Инструкция по делопроизводству (стр. 13 )

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т. п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Дальневосточного ТУ ФАНО России, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в Административно-организационном отделе Дальневосточного ТУ ФАНО России черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Приморского края (до этого он проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

6.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

6.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актами о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 21);

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2013 г. дела с 5-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2019 г.);

6.4.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется, как правило, на дела всего Дальневосточного ТУ ФАНО России. Если в акте указаны дела нескольких отделов, то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого отдела (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе);

6.4.3. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные ЭК акты утверждаются руководителем Дальневосточного ТУ ФАНО России только после утверждения ЭПК Государственного архива Приморского края описей дел постоянного хранения; после утверждения руководителем Дальневосточного ТУ ФАНО России актов о выделении дел к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел Дальневосточного ТУ ФАНО России проставляется отметка «Уничтожено. СМ. акт от … №…» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

6.5. Передача дел на архивное хранение

6.5.1. В архив Дальневосточного ТУ ФАНО России передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится по утвержденным описям дел.

6.5.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

6.5.3. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив Дальневосточного ТУ ФАНО России, как правило, не подлежат. Они хранятся в отделах и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

При подготовке дел к передаче в архив из документов удаляются металлические скрепления (булавки, скрепки).

6.5.4. Передача дел в архив Дальневосточного ТУ ФАНО России осуществляется по графику, составленному Административно-организационным отделом, согласованному с начальниками отделов, и утвержденному заместителем руководителя Дальневосточного ТУ ФАНО России, курирующим вопросы делопроизводства.

6.5.5. В период подготовки дел отделом к передаче в архив Дальневосточного ТУ ФАНО России работником Административно-организационного отдела предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Дальневосточного ТУ ФАНО России. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники, ответственные за делопроизводство, обязаны устранить.

6.5.6. Прием дел производится работником Административно-организационного отдела Дальневосточного ТУ ФАНО России в присутствии работника отдела. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника Административно-организационного отдела и лица, передавшего дела.

6.5.7. В случае ликвидации или реорганизации отдела работник отдела, ответственный за делопроизводство, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Дальневосточного ТУ ФАНО России, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

VII. Особенности работы с электронными документами

7.1. В Дальневосточном ТУ ФАНО России создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

7.2. Сканирование документов, поступающих на бумажных носителях осуществляется Административно-организационным отделом, работниками приемных и работниками отделов, ответственными за делопроизводство.

7.3. Включение электронного образа документа, поступившего на бумажном носителе в состав документооборота, осуществляется после его сканирования.

Электронные документы, создаваемые в Дальневосточном ТУ ФАНО России, включаются в состав документооборота.

7.4. В целях учета и поиска документов  используются следующие сведения о документе, включаемые в РКК документа:

по поступающей (входящей) корреспонденции:

Наименование сведений о документе	Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку
1. Дата поступления документа	Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)
2. Входящий номер документа	Номер, проставленный в отметке о поступлении  (входящем штампе)
3. Дата регистрации документа	В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
4. Регистрационный номер документа	В соответствии с номером, присвоенным документу автором
5. Адресант (корреспондент)	Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица – отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)
6. Фамилия и инициалы лица, подписавшего документ	В соответствии с реквизитом «Подпись»
7. Наименование региона	В соответствии с данными, обозначенными в документе или на основании почтового штемпеля на конверте
8. Наименование текста	Краткое содержание документа (заголовок к тексту)
9. Отметка о контроле	В соответствии с данными о постановке документа на контроль
10. Срок и дата исполнения	В соответствии с данными о постановке документа на контроль и снятии документа с контроля (отметки об исполнении)
11. Номер дела	Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа
12. Номер реестра	В соответствии с данными о номере реестра учета документов
13. Сведения о переадресации документа	На основании данных, отражаемых в поле «Исполнители» РКК документа
14. Количество листов основного документа	Количество листов основного документа
15. Отметка о наличии приложений	Количество приложений
16. Общее количество листов приложений	Общее количество листов приложений
17. Указания по исполнению документа	Поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа
18. Инициалы и фамилия исполнителя	Инициалы и фамилия исполнителя
19. Отметка о конфиденциальности	В соответствии с реквизитом «Гриф ограничения  доступа к документу» («Для служебного пользования»)

по отправляемой (исходящей) корреспонденции: