Организация и формирование документооборота, образующегося в ходе осуществления медико-социальной экспертизы и реабилитации инвалидов (стр. 7 )

  Графы номенклатуры дел учреждения заполняются следующим образом.

  В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого подразделения. В конце раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел.

  В графу 2 включаются заголовки дел. Если документов, относящихся к одному делу накапливается большое количество, то дело формируется в нескольких томах.

  В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется в конце календарного года.

  В графе 4 указываются срок хранения дела и номер статьи по перечню (типовому или ведомственному), а при их отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел.

  Сроки хранения управленческой документации (дела секретариата, отдела кадров, бухгалтерии и т. д.) указываются в соответствии с Перечнем типовых  управленческих архивных документов (2010 г.).

  Сроки хранения специальной документации по МСЭ, которая не имеет нормативно установленных сроков, определяются с учетом принципа разумной достаточности, практической целесообразности и срока хранения акта МСЭ, установленного постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. № 95.

  Пятая графа заполняется в течение года. В примечаниях указываются отметки о заведении (незаведении) дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год, изъятых или утерянных делах и т. д. Иногда напротив каждого дела указывается также номер шкафа и номер полки, где оно хранится.

  По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного хранения (до 10 лет включительно и свыше 10 лет).  Количество дел считается с учетом переходящих дел.

  Номенклатура дел учреждения оформляется на общем бланке учреждения, визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, согласовывается с ЭК учреждения, подписывается руководителем службы ДОУ и направляется на согласование в ЦЭК Минтруда России. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем учреждения.

  В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

  Новая номенклатура дел составляется службой ДОУ в случае коренного изменения структуры или функций учреждения.

  Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел ДОУ. Структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе.

  Дела, сформированные по принципу «досье», как правило, являются переходящими, то есть могут формироваться в течение ряда лет и включаются в номенклатуру за следующий делопроизводственный год с тем же индексом.

  Копии документов, в которых затрагиваются (отражаются) вопросы направлений деятельности структурного подразделения могут включаться в номенклатуру дел со сроком хранения «до минования надобности» (ДМН). Иногда копия, например, приказа может стать основанием для формирования комплекса документов, отражающих его выполнение. В этом случае срок хранения определяется в номенклатуре дел по наибольшему сроку хранения документа, вошедшего в состав дела.

  В условиях все возрастающего объема электронного документооборота составители номенклатуры должны получать от руководителей структурных подразделений исчерпывающую информацию о составе и видах документов, создающихся на электронных носителях в данном подразделении.

  Это необходимо не только для анализа документооборота, но и для решения вопроса об условиях и формате дальнейшего хранения документов, вышедших из текущего документооборота, в том числе передаваемых на архивное хранение. Поэтому в графе 5 «примечание» разрабатываемой номенклатуры дел в обязательном порядке должна быть сделана отметка о том, что документ ведется в электронной форме.

Справочная информация:

Росархивом и ВНИИДАД разработаны методические указания по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, которые могут вестись только в электронной форме.

  По предложенной методологии в электронной форме, без перевода на бумажный носитель могут вестись документы кратковременного (5 лет) хранения и некоторые документы внутреннего документооборота.

  Вопрос о виде носителя документа, возможность или необходимость перевода его на бумажную основу для дальнейшего долговременного или постоянного архивного хранения должен быть решен комплексно в самом начале разработки номенклатуры дел и отражен в ней.

  Сроки хранения документов зависят от ценности (практической, правовой, финансовой), отраженной в ней информации и не связан с видом носителя, который является лишь техническим средством сохранения и передачи информации.

  Достаточно сложным является вопрос о целесообразности включения в номенклатуру дел баз данных в виде сложного документа (реестры, кадастры, каталоги и др.), т. к. они не могут в полной мере быть отнесены к делопроизводственным документам. Поэтому возможность включения их в номенклатуру дел должна решаться в каждом конкретном случае.

  В номенклатуру дел организации включаются дела и документы ограниченного доступа с грифом «ДСП» – документы, содержащие конфиденциальную информацию, коммерческие или банковские тайны.

  Создание отдельных номенклатур дел для этих документов не целесообразно, так как может возникнуть путаница в учете дел и документов. Решение вопросов доступа к информации не является задачей номенклатуры дел, а решается другими нормативными документами.

  Хорошо составленная номенклатура дел дает полную информацию обо всех видах и категориях документов, которые ведутся в данном учреждении, отражает все правовые, финансовые, производственные и иные направления деятельности учреждения, деловые связи и структуру.

2.6 Формирование дел

Делами называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу или виду деятельности, помещенных в отдельную обложку. В отдельных случаях делом называют один документ.

Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации - распределения и группировки документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким).

В делопроизводстве существуют следующие основные признаки группировки документов в дела:

по названию видов документов. Например: «приказы», «договоры» и т. д.; по содержанию документов. Например: «документы (договоры, переписка) по аренде помещения за 2013 г.»; по корреспондентам. Например: «переписка с Минтрудом России за 2013 г.»; по грифу ограничения доступа к документам.

Формирование и оформление дел в структурных подразделениях Учреждений медико-социальной экспертизы.

Исполненные  документы (письма) формируются в дела. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дела Учреждения формируются в структурных подразделениях. Формированием дел занимаются работники структурных подразделений ответственные за делопроизводство. Полностью исполненные документы (обращения) должны в 3-дневный срок сдаваться исполнителем работнику структурного подразделения, ответственному за делопроизводство, для формирования их в дела. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: ссылку на номер и дату документа, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ; дату направления документа в дело.

Например:

Исх. № ____ от «____»________ ____ г. В дело 00-00 «____»__________ ____ г.

или

Ответ дан по телефону «____»__________ ____ г. В дело 00-00 «____»__________ ____ г.

При оформлении дел необходимо соблюдать общие правила:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы (обращения) в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии большого количества листов дела подразделяются на тома.

       Документы внутри дела располагаются в хронологической  последовательности.