Расходы на командировки для целей налогообложения прибыли (стр. 4 )

В заключение отметим, что в период нахождения в командировке работники нередко пользуются городским транспортом в черте населенного пункта. Положение о командировках не предусматривает возмещения соответствующих расходов. Однако, по мнению контролирующих органов, такие затраты можно учесть в составе командировочных расходов. Для этого в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте организации нужно предусмотреть обязанность работодателя возмещать расходы работника на проезд в городском транспорте, если они обусловлены целью командировки (Письма Минфина России от 01.01.2001 N 03-03-06/4/80, ФНС России от 01.01.2001 N ЕД-4-3/11246).

МОЖНО ЛИ УЧЕСТЬ

ДЛЯ ЦЕЛЕЙ НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ ПРИБЫЛИ РАСХОДЫ НА ПРОЕЗД,

ЕСЛИ РАБОТНИК ОТПРАВЛЯЕТСЯ В КОМАНДИРОВКУ

ОТ МЕСТА ПРОЖИВАНИЯ (ПРОВЕДЕНИЯ ОТПУСКА),

А НЕ ОТ МЕСТА ПОСТОЯННОЙ РАБОТЫ?

Возможна ситуация, когда работник отправляется в командировку непосредственно из своего дома, а не от места своей работы. Также бывают случаи, когда работника отзывают из отпуска и направляют в командировку прямо из места отдыха. Можно ли учесть расходы на проезд (например, на такси от дома до аэропорта) в таких ситуациях?

В трудовом законодательстве определение служебной командировки не содержит указания на конкретные пункты отправления и прибытия (ст. 166 ТК РФ). При этом данная статья отсылает нас к Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденному Постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 N 749 (далее - Положение). Из абз. 2 п. 4 Положения следует, что в командировку работник отправляется от места своей постоянной работы и в это же место он возвращается.

Налоговое законодательство устанавливает, что к командировочным расходам организации относятся расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), но не к месту жительства (проведения отпуска). Таким образом, буквальное толкование данной нормы говорит о том, что вернуться сотрудник должен на место работы. А откуда он может выезжать, прямо не говорится.

В своих последних разъяснениях Минфин России посчитал, что организация вправе учесть затраты на проезд в командировку и обратно в случае отзыва работника из отпуска (Письмо от 01.01.2001 N 03-03-06/1/545). Аналогичные разъяснения финансовое ведомство дало и применительно к случаю, когда работник отправился в командировку из места проведения отпуска сразу после его окончания (Письмо Минфина России от 01.01.2001 N 03-03-06/1/762). Разумеется, условием для учета таких затрат является их соответствие требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. Полагаем, что данные выводы финансового ведомства применимы и в том случае, когда работник отправился в командировку от места своего жительства.

Обосновать расходы можно, например, следующими доводами. Возможна ситуация, когда от места своего жительства (проведения отпуска) работник может добраться до места командировки быстрее или с меньшими денежными затратами. То есть в таком случае налицо экономическая оправданность этих расходов. А возможно, для вас удобнее будет отправить работника в командировку в нерабочий день (например, в воскресенье вечером). В этой ситуации требовать от сотрудника, чтобы он прибыл на рабочее место для отправки в командировку, по меньшей мере, нелогично. Более того, вопрос о том, приходить сотруднику на работу или нет в дни отправления в командировку и прибытия из нее, обычно решается по договоренности с работодателем (п. 4 Положения о командировках).

Добавим также, что перечень расходов на командировки, как и прочих расходов, связанных с производством и реализацией, является открытым (абз. 6 пп. 12, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Это позволяет учитывать для целей налогообложения и иные затраты, отвечающие установленным требованиям (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Однако в УФНС России по г. Москве считают, что расходы организации на проезд работника от места жительства к месту командировки и обратно не уменьшают налогооблагаемую прибыль (Письмо УФНС России по г. Москве от 01.01.2001 N 20-15/104559@). Аналогичный вывод можно сделать и из Письма Минфина России от 01.01.2001 N 03-04-06-01/164.

Таким образом, полагаем, что при наличии подтверждающих документов и возможности доказать экономическую целесообразность организация может учесть расходы по проезду работника от места его жительства к месту командировки и обратно. Не исключено, что такой подход вызовет претензии налоговиков при проверке. Однако, по нашему мнению, в таком споре суд поддержит налогоплательщика.

УЧЕТ РАСХОДОВ НА ТАКСИ ДЛЯ ЦЕЛЕЙ НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ ПРИБЫЛИ

Особого внимания заслуживает вопрос об учете расходов на оплату услуг такси. Как показывает практика, у налогоплательщиков нередко возникают сложности, связанные с признанием таких расходов.

Чиновники высказываются в пользу налогоплательщиков и разрешают учитывать расходы на такси для сотрудников в командировке (Письма Минфина России от 01.01.2001 N 03-03-07/11901, от 01.01.2001 N 03-03-06/1/22223).

Оплату услуг такси необходимо подтвердить документом (как правило, это чек ККТ), оформленным в соответствии с Федеральным законом от 01.01.2001 N 54-ФЗ. В дальнейшем этот документ должен быть приложен к авансовому отчету командированного сотрудника.

Стоит отметить, что п. 12 Положения о командировках не содержит ограничений на проезд к месту командировки и обратно на такси.

При этом Минфин России особо отмечает, что такие расходы должны быть экономически обоснованны. Оценку же обоснованности будут проводить налоговые органы. Поэтому во избежание споров с налоговой инспекцией по данному вопросу лучше иметь в запасе некоторые аргументы. К примеру, следующие:

- работник может не успеть выполнить поставленные задачи (опоздать на встречу), поскольку его график работы является плотным, а в движении общественного транспорта возможны сбои;

- добраться на вокзал или в аэропорт иначе, чем на такси, в принципе невозможно из-за позднего отъезда (прибытия), когда общественный транспорт не ходит.

Практика показывает, что суды признают правомерным учет расходов на такси для проезда командированного работника при расчете налога на прибыль.

Во избежание возможных споров с контролирующими органами рекомендуем предусматривать оплату командированным сотрудникам стоимости проезда на такси в локальном акте (например, в положении о командировках). В этом случае в соответствии с п. 24 Положения у вас появится еще одно основание для оплаты и, соответственно, для учета произведенных расходов.

КАК УЧЕСТЬ РАСХОДЫ НА ПРОЕЗД В КОМАНДИРОВКУ НА ЛИЧНОМ АВТОМОБИЛЕ В ЦЕЛЯХ НАЛОГА НА ПРИБЫЛЬ

Другой весьма распространенный способ проезда до места командировки и обратно к месту постоянной работы - на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) работника.

В этом случае работник по возвращении из командировки должен представить работодателю в том числе служебную записку, в которой указан фактический срок командировки. К ней необходимо приложить оправдательные документы, подтверждающие использование соответствующего автомобиля для проезда к месту командирования и обратно (например, путевые листы, чеки ККТ, счета, квитанции). Такие правила закреплены в п. 7 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 N 749.

Минфин России в отношении оправдательных документов разъясняет, что это могут быть любые правильно оформленные первичные учетные документы, свидетельствующие о фактическом нахождении работника в пути (Письмо от 01.01.2001 N 03-03-06/22368). Финансовое ведомство подчеркивает, что служебная записка к оправдательным документам не относится.

По вопросу учета в расходах компенсации затрат работника, связанных с использованием личного транспорта, в официальных разъяснениях выражена следующая точка зрения. При учете возмещения расходов работника, связанных с использованием его личного транспорта для поездки в командировку, нужно руководствоваться пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. А значит, указанная компенсация признается в расходах в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 N 92. Такие выводы следуют из Письма ФНС России от 01.01.2001 N ШС-37-3/2199. Аналогичную точку зрения высказал Минфин России относительно возмещения работнику расходов на ГСМ при использовании личного транспорта в служебных целях (Письмо от 01.01.2001 N 03-03-06/70852).

Отметим, что такая позиция не является единственно возможной. Так, в расходах на проезд к месту командирования и обратно, приведенных в п. 12 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 N 749, не поименованы расходы, связанные с использованием личного транспорта работника. Вместе с тем днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы, а днем приезда - дата его прибытия (п. 4 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 N 749). Вид транспорта положениями данной нормы не ограничен.

Таким образом, расходы работника, связанные с использованием личного транспортного средства для проезда к месту командирования и обратно, являются понесенными в период и для целей командировки.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возмещать работнику расходы, произведенные им в служебной командировке с разрешения или ведома работодателя. По смыслу п. п. 7, 11, 24 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 N 749, к возмещаемым работнику расходам относятся также затраты, связанные с использованием личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно.

Перечень командировочных расходов, учитываемых для целей налога на прибыль, является открытым согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Каких-либо ограничений по объему признаваемых командировочных расходов данная норма не предусматривает. Поэтому полагаем, что организация вправе учесть расходы в виде компенсации работнику затрат, связанных с использованием личного транспорта для проезда к месту командировки и обратно, как командировочные в полном объеме при наличии соответствующих первичных учетных документов. Главное - соблюсти следующие условия (ст. 168 ТК РФ, п. п. 11, 24 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 N 749):