История и современная организация архивного дела Казахстана (стр. 13 )

Филиал государственного архива Карагандинской области

г. Жезказган

Образован  в 1973 году как областной архив Жезказганской области. С 1992 года филиал Карагандинского областного архива Республи­ки Казахстан.

Фонды архива отражают историю развития промышленности и представлены материалами Горнометаллургического комбината, Карсакпайского медеплавильного завода, Атасуского рудоуправ­ления, Жездинского рудоуправления, Байконурских угольных ко­пей и др. Документы также отражают историю развития животно­водства, земледелия советского периода. В архиве широко пред­ставлены материалы промышленного освоения региона, строитель­ства объектов здравоохранения, культуры, образования. Имеются научно-технические документы. Представлены фонды личного про­исхождения, кинофотофонодокументы отражают историю промыш­ленного освоения области.

Филиал государственного архива Косганайской области

г. Аркалык

Образован в 1971 году как Тургайский областной архив Казахской ССР, с 1997 года филиал Костанайского областного архива Респуб­лики Казахстан. Документы раскрывают строительство советских учреждений в первые годы советизации  аулов, коллективизации, первых совет­ских школ, больниц. Фонды Тургайского бокситного рудоуправле­ния, областного объединения “Вторчермет” характеризуют разви­тие промышленности области, ее природные полезные ископаемые. Документы зерновых и овцеводческих совхозов составляют основ­ную группу фондов архива. Вопросы строительства зданий соци­ально-культурных, жилищных объектов в годы целинного освоения земель области освещены в фондах управлений здравоохранения, образования, культуры. Имеются фонофотодокументы.

ГЛАВА 5. НАУЧНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ И 

  ПРАКТИЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ АРХИВОВ

Научно-методические документы. Обеспечение сохранности документов. Учет документов национального архивного фонда. Комплектование Национального архивного фонда и источники. Экспертиза ценности документов текущего и постоянного хранения 

  Экспертные комиссии.

Система научно-справочного аппарата архивов. Использование документов Национального архивного фонда Казахстана. Лаборатории реставрации архивных документов и материалов

----------------------------------------------------------------------------------------------------

Научно-методические документы

Научно-методическое обеспечение работы архивов связано прежде всего, необходимостью постоянного совершенствования на научной основе работы архива и организации архивного дела. С этой целью ведется научно-исследовательская и методическая  работа в архивах. В отделах научно-исследовательской работы направление исследования охватывают вопросы улучшения и совершенствования таких направлении, как документоведение, организация делопроизводства, археография, вспомогательных исторических дисциплин (палеография, сфрагистика и др), изучения истории организации различных форм собственности, истории края, по собственной инициативе, так и по заказу заинтересованных участников. Участвуют в разработке стандартов по документированию и документационному обеспечению и архивного дела. Также могут участвовать  в международных, республиканских и иных научных проектах, направленных на совершенствование всех направлении работы архивов. На основе проведения научно-исследовательской работы, разрабатывают методические разработки, направленные на совершенствования  и дальнейшего улучшения работы архива, на основе многолетней практической работы, выработки определенных приемов и способов, разрабатывают теоретические основы. Темы планируются исходя из потребности как собственно самого архива, так и по общим проблемам архивного дела и архивной службы.  Научно-исследовательские отделы ведут научные исследования в области улучшения и совершенствования, дальнейшего развития обеспечения сохранности документов, его хранения, экспертизы ценности архивных документов, учета и др вопросов.  Разрабатывают научно-методические разработки, внедряют в процессе архивной деятельности, ведут научно-методическую работу с организациями, ведомственными архивами, потенциальными источниками комплектования Национального архивного фонда, так и заинтересованных в этом, архивах частных юридических и физических лиц. Работа ведется поэтапно, созданием и утверждением группы исследователей, состоящей из отдела научно-методической работы или индивидуально, научным сотрудником. Планируется каждый этап ведения исследователской работы. Разрабатывается организационные документы, к которым относятся: программа исследования, проект темы и иные, другие сопровождающие инструкции, методические документы. Каждый этап тщательно изучается, разрабатывается, начиная от ведения  исследования, разработки и внедрения в процесс деятельности. Результаты внедрения могут быть представлены в форме методических пособии, справочников, методических указании и т. д., а также теоретических разработок по проблемам архивоведческой науки. Архивы Казахстана начиная с 90-х гг., разрабатывают научно-методические материалы, не затрагивая при  этом проблем теоретического характера, которое обьясняется слабым пока еще потенциалом научных кадров в архивах и высококвалифицированных специалистов.  Методические разработки направлены в основном разработками стандартов, положении, правил и инструкции. В частности разработаны и введены в действие на ряду (с другими, не отраженные в таблице, в основном в архивах местного, регионального характера) следующие документы, которые отражены в таблице

Таблица №1

Нормативно-методические документы, разработанные архивами

за период 1998-2009 гг.

№	Наименование документа	годы издания
1.	«Положения о Государственном страховом фонде копий  документов»	2002 г
2.	«Правила работы государственных органов со служебной  информацией	2008 г
3.	Правила «Об утверждении натуральных норм расходов материалов на изготовление микрофильмов и фотокопий документов, реставрацию документов, картонажные работы, выполняемые государственными архивными учреждениями Республики Казахстан»	2007г.
4.	Инструкция «О порядке исполнения запросов социально-правового характера, поступающих из-за рубежа»	2001 г
5.	Методические рекомендации по составлению Примерного перечня документов постоянного и долговременного хранения, образующихся в деятельности высших государственных органов и их подведомственных организаций	1999 г.
6.	Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов.	1999 г.
7.	Примерное положение о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии центрального исполнительного органа и ведомства Республики Казахстан	2001 г.
8.	Типовое положение об экспертно-проверочной комиссии центрального государственного архива, местного уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией Республики Казахстан	2000 г.
9.	Примерный перечень документов по личному составу, образующихся в деятельности государственных юридических лиц, с указанием сроков хранения	2000 г.
10.	Примерное положение о ведомственном архиве государственного юридического лица.	2000г.
11.	Методические рекомендации по подготовке справочников по административно-территориальному делению Казахстана	2000 г.
12.	«Методические рекомендации по ведению централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, временно хранящихся в ведомственных и частных архивах организаций – источников комплектования государственных архивов».	2003 г.
13.	Методические рекомендации по подготовке межархивного путеводителя по фондам личного происхождения, хранящихся в государственных архивах Республики Казахстан	2004г.
14.	Методические рекомендации по подготовке проектно-сметной документации по жилищно-гражданскому строительству и передаче на государственное хранение.	2006г.
15.	Методические рекомендации по оформлению, хранению и учету личных дел государственных служащих.	2009г.

Обеспечение сохранности документов

В обеспечение сохранности документов используются значения таких понятии как,  единица хранения архивных документов - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение, депозитарное хранение архивных документов - хранение в государственном архиве, музее, библиотеке документов Национального архивного фонда на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы. Одним из основных направлений в деятельности архивов явля­ется обеспечение сохранности документов.

Обеспечение сохран­ности документов состоит из:

создания оптимальных условий для хранения документов; размещения документов в хранилищах; соблюдения порядка выдачи дел из хранилища; проверки наличия и состояния дел; создания страхового фонда особо ценных документов; противопожарного; светового; обеспечения физико-химической сохранности документов.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются техническим обеспечением оборудованием, обеспеченим расходными материалами, современными носителями для создания страхового фонда копии, строительством специально оборудованных зданий, выделением помещений, предназначенных для ведомственного хранения доку­ментов, реставрацией старых зданий. Для государственных архи­вов строятся специальные здания, которые должны соответствовать определенным требованиям по созданию оптимальных условий хранения документов. Помещения в этих архивах подразделяются на: помещения для приема и обработки поступивших документов; архивохрани­лища; помещения для работы сотрудников; читального зала; ла­боратории, (для реставрации, микрофильмирования и фотокопи­рования документов); помещения для размещения научно-спра­вочного аппарата и учетных документов; научно-информацион­ного фонда и дополнительные (для приема посетителей, службы охраны и т. д.).