Расходы на командировки для целей налогообложения прибыли (стр. 5 )

- поездка на личном транспорте должна осуществляться с разрешения работодателя;

- порядок и размер возмещения работнику данных затрат должны быть предусмотрены коллективным договором или локальным нормативным актом.

В то же время, учитывая позицию ФНС России, признание в расходах суммы рассматриваемого возмещения работнику в полном объеме может привести к спорам с налоговыми органами. А значит, организация должна быть готова отстаивать свою точку зрения в суде.

УЧЕТ РАСХОДОВ НА УСЛУГИ ТРАНСПОРТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

ДЛЯ ЦЕЛЕЙ НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ ПРИБЫЛИ

Иногда организации заключают договоры с транспортными предприятиями на автотранспортное обслуживание работников в период командировки. ФАС Московского округа в Постановлении от 01.01.2001 N КА-А40/6676-10 посчитал, что затраты по таким договорам могут быть учтены в составе командировочных расходов.

ФАС Северо-Кавказского округа в Постановлении от 01.01.2001 N А32-49229/2009 также указал, что оплата аренды автомобилей для поездок командированного работника может признаваться командировочными расходами, поскольку перечень, приведенный в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, не является исчерпывающим. Однако в рассматриваемом споре налогоплательщик учел такие затраты в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Судьи признали это правомерным, а ВАС РФ их поддержал (Определение ВАС РФ от 01.01.2001 N ВАС-330/11).

А вот судьи ФАС Северо-Западного округа полагают, что такие затраты не могут включаться в состав командировочных расходов, однако учитываются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Постановление от 01.01.2001 N А05-11584/2006-31).

ПРИЗНАНИЕ В РАСХОДАХ

ДЛЯ ЦЕЛЕЙ НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ ПРИБЫЛИ СУММЫ КОМПЕНСАЦИИ

РАБОТНИКУ ЗАТРАТ, СВЯЗАННЫХ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ

В КОМАНДИРОВКЕ СЛУЖЕБНОГО ТРАНСПОРТА

В случае если работник направился в командировку на служебном транспорте, он может произвести расходы, связанные с использованием соответствующего транспортного средства (например, оплату ГСМ).

Согласно ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возмещать расходы, которые произведены с его разрешения или ведома работником в связи со служебной командировкой. По смыслу п. п. 11, 24 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 N 749, к возмещаемым работнику расходам следует отнести и затраты, связанные с использованием служебного транспорта для проезда к месту командирования и обратно.

Такие расходы возмещаются работнику на основании подтверждающих их документов, которые он должен представить вместе с авансовым отчетом по возвращении из командировки (п. п. 24, 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 N 749). Заметим, что порядок и размеры предоставляемого возмещения в общем случае определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Это следует из ч. 4 ст. 168 ТК РФ.

Минфин России разъяснил, что оправдательными документами для целей определения срока командировки, в которую работник направился на служебном транспорте, могут быть любые правильно оформленные первичные учетные документы, свидетельствующие о фактическом нахождении работника в пути (Письмо от 01.01.2001 N 03-03-06/1/24840).

К сожалению, в указанном Письме финансовое ведомство не рассмотрело порядок учета для целей налога на прибыль расходов по компенсации работнику затрат, связанных с использованием служебного транспорта для проезда к месту командирования и обратно.

В связи с этим отметим: в своих разъяснениях Роструд указал, что законодательством РФ и подзаконными нормативными правовыми актами не урегулирован порядок проезда в командировки на служебном транспорте. Поэтому такой порядок может быть установлен локальным нормативным актом, изданным в соответствии со ст. 8 ТК РФ (Письма Роструда от 01.01.2001 N 831-6-1, от 01.01.2001 N 1168-6-1). Полагаем, что такой порядок в силу положений ч. 4 ст. 168 ТК РФ может быть определен и в коллективном договоре.

Кроме того, данные расходы осуществляются работником в период и для целей командировки. Поэтому полагаем, что они могут быть отнесены к командировочным расходам, учитываемым на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, поскольку приведенный в этой норме перечень командировочных расходов является открытым. По нашему мнению, соответствующие суммы, возмещаемые работнику в силу положений ст. 168 ТК РФ при их подтверждении оправдательными документами, можно учесть для целей исчисления налога на прибыль в составе командировочных расходов (п. 1 ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Также требования к представляемым работником документам целесообразно закрепить в локальном нормативном акте и (или) в коллективном договоре.

Отметим, что такой подход является не единственно возможным. Полагаем, что рассматриваемый вид затрат может быть отнесен и к расходам на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). В этом случае для их учета при исчислении налога на прибыль затраты также должны быть подтверждены оправдательными документами (п. 1 ст. 252 НК РФ): путевыми листами, чеками ККТ и др.

Из п. 4 ст. 252 НК РФ следует, что у вас есть право выбора, как учесть соответствующие затраты: в составе командировочных расходов или расходов на содержание служебного транспорта.

Вместе с тем рекомендуем вам выяснить, какой позиции по вопросу об их учете придерживается ваша налоговая инспекция. Не исключаем, что чиновники могут квалифицировать их в качестве расходов на содержание служебного транспорта, в связи с чем возникает вопрос о том, нужно ли их нормировать.

Есть официальные разъяснения, в которых чиновники признали, что нормирование расходов на содержание служебного транспорта не установлено (Письмо Минфина России от 01.01.2001 N 03-03-06/1/2875). Однако не исключена и альтернативная позиция. Ранее финансовое ведомство неоднократно давало разъяснения, из которых следует, что при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля необходимо учитывать Методические рекомендации "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", введенные в действие Распоряжением Минтранса России от 01.01.2001 N АМ-23-р (Письма Минфина России от 01.01.2001 N 03-03-06/2/57, от 01.01.2001 N 03-03-06/1/15).

УЧЕТ РАСХОДОВ ПО НАЙМУ ЖИЛЬЯ ДЛЯ КОМАНДИРОВАННОГО СОТРУДНИКА

В ЦЕЛЯХ НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ ПРИБЫЛИ

Как правило, в период командировки командированные сотрудники проживают в гостиницах. Какими документами подтверждаются расходы по найму жилого помещения в таких случаях?

По общему правилу организации и индивидуальные предприниматели в силу Федерального закона от 01.01.2001 N 54-ФЗ при осуществлении расчетов обязаны использовать контрольно-кассовую технику.

Таким образом, расходы на проживание в гостинице можно подтвердить кассовым чеком или иным документом, выданным в соответствии с требованиями Федерального закона от 01.01.2001 N 54-ФЗ.

Отметим, что на практике возможна ситуация, когда сотрудник после возвращения из командировки не представил счет и чек из гостиницы. По мнению УФНС России по г. Москве (Письмо от 01.01.2001 N 16-15/084374), в таком случае расходы на проживание могут быть учтены для целей налога на прибыль в размере фактических затрат при наличии следующих документов:

- справки из гостиницы с детализацией предоставленных услуг и подтверждением фактической оплаты проживания;

- иных документов, устанавливающих период нахождения сотрудника в командировке в месте, где расположена гостиница.

Если в счете гостиницы отдельной строкой выделена стоимость питания (обычно завтраков), то имейте в виду, что эти затраты вы не должны включать в стоимость проживания, поскольку они возмещаются за счет суточных. Таким образом, стоимость питания учесть при расчете налога на прибыль вы не сможете. Сделанный вывод косвенно подтверждается Письмом Минфина России от 01.01.2001 N 03-03-06/2/28976, в котором финансовое ведомство указало, что, если стоимость питания выделена в билете отдельной строкой, учесть ее в расходах при расчете налога на прибыль нельзя.

Однако если стоимость завтраков включена в стоимость проживания, но отдельной строкой не выделена (например, в счете имеется следующая формулировка "оплата за пребывание в гостинице, включая завтраки..." с указанием единой суммы), то, на наш взгляд, в составе расходов на проживание можно учесть всю зафиксированную в счете сумму.

Если работник направляется в заграничную командировку, то документом, подтверждающим расходы на проживание, является, как правило, так называемый инвойс (от англ. "invoice" - счет, фактура), который выдают зарубежные отели.

Если в таком инвойсе отдельной строкой выделен НДС, выставленный в соответствии с законодательством иностранного государства, сумму этого налога, по мнению Минфина России, также можно учесть в составе расходов на командировку (Письмо от 01.01.2001 N 03-03-06/1/37).

Не забудьте при этом, что, если указанный выше счет, как и любой другой первичный учетный документ, составлен на иностранном языке, его целесообразно построчно перевести на русский язык, чтобы избежать претензий проверяющих.

Также финансовое ведомство отмечает, что расходы по найму жилого помещения могут подтверждаться кассовыми чеками и чеками, выдаваемыми при операциях с использованием банковских карт (Письмо Минфина России от 01.01.2001 N 03-03-05/23).

Может возникнуть ситуация, когда услуги за проживание в гостинице оплачивает не сам сотрудник, направленный в командировку, а иное лицо с использованием своей банковской карты. Работник же в дальнейшем возмещает этому лицу понесенные расходы. Чиновники указывают, что при таких обстоятельствах работодатель может учесть командировочные расходы при условии представления документов, подтверждающих, что затраты понесены именно сотрудником. Это может быть расписка того лица, банковской карточкой которого была оплачена гостиница, либо его письмо в адрес организации (Письмо ФНС России от 01.01.2001 N ЕД-4-3/9876).

Еще один вариант проживания командированного работника - это аренда квартиры. Он удобен в тех случаях, когда организация регулярно направляет своих сотрудников в командировку в один и тот же населенный пункт.