Организация и формирование документооборота, образующегося в ходе осуществления медико-социальной экспертизы и реабилитации инвалидов (стр. 10 )

3.2.3.15. Резолюции руководителя Учреждения, заместителей руководителя, могут содержать указание исполнителю о сокращении срока подготовки ответа заявителю.

3.2.3.16. Запрещается направлять обращение на рассмотрение  должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

3.2.3.17. Обращения граждан и материалы по их рассмотрению формируются в следующем порядке (снизу вверх): конверт, приложения, письмо-обращение, ответ гражданину (или копия Карточки личного приёма).

3.2.3.18. Обращения граждан со всеми документами и материалами по их рассмотрению хранятся согласно Номенклатуре дел в папках. Срок хранения писем и материалов составляет 5 лет.

Письма, документы и материалы по их рассмотрению подшиваются в папку в хронологическом порядке (по датам ответов на письма). Первым  располагается письмо от последней даты. Все письма, документы и материалы по рассмотрению повторных обращений подшиваются в папку по дате последнего ответа.

3.2.3.19.  Карточки личного приёма хранятся в подразделениях в специальных папках. Карточки в папках складываются по фамилиям граждан, обратившихся на приём в  хронологическом порядке.

3.3 Порядок передачи документов в соответствии с резолюцией руководителя

3.3.1.1.        Руководитель учреждения медико-социальной экспертизы или уполномоченное лицо (координатор) рассматривает поступающую корреспонденцию, распределяет её по структурным подразделениям и направляет на рассмотрение:

3.3.1.2.        Документы и обращения, требующие рассмотрения Руководителя Учреждения или его заместителю, передаются через канцелярию при Руководстве.

3.3.1.3        Руководитель Учреждения (заместитель руководителя) определяет в поручении порядок, характер и срок исполнения, а также ответственного исполнителя и других  лиц, участвующих в работе с документом. Исполнитель, указанный в документе первым, является ответственным исполнителем.

3.3.1.4. Поручения оформляется  записью непосредственно на документе,  на свободном от текста месте или на отдельном листе и подписывается руководителем Учреждения или его заместителем с указанием даты и срока исполнения.

3.3.1.5.        Изменять текст поручения имеет право только руководитель Учреждения (заместитель руководителя), написавший его.

3.3.1.6.        Документы с поручением руководителя Учреждения или его заместителей, возвращаются координатору, после чего они распределяются по структурным подразделениям и исполнителям.

3.3.1.7. Структурные подразделения (например: экспертные составы, отдел писем, кабинет МЭД, Клиника, юридический отдел и др.) получают документы в  регистратуре, или службе делопроизводства с обязательным указанием в специальном журнале даты получения и подписи получателя.

3.3.1.8.        Руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за своевременное получение документов от координатора.

3.3.1.9. Исполнитель готовит документ к пересылке: определяет необходимое количество экземпляров документа и передает документ на тиражирование. На документ, направляемый более чем в четыре адреса, готовит указатель на рассылку.

Все исполненные документы, документы после ознакомления и документы, над которыми закончена работа, с регистрационным штампом Учреждения должны быть возвращены в службу делопроизводства для помещения в дело.

3.3.1.10. При оперативном решении вопроса без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

После решения всех вопросов и выполнения поручений, указанных в документе, исполнитель возвращает документ в службу делопроизводства.

3.4 Алгоритм ведения работы по созданию алфавитных карточек

В архиве организации, как правило, создаются разновидности предметных картотек (именная, географическая) или хронологические картотеки, картотеки по истории организации.

Именная картотека (например: картотека по личному составу или по получателям государственной услуги по проведению медико-социальной экспертизы) создается для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера, или для удобства поиска дела освидетельствования заявителя. Карточки содержат фамилию, имя, отчество, ссылки на номера дела или акта МСЭ. Карточки систематизируются в алфавитном порядке фамилий, а в пределах фамилий - по алфавиту имен и отчеств.

В географической картотеке информация систематизируется по алфавиту географических объектов. Основу классификации может составлять также административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической последовательности.

Картотека по истории организации создается, как правило, в архиве, имеющем несколько источников комплектования. Она содержит информацию о создании, преобразовании, ликвидации организаций, передающих документы в данный архив, со ссылками на распорядительные документы, являющиеся основанием для их создания, преобразования, ликвидации.

В хронологическую картотеку включаются карточки, содержащие информацию о датах событий, фактов или датах документов, расположенные в хронологической последовательности.

Для быстрого нахождения необходимого дела МСЭ ведется алфавитная картотека, состоящая из алфавитных карточек.

Алфавитные карточки являются документами постоянного хранения.

3.5 Обеспечение сохранности служебной документации

К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Учреждения, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан, а также производственных объектов;