Расходы на командировки для целей налогообложения прибыли (стр. 6 )

В такой ситуации расходы по аренде квартиры можно подтвердить в том числе и документами, которые косвенно подтверждают факт пребывания в ней указанных работников. Такими документами могут быть, например, приказ о командировке, проездные билеты, договор аренды, действующий в период командировки, платежные документы, которые свидетельствуют об уплате арендных платежей. Аналогичный по сути вывод следует из анализа Писем Минфина России от 01.01.2001 N 03-03-07/803, УФНС России по г. Москве от 01.01.2001 N 16-15/045924@.

Отметим, что такие расходы организация вправе учитывать за период проживания в арендуемом помещении командированных работников (Письмо Минфина России от 01.01.2001 N 03-03-07/803). Плата за аренду квартиры за период, когда помещение не использовалось (квартира пустовала), согласно официальным разъяснениям, не может быть учтена в расходах по налогу на прибыль (Письма Минфина России от 01.01.2001 N 03-03-06/1/178, от 01.01.2001 N 03-03-04/1/58, УФНС России по г. Москве от 01.01.2001 N 16-15/040653@). Вместе с тем на практике встречается и противоположная позиция по данному вопросу.

Порядок и размер возмещения работникам расходов по бронированию и найму жилого помещения на территории как РФ, так и иностранных государств вам нужно закрепить в коллективном договоре или локальном нормативном акте (п. п. 14, 21 Положения о командировках).

Нередко при аренде квартиры работник помимо оплаты за проживание несет дополнительные расходы. Например, это может быть оплата коммунальных услуг (электроэнергия, газ, вода), которая производится на основании отдельных квитанций. Работодатель впоследствии возмещает сотруднику такие затраты и учитывает их в составе прочих расходов. Минфин России считает это правомерным при условии, что расходы соответствуют критериям ст. 252 НК РФ (Письмо от 01.01.2001 N 03-03-06/1/802).

УЧЕТ ДЛЯ ЦЕЛЕЙ НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ ПРИБЫЛИ

РАСХОДОВ НА ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ,

СВЯЗАННЫХ С НАПРАВЛЕНИЕМ В ЗАРУБЕЖНУЮ КОМАНДИРОВКУ

Такие расходы возникают в случае направления работников в зарубежные командировки.

При признании расходов на оформление виз организация может столкнуться с определенными трудностями, которые вызваны следующим.

Некоторые иностранные государства, так же как и Россия (п. 5 ст. 27 Федерального закона от 01.01.2001 N 114-ФЗ "О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию"), не разрешают въезд в страну без оформления полиса медицинского страхования, действительного на их территории.

В такой ситуации приобретение полиса медицинского страхования является необходимым условием для оформления и получения визы.

Так как в данном случае затраты на медицинское страхование работников связаны с производственной необходимостью и обусловлены исключительно целью командировки, то стоимость страховки можно включать в состав расходов на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Такой вид командировочных расходов прямо предусмотрен в пп. "г" п. 23 Положения о командировках. По этому поводу см. также Письмо Минфина России от 01.01.2001 N 04-06-05 и Постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.01.2001 N А56-2448/00.

При этом для подтверждения таких затрат, помимо собственно полиса медицинского страхования, организации целесообразно запастись документом от посольства соответствующей страны, из которого бы усматривалось, что медицинская страховка является обязательным условием получения визы.

Кроме того, для оформления виз организация может осуществлять сопутствующие расходы, а именно на курьерскую доставку виз, СМС-оповещение. Подобные затраты можно отнести к командировочным расходам на основании п. 24 Положения о командировках. Следовательно, при надлежащем документальном подтверждении таких расходов организация вправе учесть их в целях налогообложения прибыли наряду с консульскими сборами и оформлением и выдачей визы (Письмо ФНС России от 01.01.2001 N ЕД-4-3/19756@ (п. 2)).

Если запланированная командировка за рубеж состоялась, то возникновение еще каких-либо сложностей в связи с признанием рассматриваемых затрат маловероятно. Однако в случае отмены поездки по тем или иным причинам у организации, скорее всего, будут проблемы. Контролирующие органы приходят к единому мнению, что расходы на оформление и выдачу виз в такой ситуации не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли (Письма Минфина России от 01.01.2001 N 03-03-04/2/134, ФНС России от 01.01.2001 N ЕД-4-3/19756@ (п. 1)).

С нашей точки зрения, обозначенный вопрос не столь однозначен и при его решении надо учитывать конкретные сложившиеся обстоятельства.

Например, организация планировала направить в загранкомандировку работника Петрова. Ему была оформлена виза. Однако Петров внезапно заболел, поэтому в командировку поехал Сидоров, для чего потребовалось оформить еще одну визу. На наш взгляд, при наличии документов, подтверждающих заболевание Петрова, затраты организации на получение для него визы могут быть учтены в целях налогообложения в составе других расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Ведь сам по себе факт болезни работника не является основанием для того, чтобы поставить под сомнение обоснованность этих затрат. Конечно, в подобных ситуациях организации надо быть готовой отстаивать свою позицию в суде.

УЧЕТ СУТОЧНЫХ И ПОЛЕВОГО ДОВОЛЬСТВИЯ

ДЛЯ ЦЕЛЕЙ НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ ПРИБЫЛИ

Суточные и полевое довольствие учитываются в составе командировочных расходов без каких-либо ограничений их размера (абз. 4 пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Примечание

В целях налогообложения прибыли полевое довольствие признается командировочными расходами, несмотря на то что в ст. 168 ТК РФ оно не поименовано в составе возмещаемых расходов, связанных со служебными командировками. Однако обязанность работодателя возмещать расходы, связанные с работой в полевых условиях (полевое довольствие), установлена ст. 168.1 ТК РФ.

Основной момент, на который следует обратить внимание, - порядок документального подтверждения таких расходов.

Исходя из ст. ст. 168, 168.1 ТК РФ, Положения о командировках, а также Письма Минфина России от 01.01.2001 N 03-03-04/1/271, для учета таких расходов организации необходимо подтвердить:

- производственный характер командировки или нахождения в полевых условиях (приказ);

- продолжительность нахождения сотрудника вне места постоянного жительства (ксерокопии страниц загранпаспорта, проездные документы).

- расчет размера суточных и полевого довольствия (например, справка бухгалтера);

- факт получения работником денежных средств (расходный кассовый ордер).

Кроме того, необходимо, чтобы размер и порядок выплаты суточных и полевого довольствия были закреплены в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (ст. ст. 168, 168.1 ТК РФ, абз. 2 п. 11 Положения о командировках).

Представлять документы, подтверждающие расходование суточных (чеки, квитанции и т. п.), не нужно. Это следует из анализа Письма Минфина России от 01.01.2001 N 03-03-06/2/72711. Полагаем, что данная точка зрения справедлива и в отношении расходов на выплату полевого довольствия.

УЧЕТ СУТОЧНЫХ ДЛЯ ЦЕЛЕЙ НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ ПРИБЫЛИ

В соответствии со ст. 168 ТК РФ под суточными понимаются дополнительные расходы, которые связаны с проживанием командированного сотрудника вне места его постоянного жительства.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути (включая время вынужденной остановки), за период нетрудоспособности, наступившей в командировке (абз. 3 п. 11, п. 25 Положения о командировках).

Также в случае командирования работника за рубеж при расчете размера суточных необходимо учитывать правила п. п. 17, 18 Положения о командировках.

1. За время нахождения работника в пути суточные выплачиваются:

- при проезде по территории РФ - в размерах, предусмотренных в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации для командировок в пределах РФ;

- при проезде по территории иностранного государства - в размерах, которые закреплены организацией в коллективном договоре или локальном нормативном акте для командировок за рубеж.

2. При поездках за границу суточные за день пересечения государственной границы РФ выплачиваются в иностранной валюте как за дни нахождения за рубежом. А при следовании в Россию за день пересечения границы суточные выплачиваются как за дни нахождения на территории РФ.

3. Работнику, который направлен в командировку на территорию двух или более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте в размере, установленном для государства следования работника.

При этом день выбытия из одной страны в другую (день пересечения государственной границы) следует определять по отметке в загранпаспорте работника (абз. 2 п. 18 Положения о командировках). Ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы работнику надо приложить к авансовому отчету (см. дополнительно Письмо Минфина России от 01.01.2001 N 03-03-06/2/47).

А как быть, когда работник направлен в командировку в страны СНГ, при пересечении границы с которыми в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о въезде (выезде)? В этой ситуации даты пересечения границы РФ определяются по проездным документам (билетам) (п. 19 Положения о командировках).

За каждый день нахождения работника в командировке организация может включить в состав расходов, принимаемых в уменьшение прибыли, суточные в размере, установленном в порядке, предусмотренном ст. 168 ТК РФ (абз. 2 п. 11 Положения о командировках).

Когда "суточные" при однодневной командировке можно учесть в расходах по налогу на прибыль

При направлении работника в однодневную командировку на территории РФ (т. е. в местность в пределах территории РФ, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства) суточные ему не выплачиваются. Это следует из п. п. 11, 20 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 N 749.

Вместе с тем работодатель должен возместить расходы, связанные в том числе с однодневной служебной командировкой, при представлении работником документов, подтверждающих эти расходы (ст. 168 ТК РФ, п. п. 11, 24 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 N 749).