возникали ситуации, когда командировочное удостоверение не могло быть заполнено по объективным причинам. Например, при проведении переговоров с физическими лицами невозможно было выполнить требование Положения о командировках о проставлении отметки о прибытии в место командировки и выбытии из него.

В таком случае факт нахождения в месте командировки в установленное время мог быть подтвержден иными документами. Перечень возможных документов привел Минфин России (Письмо от 01.01.2001 N 03-03-06/3/7). Точку зрения финансового ведомства поддержал Минтруд России (Письмо от 01.01.2001 N 14-2-291 (п. 4)). К этим документам были отнесены:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

- проездные документы, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;

- счет гостиницы, подтверждающий период проживания в месте командирования.

В то же время при командировке за границу командировочное удостоверение не требовалось (п. 15 Положения о командировках). Это было вызвано тем, что отметки о пересечении государственной границы ставились в загранпаспорте, ксерокопии страниц которого работник прикладывал к авансовому отчету о командировочных расходах (см. также Письмо Минфина России от 01.01.2001 N 03-03-06/2/47 (п. 2)). Исключением являлись страны СНГ, с которыми у РФ заключены межправительственные соглашения, на основании чего в документах для въезда и выезда пограничные органы не делают отметок о пересечении государственной границы (п. 15 Положения о командировках). В таком случае оформлялось командировочное удостоверение как при командировании в пределах территории РФ (п. 19 Положения о командировках).

Для документального оформления командировки можно было использовать унифицированные формы первичных документов.

См. образец оформления командировочного удостоверения (форма N Т-10).

См. образец оформления служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении (форма N Т-10а).

Можно ли учесть для целей налогообложения прибыли расходы на командировку, если ее цели не достигнуты?

Применительно к вопросу об экономической оправданности командировочных расходов важно затронуть вот какой аспект.

К сожалению, не всегда все из поставленных перед командированным работником задач бывают выполнены (цели достигнуты). Например, направленный в командировку руководитель отдела сбыта провел переговоры с потенциальным покупателем, но от заключения договора поставки тот тем не менее отказался.

В этой ситуации у организации может возникнуть закономерный вопрос: а вправе ли она признать в целях налогообложения затраты, понесенные в связи с такой командировкой? На наш взгляд - да, вправе. Ведь служебная командировка по своей сути связана с хозяйственной деятельностью организации. А каких-либо ограничений (например, обязательное наличие оправдательных документов, подтверждающих положительный результат командировки) в части учета рассматриваемых затрат в зависимости от итога командировки Налоговый кодекс РФ не устанавливает.

Аналогичная позиция высказана и УФНС России по г. Москве в Письме от 01.01.2001 N 16-15/082607.2.

Арбитражные суды также указывают, что командировочные расходы можно учесть и в том случае, если у организации отсутствуют документы, подтверждающие положительный результат командировки (например, подписанные протоколы о намерениях, предварительные договоры), и (или) цель командировки не была достигнута.

СОСТАВ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ ДЛЯ ЦЕЛЕЙ НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ ПРИБЫЛИ

В пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ приведен список затрат, которые организация может признать в качестве командировочных расходов:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения, включая расходы на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- суточные или полевое довольствие;

- оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Этот перечень не является исчерпывающим. Поэтому организация может отнести к командировочным и другие, не поименованные в нем, расходы, которые обусловлены командировкой.

Например, арбитражные суды признавали правомерным включение налогоплательщиком в состав командировочных расходов таких затрат, как:

- стоимость бронирования гостиничного номера, плата за заказ и возврат билетов (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 01.01.2001 N А21-6746/2008, ФАС Волго-Вятского округа от 01.01.2001 N А28-10790/2005-233/15). С правомерностью учета расходов на бронирование номера согласен и Минфин России (Письма от 01.01.2001 N 03-03-06/1/672, от 01.01.2001 N 03-03-06/1/131);

- плата за аренду автомобиля для руководителя во время нахождения в командировке (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.01.2001 N Ф04-9850/2005(19018-А27-15)).

Что касается расходов на оплату услуг VIP-зала (зала официальных лиц и делегаций) аэропорта, то Минфин России считает возможным учесть их в составе командировочных (Письма от 01.01.2001 N 03-03-06/1/37238 (п. 2), от 01.01.2001 N 03-04-06/33238 (п. 2), от 01.01.2001 N 03-03-06/1/365).

А у судов на этот счет единого мнения нет. Так, одни из них солидарны с финансовым ведомством и указывают, что такие затраты включаются в командировочные расходы (Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 01.01.2001 N А33-17775/06-Ф02-3365/07, ФАС Поволжского округа от 01.01.2001 N А55-10934/04-1, ФАС Уральского округа от 01.01.2001 N Ф09-3490/06-С7).

В некоторых спорах судьи полагают, что данные затраты учитываются как другие расходы, связанные с производством и реализацией (Постановления ФАС Московского округа от 01.01.2001 N КА-А40/4428-09, от 01.01.2001 N КА-А40/2383-09, ФАС Западно-Сибирского округа от 01.01.2001 N Ф04-7102/2006(27676-А67-40)).

В то же время есть отдельные судебные решения, согласно которым такие расходы учесть нельзя (Постановления ФАС Поволжского округа от 01.01.2001 N А12-18805/06, от 19 - 24.05.2005 N А65-14696/04-СА2).