Инструкция по делопроизводству (стр. 1 )

УТВЕРЖДЕНА

приказом Дальневосточного территориального управления Федерального агентства научных организаций

от  02.09.2014  №  01 - о/д

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству

в Дальневосточном территориальном управлении 

Федерального агентства научных организаций

(Дальневосточное ТУ ФАНО России)

г. Владивосток

2014

СОДЕРЖАНИЕ
стр.
I.	Общие положения	4
II.	Основные понятия	5
III.	Создание документов в Дальневосточном ТУ ФАНО России 3.1.  Бланки документов 3.2.  Оформление реквизитов документов	7 9
IV.	Оформление отдельных видов документов в Дальневосточном ТУ ФАНО России 4.1.  Состав документов Дальневосточного ТУ ФАНО России 4.2.  Приказ 4.3.  Распоряжение 4.4.  Положение, порядок, правила, инструкция 4.5.  Протокол заседания (совещания) 4.6.  Доверенность 4.7.  Договор 4.8.  Телеграмма 4.9.  Служебная записка 4.10. Записка (аналитическая, докладная, служебная,    объяснительная)	18 19 21 22 23 26 26 27 28 29
V.	Организация документооборота 5.1.  Порядок организации документооборота 5.2.  Прием и первичная обработка поступающих документов 5.3.  Предварительное рассмотрение документов 5.4.  Регистрация поступающих документов 5.5.  Порядок рассмотрения документов руководством   Дальневосточного ТУ ФАНО России 5.6.  Организация работы с отправляемыми документами 5.7.  Регистрация отправляемых документов 5.8.  Отправка документов 5.9.  Регистрация и прохождение внутренних документов 5.10. Порядок и сроки подготовки протоколов совещаний 5.11. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции 5.12. Учет и анализ документооборота 5.13. Контроль исполнения документов	30 31 32 33 33 36 36 37 38 38 39 39 39
VI.	Документальный фонд Дальневосточного ТУ ФАНО России 6.1. Разработка и ведение номенклатуры дел 6.2. Формирование дел и их текущее хранение 6.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное    хранение 6.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками    хранения 6.5.  Передача дел на архивное хранение	40 44 48 53 54
VII.	Особенности работы с электронными документами	55
VIII.	Работа исполнителей с документами	58
IX.	Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов Приложения	59

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Дальневосточном территориальном управлении Федерального агентства научных организаций (далее – Инструкция) разработана во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» и в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 01.01.01 г. № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

Правовой основой Инструкции является Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон от 01.01.01 г. «О Государственном гербе Российской Федерации», Федеральные законы от 01.01.01 г. «Об архивном деле в Российской Федерации», от 01.01.01 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 6 апреля 2011 г. «Об электронной подписи», постановления Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 000 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти», от 01.01.01 г. № 000 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», от 01.01.01 г. № 000 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации», от 01.01.01 г. № 000 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти», от 01.01.01 г. № 000 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», от 01.01.01 г. № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов», государственные стандарты Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению документов» (признан не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 4 апреля 2003 г. № 07/3276-ЮД), приказ Федерального архивного агентства от 01.01.01 г. № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (признан не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 01.01.01 г. № 01/6756-ДК).

1.2. Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, оформлению, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности Дальневосточного территориального управления Федерального агентства научных организаций (далее Дальневосточного ТУ ФАНО России), совершенствования и повышения эффективности делопроизводства.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

1.4. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются только в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.5. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного  порядка  работы  с  документами  в  Дальневосточном ТУ ФАНО России осуществляет Административно-организационный отдел.

1.6. Ответственность за ведение делопроизводства в отделах  Дальневосточного ТУ ФАНО России возлагается на работников, ответственных за делопроизводство в этих отделах (далее - делопроизводители).

II. Основные понятия

Документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;

электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно–цифровой форме;

автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (далее – ЭП);

электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте, имеет статус документа, если оно заверено ЭП;

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;