Инструкция по делопроизводству (стр. 7 )

Оформление реквизитов осуществляется в соответствии с требованиями раздела 3.2. настоящей Инструкции.

Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке.

4.9.4. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями по исполнению документов руководителя ТУ ФАНО России. Сроки подготовки инициативных писем определяются начальниками отделов.

Процедура согласования ответных писем включает в себя визирование всеми должностными лицами, поименованными в указании по исполнению документов руководителя (заместителя руководителя) Дальневосточного ТУ ФАНО России. Визирование инициативных писем осуществляется всеми заинтересованными должностными лицами.

4.9.5. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в указаниях по исполнению документов руководителя Дальневосточного ТУ ФАНО России.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

«Дальневосточное территориальное управление Федерального агентства научных организаций считает...», «Дальневосточное территориальное управление Федерального агентства научных организаций рассмотрело...».

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...».

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

В тексте письма допускается использование фраз этикетного характера: «Уважаемый  Петр  Иванович!» в начале письма над текстом. Этикетные фразы вносятся исполнителем при подготовке проекта письма.

4.9.6. Служебные письма подписываются руководителем (заместителем руководителя) Дальневосточного ТУ ФАНО России в соответствии с распределением обязанностей между руководителем и заместителем руководителя Дальневосточного ТУ ФАНО России. Право подписи служебных писем начальниками отделов  Дальневосточного ТУ ФАНО России устанавливается в положениях об отделах и в должностных регламентах начальников отделов.

       4.10. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)

4.10.1. Внутриведомственная переписка – аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, создаваемые и используемые для информационного обмена между структурными подразделениями и должностными лицами  Дальневосточного ТУ ФАНО России.

4.10.2. Записки (аналитические, докладные, служебные, объяснительные) имеют следующие реквизиты:

адресат (должностное лицо или наименование структурного подразделения);

дата документа;

регистрационный номер;

вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т. д.);

название документа (заголовок к тексту);

текст документа;

отметка о наличии приложений;

подпись;

отметка об исполнителе.

4.10.3. В тексте аналитических, докладных и служебных записок кратко излагается суть вопроса, запроса о предоставлении информации, предложения и замечания по рассматриваемым проектам нормативных правовых актов, договоров, соглашений и т. п. Текст объяснительной записки излагается в произвольной форме.

4.10.4. Внутриведомственная переписка (за исключением объяснительных записок) согласовывается с заинтересованными должностными лицами структурных подразделений.

4.10.5. Текст служебных писем и внутриведомственной переписки печатается через межстрочный интервал «минимум», значение «18 пт», шрифтом № 14, № 13.

Служебная и внутриведомственная переписка может оформляться с использованием формата А3 шрифтом № 10 - № 14.

V. Организация документооборота

       5.1. Порядок организации документооборота

5.1.1. Движение документов в Дальневосточном ТУ ФАНО России с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.

5.1.2. В документообороте Дальневосточного ТУ ФАНО России выделяются следующие документопотоки:

поступающая (входящая) корреспонденция;

отправляемая (исходящая) корреспонденция;

внутренняя (внутриведомственная) корреспонденция.

5.1.3. В состав входящей и исходящей корреспонденции включаются:

документы, поступающие из федеральных органов исполнительной власти и их территориальных органов и ответы на них;

документы из Федерального агентства научных организаций и ответы на них;

документы из подведомственных учреждений  Федерального агентства научных организаций и ответы на них;

документы из других органов государственной власти и органов местного самоуправления и ответы на них;

запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления и ответы на них;

документы из государственных и негосударственных организаций и ответы на них;

документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и ответы на них;

обращения граждан и ответы на них;

инициативные письма Дальневосточного ТУ ФАНО России.

5.1.4. В состав внутриведомственной корреспонденции включаются аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, другие официальные документы, не отправляемые за пределы Дальневосточного ТУ ФАНО России.

5.1.5. Регистрация документов  осуществляется:

поступающей (входящей) корреспонденции – в журнале «Входящая корреспонденция»;

отправляемой (исходящей) корреспонденции – в журнале «Исходящая корреспонденция;

обращений граждан – в журнале «Жалобы и обращения граждан»;

ответов на обращения граждан – в журнале «Ответы на жалобы и обращения граждан»;

внутренней (внутриведомственной) корреспонденции – в журнале «Внутриведомственная корреспонденция».

Листы журналов должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

5.1.6. Доставка и отправка документов в Дальневосточном ТУ ФАНО России осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской связи, курьером (нарочным).

               5.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

5.2.1. Вся поступающая в Дальневосточное ТУ ФАНО России корреспонденция централизовано проходит первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию в Административно-организационном отделе.

5.2.2. При приеме входящей корреспонденции, поступившей в Дальневосточное ТУ ФАНО России на бумажных носителях, проверяется:

правильность доставки корреспонденции по адресу; ошибочно поступившие (доставленные) документы возвращаются отправителю;

наличие указанных в документах приложений, а также соответствие номеров полученных документов номерам, указанным на конвертах. При отсутствии приложений на документе проставляется отметка  «Получено без приложений».

5.2.3. Конверты с документами вскрываются в Административно-организационном отделе за исключением конвертов с надписью «Лично», «Конфиденциально» (вскрываются адресатом отправления), а также конвертов в единую закупочную комиссию Дальневосточного ТУ ФАНО России с надписью «Не вскрывать» (вскрываются непосредственно на заседании комиссии).

Конверты от поступающей корреспонденции (судебные, обращения граждан и имеющие на конверте важную информацию), сохраняются и прилагаются к документам.

5.2.4. Документы, поступившие в Дальневосточное ТУ ФАНО России в течение рабочего дня, проходят первичную обработку и регистрацию в Административно-организационном отделе в день поступления документов (не позднее следующего рабочего дня). Документы, поступившие с отметками «Срочно» или «Вручить немедленно» проходят первичную обработку незамедлительно.

       5.3. Предварительное рассмотрение документов

5.3.1. Документы, адресованные руководителю Дальневосточного территориального управления Федерального агентства научных организаций, заместителю руководителя Федерального агентства научных организаций, а также без указания конкретного должностного лица или отдела, направленные разными видами связи в Дальневосточное ТУ ФАНО России, предварительно рассматриваются в Административно-организационном отделе. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководителем Дальневосточного ТУ ФАНО России, его заместителем и направляемые непосредственно начальникам  отделов.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного распределения обязанностей между руководителем и заместителем руководителя Дальневосточного ТУ ФАНО России с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения отделов.

5.3.2. Для доклада руководителю Дальневосточного ТУ ФАНО России направляются документы:

поступившие от Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства (Аппарата Правительства) Российской Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, председателей Конституционного Суда, Верховного Суда и Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, Генерального прокурора Российской Федерации, председателей Счетной палаты Российской Федерации и Банка России, руководителя Федерального агентства научных организаций, глав администраций, полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, руководителей федеральных органов исполнительной власти и их территориальных органов;

обращения граждан.

5.3.3. Для доклада  заместителю руководителя Дальневосточного ТУ ФАНО России направляются документы, поступившие из федеральных органов исполнительной власти и их территориальных органов, других организаций, отнесенные к его компетенции в соответствии с утвержденным распределением обязанностей, решение которых не требует предварительного согласования с руководителем Дальневосточного ТУ ФАНО России.