Расходы на командировки для целей налогообложения прибыли (стр. 7 )

Возмещенные сотруднику затраты, произведенные им в однодневной командировке, организация сможет учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при их документальном подтверждении (Письма Минфина России от 01.01.2001 N 03-03-06/30062, от 01.01.2001 N 03-03-06/1/30805, от 01.01.2001 N 03-03-06/1/18953, от 01.01.2001 N 03-03-06/1/18005).

Отметим, что, по мнению Минфина России, приказ о направлении в командировку и служебное задание не являются документальным подтверждением фактически осуществленных расходов (Письмо от 01.01.2001 N 03-03-06/30062). Однако чиновники не разъясняют, какие документы могут использоваться в качестве подтверждающих такие расходы. В связи с этим полагаем, что могут возникнуть трудности при учете возмещения дополнительных затрат сотрудника, понесенных в однодневной командировке, в составе прочих расходов.

Минфин России также не уточняет, какие именно затраты сотрудника в однодневной командировке организация сможет учесть в составе прочих расходов. Однако финансовое ведомство указывает, что к иным расходам, связанным со служебной командировкой, не относится возмещение стоимости питания работников (Письмо Минфина России от 01.01.2001 N 03-03-06/57885).

УФНС России по г. Москве, напротив, относит расходы на возмещение стоимости питания работника в однодневной командировке к иным расходам, связанным со служебной командировкой и возмещаемым работнику на основании п. 24 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 N 749. Организация вправе учесть рассматриваемые затраты в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Это следует из анализа Письма УФНС России по г. Москве от 01.01.2001 N 16-15/105572.

Что касается судебной практики, то существуют судебные решения в пользу налогоплательщиков, в которых судьи признают правомерным учет в расходах сумм "суточных", выплаченных при однодневных командировках. Однако по данному вопросу имеется и другая точка зрения.

По нашему мнению, приведенные выше положения ст. 168 ТК РФ, п. п. 11, 24 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 N 749, дают налогоплательщику право учитывать такие расходы в налоговой базе, в том числе при возмещении стоимости питания работников в однодневных командировках.

Полагаем, что в силу требований ст. 168 ТК РФ для этого следует предусмотреть основания для выплат таких компенсаций и их размеры в локальном нормативном акте и (или) коллективном договоре. Кроме того, с учетом требований п. 24 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 N 749, и п. 1 ст. 252 НК РФ в локальном нормативном акте и (или) коллективном договоре целесообразно установить порядок документального подтверждения работником понесенных им в однодневной командировке затрат.

Однако необходимо иметь в виду неоднозначность официальных разъяснений и отсутствие единообразия в судебной практике, поскольку в связи с этими обстоятельствами нельзя исключать претензии проверяющих при учете рассматриваемых сумм в составе расходов.

При направлении сотрудника в однодневную командировку на территорию иностранного государства суточные в иностранной валюте должны быть выплачены, но в ограниченном размере. Выплата производится в размере 50% от нормы, предусмотренной коллективным договором или локальным актом организации для загранкомандировок (ст. 168 ТК РФ, п. п. 11, 20 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 N 749).

СИТУАЦИЯ: Можно ли для целей налогообложения прибыли учесть в расходах суточные, выплаченные командированному работнику за дни простоя, возникшего в командировке по его вине?

На практике встречаются ситуации, когда во время командировки работник по своей вине не выполнил трудовые обязанности. То есть случился простой по вине сотрудника. Платить ли суточные за дни такого простоя? И если платить, то можно ли учесть их в прочих расходах?

В ст. 72.2 ТК РФ простой определен как временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера. При этом время простоя по вине работника не оплачивается (ст. 157 ТК РФ). Однако, как справедливо указывается в Письме Роструда от 01.01.2001 N 1024-6, суточные не являются вознаграждением за труд (заработной платой), а носят компенсационный характер. Выплата суточных не зависит от фактического выполнения работником трудовой функции. Следовательно, суточные надо выплатить за все дни нахождения работника в командировке, включая дни простоя по его вине.

При решении вопроса о возможности учета в расходах по налогу на прибыль суточных за эти дни на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, на наш взгляд, необходимо определить, являются соответствующие затраты налогоплательщика экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Полагаем, что наличие у работодателя установленной трудовым законодательством обязанности произвести выплату суточных за дни простоя в командировке по вине работника само по себе доказывает экономическую обоснованность данных затрат. Соответственно, эти расходы можно учесть при исчислении налога на прибыль, если они документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

УЧЕТ ПОЛЕВОГО ДОВОЛЬСТВИЯ

ДЛЯ ЦЕЛЕЙ НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ ПРИБЫЛИ

Помимо суточных к дополнительным расходам работника, связанным с проживанием вне места постоянного жительства, относится полевое довольствие (абз. 4 ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ).

Полевое довольствие своим сотрудникам вправе выплачивать любая организация независимо от вида деятельности. Единственным условием для указанных выплат сотрудникам является работа в полевых условиях либо работа, носящая экспедиционный характер. Порядок выплаты и размеры полевого довольствия, а также перечень работ, должностей и профессий работников, которым предоставлено право на эти выплаты, самостоятельно устанавливаются организацией в коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).

ДАТА ПРИЗНАНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

ДЛЯ ЦЕЛЕЙ НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ ПРИБЫЛИ

Если ваша организация применяет метод начисления, то расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).

При этом датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, см. также Письмо Минфина России от 01.01.2001 N 03-03-06/1/28117).

Если ваша организация применяет кассовый метод, то затраты признаются расходами после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). Каких-либо особенностей для признания командировочных расходов при применении кассового метода Налоговый кодекс РФ не устанавливает.

На наш взгляд, при применении кассового метода командировочные расходы следует признавать в том отчетном (налоговом) периоде, в котором был утвержден авансовый отчет. Причем сумма признанных расходов не должна превышать сумму выданного работнику аванса.

Если в авансовом отчете зафиксирован перерасход, то сумму превышения фактически понесенных командировочных расходов над суммой выданного аванса можно включать в состав расходов только после погашения соответствующей задолженности перед работником.

Как видим, независимо от применяемого организацией метода определения доходов и расходов для признания командировочных расходов в целях налогообложения необходим авансовый отчет.

На основании п. 26 Положения о командировках, п. 6.3 Указания Банка России от 01.01.2001 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах работник должен представить не позднее трех рабочих дней по возвращении из командировки.

Примечание

С 8 января 2015 г. Положение о командировках не содержит требований оформлять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении, как это было предусмотрено ранее. Подробнее об этом читайте в разделе "Как для целей налогообложения прибыли документально подтвердить расходы на командировки после отмены командировочных удостоверений с 2015 г." и разделе "Документальное подтверждение командировочных расходов до 8 января 2015 г. для целей налогообложения прибыли".

Форма этого первичного учетного документа разрабатывается организацией самостоятельно с учетом положений ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Однако для удобства можно использовать унифицированную форму N АО-1, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 01.01.2001 N 55.

ПРИМЕР расчета командировочных расходов

По приказу генерального директора АО "Бета", расположенного в г. Санкт-Петербурге, руководитель отдела сбыта Васильев направлен в служебную командировку. Цель командировки - заключение контрактов в Москве и Париже на поставку продукции, производимой АО "Бета", ведение деловых переговоров. Маршрут командировки: Санкт-Петербург - Москва - Париж - Москва - Санкт-Петербург.

Коллективным договором АО "Бета" установлен следующий размер суточных: на территории РФ - 700 руб.; на территории Франции - 52 евро.

Из кассы организации 31 января Васильеву выдано под отчет 30 000 руб. (в счет оплаты расходов на проезд, по найму жилого помещения и оплаты суточных на территории РФ) и 700 евро (в счет оплаты расходов по найму жилого помещения и суточных на территории Франции).

Согласно проездным билетам:

- дата выбытия из Санкт-Петербурга - 1 февраля;

- дата прибытия в Москву - 1 февраля;

- дата выбытия из Москвы - 4 февраля;

- дата прибытия в Санкт-Петербург - 10 февраля.

Согласно отметкам в загранпаспорте:

- государственная граница РФ при въезде во Францию пересечена 4 февраля;

- государственная граница Франции при въезде в Россию пересечена 9 февраля.