Организация и формирование документооборота, образующегося в ходе осуществления медико-социальной экспертизы и реабилитации инвалидов (стр. 8 )

ГЛАВА 3. Организация системы документооборота, в том числе в электронном виде в федеральном учреждении медико-социальной экспертизы

3.1 Учет получаемой и отправляемой корреспонденции

3.1.1        Регистрации подлежат все документы поступающие (входящие) в Учреждение  из других организаций и физических лиц, в том числе распечатки документов, полученных по электронной почте внутренние отправляемые (исходящие).

3.1.2. Не подлежат регистрации следующие, поступившие в Учреждение документы:

поздравительные письма и телеграммы;

пригласительные билеты;

периодические  и печатные издания, рекламные материалы, программы совещаний, конференций и т. п.;

библиографические справочники;

документы с пометкой «Лично»;

документы, присланные в копии для сведения;

письма о разрешении отпусков, командировок;

графики, заявки, наряды, разнарядки;

служебные письма без даты, номера, и подписи;

       учебные планы, программы;

прейскуранты, нормы и нормативы расходования материалов

3.1.3.        Без регистрации в структурные подразделения Учреждения передаются:

документы оперативного характера, поступившие по запросам специалистов;

документы по кадровым вопросам (характеристики, наградные листы, заявления, программы обучения, присланные без сопроводительного письма);

документы  статистической отчетности, информационные и аналитические материалов о деятельности главных бюро;

На документах, переданных в структурные подразделения Учреждения, проставляется дата получения и подпись специалиста, принявшего документы.

3.1.4.        Документы регистрируются в Учреждении один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения Учреждение в другое он повторно не регистрируется.

3.1.5 Вся поступающая корреспонденция, в том числе: доставленная средствами почтовой связи, курьерами или полученная по электронной почте, принимается Регистратурой, проходит первичную обработку, после предварительного уточнения сведений о ранее имевшихся обращениях от конкретного заявителя, регистрируется в системе электронного документооборота, проходит предварительное рассмотрение и передается руководству на рассмотрение, после вынесения резолюции документы передается исполнителю.

Все документы, адресованные руководителю, доставленные специальной (фельдъегерской) почтой  подлежат регистрации (кроме документов, включенных в примерный перечень нерегистрируемых документов) в Канцелярии Учреждения в системе электронного документооборота с использованием ЕАВИИАС МСЭ.

3.2 Первичная обработка документов

3.2.1.        Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Принятая корреспонденция вскрывается (за исключением корреспонденции с отметкой на конверте «Лично»).

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в отделение почтовой связи.

3.2.2.        Конверты и другая упаковка от поступившей корреспонденции  не уничтожаются.

3.2.3.        В случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки) регистратура устанавливает их причины, при необходимости связывается с отправителем документа, принимает необходимые меры для устранения выявленных недостатков. При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним, порчи всего или части документа об этом составляется акт в трех экземплярах. Один остается в регистратуре, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.

3.2.4.        При наличии на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности, а также пометок «Лично», «Срочно» и т. п. регистратура передает такие документы на регистрацию незамедлительно. Корреспонденция с отметкой «Лично» вручается лично адресату или его доверенному лицу. Корреспонденция, имеющая пометку «Конфиденциально», «ДСП»  обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.

3.2.5.        Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов Учреждения, в соответствии с Регламентом по работе с обращениями граждан, утверждаемым руководителем Учреждения.

3.2.6.        Прием медико-экспертных документов и/или обращений от представителей организаций и заявителей, минуя регистратуру специалистами других структурных подразделений или должностными лицами не допускается.

3.2.7.        Регистрация документов осуществляется с присвоением регистрационного номера, в котором указывается дата поступления, порядковый входящий номер.

Если к документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. Штамп проставляется на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу.

На документах, не подлежащих регистрации, ставится штамп и указывается только дата поступления документа.

3.2.8. Дата поступления оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год; регистрационный номер состоит из порядкового входящего номера и текущего года оформленного через дробь:

  например: 20.02.2014  вх. № 000/2014

  где:  20.02.2014 -  дата поступления;

  вх. № 000/2014  -  входящий порядковый номер;

3.2.9.        Документы, отправляемые Учреждением, передаются почтовой и электронной связью.

3.2.10        Исполненные документы (медико-экспертные дела) для отправки передаются в регистратуру через отдел по работе с медико-экспертными документам, письма, обращения граждан и организаций передаются непосредственно в регистратуру.

3.2.11.        Работа специалистов регистратуры, или ответственных за ведения делопроизводства с исходящими документами, отправляемыми из Учреждения, предусматривает:

прием и проверку правильности оформления документов от исполнителей;

проверку наличия указанных в сопроводительном письме приложений и соответствие их указанному в приложении перечню, наличие печати (в тех случаях, когда она полагается), правильность адреса получателя;

регистрацию документов в электронной базе;

подготовку документов к отправке;

отправку документов;

помещение контрольных экземпляров документов в дела;

последующее хранение и работу с контрольными экземплярами документов (до передачи их в архив или на уничтожение).

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

3.2.12.        Исполненному документу присваиваются дата регистрации и исходящий номер. Дата отправки документа и исходящий номер проставляются на всех экземплярах в день отправки.

3.2.13.        Документы для регистрации и последующей отправки передаются исполнителями в регистратуру или специалисту ответственному за делопроизводство или в службу делопроизводства  полностью оформленными. Это означает, что исходящий документ должен иметь:

все необходимые реквизиты, включая адресные данные;

подпись соответствующего должностного лица;

контрольный экземпляр для помещения в дело;

перечень рассылки при направлении документа в четыре и более адресов.

Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю для устранения недостатков, препятствующих их отправке.

3.2.14.        Руководители бюро, экспертных составов Главного бюро и Федерального бюро и исполнители несут персональную ответственность за качество и полноту исполненного документа, наличие всех необходимых приложений в корреспонденции, передаваемой  в регистратуру для отправки.

3.2.15.        Количество передаваемых на регистрацию и отправку экземпляров написанного письма должно соответствовать числу адресатов плюс один экземпляр копии для хранения в деле.

3.2.16.        Документы, подлежащие отправке организациям и физическим лицам, должны обрабатываться и отправляться не позднее следующего рабочего дня после их получения от исполнителей.

3.2.17.        Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации .

3.2.18.        С помощью средств электрической связи осуществляется передача телеграмм, телефонограмм, факсограмм, электронных сообщений.

3.2.19.        Телеграммами и телефонограммами передаются сообщения оперативного характера.

3.2.20.        Передача срочной информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи специалистами Канцелярии.

Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре на листе бумаги формата А4 и подписывается руководителем Учреждения или заместителем руководителя, в соответствии с распределением обязанностей.

Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания и др.). Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается их список с указанием номеров телефонов.

После отправки на телефонограмме проставляется должность, инициалы и фамилия, подпись лица, отправившего телефонограмму, а также должность, инициалы и фамилия, подпись лица, принявшего телефонограмму.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

3.2.21.        При приеме и передаче текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующим:

объем передаваемого документа, выполненного на бумаге форма А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

запрещается передавать текст документов с грифом «Для служебного пользования»;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ для передачи, и начальника соответствующего структурного подразделения Учреждения;