Практическое руководство по осуществлению наблюдения и анализа Странового Координационного Комитета Республики Беларусь (стр. 2 )

Наблюдение как метод сбора качественной, а иногда и количественной информации в рамках наблюдения и анализа, проводимых СКК условно разделяется на две формы:

«наблюдение извне» – изучение (сбор информации) происходит в местах общественного пользования,  вне территории частного или юридического лица. Формально  для проведения наблюдения не требуется получение какого-либо разрешения. Однако согласно «Основам и плану проведения наблюдения и анализа» для формирования рабочего графика и проведения выездов на места необходимо поставить об этом в известность сторону, за которой планируется вести наблюдение.; «наблюдение изнутри» - требует присутствия наблюдателя внутри объекта (здания) или процесса (например, участие в процессе переговоров). Такой вид наблюдения проводится только по приглашению принимающей стороны при согласовании организационных и технических деталей.

Согласно «Основам и плану проведения наблюдения и анализа» наблюдение как метод сбора информации применяется в двух областях: «Внедрение гранта» (при выездах на места) и «Переговоры по гранту» (при участии в переговорах в качестве наблюдателя).

Переговоры по гранту между Секретариатом ГФ и ОП могут проходить заочно в виде переписки по электронной почте. В этом случае участие в переговорах в роли наблюдателя означает просмотр переписки (таким же образом, как участие в очных переговорных процессах между сторонами в качестве наблюдателя).

Процедуры и инструменты наблюдения в области «Переговоры по гранту» и «Внедрение гранта» различаются и ниже будут рассмотрены отдельно.

Наблюдение в области «Переговоры по гранту»

Описание

Объектом наблюдения являются как сроки проведения переговоров, так и содержание переговорных процессов:

с точки зрения сроков, наблюдение направлено на изучение динамики переговоров; с точки зрения содержания, наблюдение направлено на изучение обсуждаемых вопросов, касающихся  пересмотра как программных, так и финансовых разделов утвержденной заявки.

Процедура

Не позднее чем через 2 недели после объявления решения ГФ об утверждении заявки на финансирование, Секретариат от имени СКК отправляет письмо Секретариату ГФ, с копией ОП, информируя о готовности в рамках наблюдательно-аналитических мероприятий СКК участвовать в переговорах в роли наблюдателя. В случае получения согласия со стороны Секретариата ГФ, Секретариат СКК обсуждает с Секретариатом ГФ приемлемый формат участия Совета СКК или уполномоченных членов Совета в качестве наблюдателей в переговорных процессах, а именно: при очном участии членов Совета в переговорном процессе Секретариат СКК согласует с Секретариатом ГФ предварительный график и место проведения встреч между сторонами переговоров, с участием членов Совета в качестве наблюдателей; при заочном участии Совета в переговорном процессе Секретариат СКК сообщает Секретариату ГФ адреса электронной почты членов Совета, участвующих в процессе в качестве наблюдателей для копирования им всей переписки по переговорному процессу (либо Секретариат ГФ копирует переписку по переговорному процессу Секретариату СКК, который, в свою очередь, информирует Совет о ходе процесса). Если в роли наблюдателя в процессе переговоров участвуют только уполномоченные представители Совета, они регулярно информируют остальных членов Совета о ходе переговоров и обсуждают возникающие вопросы по мере необходимости. В ходе наблюдения за переговорами по гранту, в зависимости от значимости внесенных изменений, Совет СКК может поставить в известность об изменениях изначальной заявки представителей Рабочей Группы СКК по Подготовке Заявки, либо иных лиц уполномоченных СКК для разработки заявки, с целью анализа значимости и возможных последствий этих изменений. На конечном, а при необходимости, на ином этапе переговоров, Совет готовит отчет о результатах наблюдения в области «Переговоры по гранту», заполняя соответствующую Форму (см. Форма 4 на стр. 34). Совет проводит анализ переговорного процесса и готовит Отчет о проведении наблюдения и анализа в области «Переговоры по гранту» (см. Форма 5 на стр. 35). При необходимости, Совет через Секретариат СКК ставит в известность членов СКК о необходимости незамедлительного рассмотрения возникших вопросов и принятия решения по поводу условий грантового соглашения между ГФ и ОП.

Наблюдение в области «Внедрение гранта»

Описание

Объектом изучения в области «Внедрение гранта» является работа учреждения, предлагающего определенные услуги целевой группе в рамках гранта.

Целью наблюдения в данном случае является изучение рабочих процессов, а также материального состояния инфраструктуры. Предпочтительной формой наблюдения здесь является «Наблюдение изнутри» с обязательным соблюдением всех процедур описанных выше в п. 3.1 «Проведение выездов на места», на стр. 6.

Процедура

Руководитель группы наблюдателей от Совета СКК представляется уполномоченному представителю принимающей стороны и знакомит с составом группы. Руководитель группы убеждается в том, что: принимающая сторона корректно понимает цели визита и формы сбора информации,  принимающая сторона согласна предоставить группе возможность провести наблюдение, как и было согласовано заранее. В случае если, несмотря на предварительную договоренность, принимающая сторона выражает несогласие с целью посещения, или есть основание предположить, что согласованное изначально мероприятие может быть воспринято иначе, чем наблюдение, руководитель группы прекращает визит и покидает территорию принимающей стороны вместе с группой. После получения согласия руководитель уточняет с принимающей стороной длительность посещения и при необходимости согласовывает местоположение каждого представителя группы, участвующего в проведении наблюдения. Руководитель распределяет членов группы по согласованным с принимающей стороной позициям для проведения наблюдения. По результатам наблюдения каждый член группы заполняет Форму «Ввод Данных Наблюдения» (см. Форма 6 на стр. 36). В случае группового наблюдения руководитель назначает члена группы, ответственного за заполнение данной формы. По усмотрению руководителя группы и согласия принимающей стороны в дополнение к заполнению Формы «Ввода Данных Наблюдения», член группы производит фото или видео съемку, при условии, что такое действие не создаст неудобства присутствующим или не будет расценено как «вмешательство со стороны». По решению руководителя группы наблюдение может проходить в двух режимах: статичное – местоположение группы или каждого члена группы остается неизменным на протяжении всего наблюдения; динамичное – группа или определенные члены группы меняют свое местоположение в процессе наблюдения. По усмотрению членов группы или руководителя, посещение может завершиться раньше запланированного срока, либо руководитель группы может попросить разрешения у принимающейся стороны на продление ранее запланированных сроков проведения наблюдения. После завершения наблюдения группа сообщает о результатах наблюдения членам Совета, и отражает анализ результатов наблюдения в регулярном Отчете о проведении наблюдения и анализа, наряду с анализом информации о реализации гранта, полученной из других источников.

Инструкция заполнения - Форма 6 «Форма ввода данных наблюдения»

Если наблюдение проводилось индивидуально, либо велось двумя или более наблюдателями одновременно с разных позиций наблюдения, форму заполняет каждый наблюдатель.

В графе «дата и время наблюдения» указывается точное время посещения – от начала до завершения наблюдения. В графе «Принимающая сторона» указывается название заведения/учреждения и адрес, а также уполномоченное лицо принимающей стороны. В графе «Режим наблюдения» указывается режим наблюдения, который был использован наблюдателем, заполняющим форму – статичный либо динамичный. В графе «Проводилась ли фотосьемка» указывается наличие фотоматериалов, которые должны прилагаться к отчету, заполненному в электронной форме с указанием позиций наблюдения, в случае, если их было две или больше. В графе «Позиция наблюдения» указываются заранее оговоренные условные названия позиций наблюдения (например: «Главный вход», «Перед кабинетом врача», «Вид с улицы», и т. д.). В графе «Описание увиденного» для каждой позиции наблюдения кратко излагаются основные элементы увиденного. В данной графе указывается информация, являющаяся ценной исходя из общей цели наблюдения. Например, группа предварительно определяет, на какие характеристики обратить особое внимание, и какие из них, соответственно, указывать в данной графе: элементы интерьера, настроение или состояние получателей услуг, уровень доброжелательности в отношениях между специалистами и получателями услуг, порядок регулирования потоков посетителей, и т. д. В графе «Общие/другие замечания» указываются дополнительные сведения, не оговоренные заранее для включения в графу «Описание увиденного», но полученные в ходе наблюдения и считающиеся наблюдателем ценными для понимания контекста и/или последующего анализа всей собранной информации. В блоке «Наблюдатель» указываются имена тех, кто заполнял данную форму, и ставятся подписи под изложенной информацией.

Проведение информационных бесед

Назначение и описание

Информационные беседы предназначены для изучения субъективных взглядов, мнений, впечатлений или понимания собеседником тем, интересующих фасилитатора1, проводящего беседу.

Информационные беседы, как способ получения информации в при проведении наблюдательно-аналитических мероприятий, используются, как правило,  в области «Внедрение грантов». Чаще всего этот метод совмещается с наблюдением при проведении выездов на места членами Совета СКК (или СКК).

Информационные беседы могут проходить в индивидуальном или групповом режиме, с участием двух или более собеседников.

Для оптимизации процесса беседы и получения максимально качественной информации за кратчайший срок в удобном для собеседника режиме, предварительно разрабатывается соответствующая инструкция.

Инструкция включает в себя вопросы, которые необходимо задать в ходе беседы для получения необходимой информации, и предназначена для:

структурирования беседы – вопросы в их определенной последовательности наводят собеседника на предоставление достоверных ответов по интересующим темам, а не заставляют его давать желаемые для фасилитатора ответы; перепроверки достоверности или четкости ответов – некоторые вопросы могут быть «проверяющими», возвращают собеседника к предыдущей теме, но с другого ракурса; облегчения систематизации первичной информации – результатов каждой беседы (так называемые «расшифровки» или «рукописи» в случае ауди-видео записи беседы).

Информационные беседы могут быть записаны с помощью диктофона или видеокамеры, однако исключительно с согласия собеседника. Запись не только облегчает сбор информации, но и проверку качества беседы.