История и современная организация архивного дела Казахстана (стр. 16 )

Экспертиза ценности документов

Под экспертизой ценности документов понимается их изучение и определение политического, научного, культурного и другого государственного значения, в целях установления сроков хранения и отбора для включения в состав государственного архивного фонда. Экспертиза ценности дел – один из основных видов работы с документами, в тоже время это и наиболее ответственная работа, т. к. в процессе ее решается судьба документов. Осуществляя отбор документов на хранение и уничтожение, нельзя забывать, что утраченное невозможно восполнить. Вместе с тем на хранение нельзя оставлять документы не представляющие ценность, поэтому при отборе на хранение необходимо руководствоваться принципами и критериями оценки ценности документов.  Основной задачей экспертизы ценности документов является определение  документов по категориям,  с тем,  чтобы группировать по  различным категориям обеспечения сохранности, т. е., принадлежность  документов постоянного  или временного сроков хранения. С этой целью необходимо изучить документы основательно, с различных сторон критериев ценности. Прежде всего, необходимо обратить внимание на значение и место фондообразователя и непосредственно самим фондам.  Следующим  шагом по определению ценности документов является состав и содержание документов фонда, определение содержания фонда по профилю. При проведении первичного анализа обращается внимание на полноту информации, при необходимости восполняются утраченные документы. Основным содержанием проведения критериев оценки  и определения ценности документов изложены в следующих направлениях: 1) степень значимости  содержания документов учреждения (лица) в результате деятельности которых они образовались;  2) время  и место возникновения документов, 3) юридическая сила документов фондообразователя; 4) подлинность, копийность, дублетность и поглощенность документов; 5) внешние особенности, палеографические и другие особенности документов; 6) степень полноты архивных документов; 7) физическое состояние документов и др. Экспертиза ценности документов первоначально проводится в делопроизводстве учреждения, при определении сроков хранения по номенклатуре дел. Затем определяется правильность относения сроков хранения дел по окончании делопроизводства к концу года. В последующем  экспертиза ценности документов проводится уже непосредственно в архиве. Документы в учреждении в процессе делопроизводства хранится в течении одного года,  затем по мере определения сроков хранения передается на постоянное в государственное,  или на временное хранения в ведомственный  архив. При  временном хранении в ведомственном архиве решается задача обеспечения по  использовании, исполнении, обработки  документов в текущем  делопроизводстве. 

Экспертиза ценности документов личного происхождения проводится с целью  научной оценки документов и  проведения определенного комплекса работ по их отбору для постоянного хранения. Определяющим ценность документов являются их экспертиза по принципам и критерием, изложенным согласно правил работ архивных учреждений. При проведении экспертизы ценности проводится тщательное изучение всех документов принадлежащих фондообразователю. При этом особенно тщательно изучается творческие, биографические, эпистолярные и др. материалы. Экспертиза проводится  в трех стадиях. 1) В местах комплектования, 2) при проведении обработки документов для хранения, 3) По мере использования документов личного происхождения. Как уже выше говорилось, документы  определяются критериями оценки по определенным группам, а именно, как фонды и как  сами документы. Критериями оценки фондов является определение их ценности на стадии комплектования в архив на хранение, критериями оценки документов - на стадии их научного описания.  При этом,  критерии оценки составляют следующие требования: 1)Значение творческой и общественной деятельности фондообразователя, 2) значение содержания документа, 3) история фонда и его состав, 4) критерий времени и места создания документа, 5) критерий взаимосвязи фонда  с другими документами,  фондами, 6) критерий внешних признаков, и др. На основании определения критериев их оценки  в архив на хранение принимаются документы по следующей последовательности по значимости их содержания: биографические материалы; творческие материалы; материалы служебной и, педагогической, научной и общественной  деятельности; переписка; изобразительные материалы;, фоно – и кинодокументы; дварственные надписи; имущественно – хозяиственные и бытовые документы, ; материалы о фондообразователе; материалы собранные фондообразователем; коллекции, материалы членов семьи  фондообразователя; материалы других лиц.  Организация экспертизы ценности документов проводится, согласно  Правил работ архивных учреждении. Для  проведения экспертизы ценности документов, создаются  постоянно действующие экспертные комиссий, из числа опытных и наиболее квалифицированных сотрудников,  а также руководителей структурных подразделении и ответственных за архив учреждения. В состав  центральной экспертной комиссии входит также квалифицированный  сотрудник  государственного архива. В наиболее крупных учреждениях экспертные комиссии создается в структурных подразделениях. При проведении экспертизы ценности документов основопологающими являются основные правила работ архивных учреждении и ведомственных архивов, указания вышестоящих архивных учреждении, типовые перечни документов со  сроками их хранения, номенклатура дел и методические указания по проведению экспертизы документов. Прежде всего, изучается система  делопроизводства учреждения. Отбираются дела на основании их критериев  и принципов их оценки на постоянное и временное хранение. Выделяются к уничтожению дублетные копийные и поглощенные документы. Результаты проведенной работы рассматривается и обсуждается на заседании экспертной комиссии. Прверка правильности отнесения к определенной группе документов их принадлежность к определенным срокам хранения проводится путем  тщательного просмотра каждого листа документа. Просмотр документов на основании изучения заголовков дел приводит к поверхностному обследованию в результате чего возможно наиболее ценные документы попадут в макулатуру и наоборот наименее ценные документы могут переданы  на хранение в государственный архив. При этом на постоянное хранение берутся подлинники документов. Подлинные документы учреждения - это организационно-распорядительные документы (уставы, положения, приказы, директивные указания, сводные планы, отчеты, протоколы собраний и заседаний, доклады, обзоры, сводные статистические  данные и др. категории документов). При отсутствии подлинников документов оставляется копии документов. По функциональной обязанности экспертные комиссии занимаются вопросами организации ежегодного отбора документов для хранения, рассматривает годовые  разделы описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения(свыше 10 лет) , акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, рассмотрение актов о неисправном повреждении документов постоянного хранения и актов о не обнаружении  дел, подлежащих передаче на государственное хранение, рассмотрение вопросов о приеме  на ведомственное хранение документов личного  происхождения, подготовка внесение на рассмотрение  экспертной комиссии соответствующего учреждения  государственной архивной службы  предложении об  установлении  и изменении сроков хранения документов, участие при подготовке и  рассмотрений проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов  и отбору их на государственное  хранение (перечней документов с указанием  сроков их хранение, номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству и т. д.) рассмотрение перечней  особо ценных документов, дел, описей особо ценных дел, методическое руководство и контроль  за деятельностью ведомственных  экспертных комиссии и структурных подразделений, организация и проведение совместно со службой делопроизводства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации  членов  экспертной комиссии структурных подразделений и экспертных комиссии  подведомственных организаций. Отобранные экспертной комиссией  на постоянное и временное хранение документы  включаются в опись. Оформленные соответствующим образом  описи на документы постоянного хранения в двух экземплярах  направляются на утверждение  в архивный орган. Один экземпляр описи  после утверждения  архивным органом  соответствующим  государственным архивом возвращается в учреждение, второй экземпляр  предается  в государственный архив в качестве контрольного документа, по которому будет производиться  сдача документов на государственное хранение.  При первичном представлении описей в архивные органы  к ним прилагается историческая справка.  В справке характеризуется условия, в которых  возникло  и действовало учреждение, время его возникновения, масштаб,  и основные вопросы деятельности, круг учреждении и лиц, с которыми оно связано. Затем сообщается сведения о функциях и структуре учреждения, об изменениях в них, а также в названии учреждения, со ссылками на соответствующие акты, приводят данные об объеме документов, входящих в фонд, о крайних датах, о передаче  фонда о выделении документов, не подлежащих хранению, об использовании материалов. В дальнейшем сообщается лишь  данные о  существовании изменениях функции и структуры учреждения. Описи представляются в архивный орган одновременно по  всем основным структурным подразделениям учреждения. После утверждения описей архивным органом  учреждение получает право самостоятельно решать  вопрос об уничтожении  документов временных сроков хранения. Исключения составляют материалы, которыми ведомственными  и типовыми перечнями  установлены временные сроки  хранения. На отобранные к уничтожению  документы составляются  акты, которые подписываются членами экспертной комиссии и утверждаются руководством учреждения. В случаях, когда заголовки дел в номенклатурах, описях или инвентарных книгах  достаточно полно  отражают состав и содержание документов, в акте указывается лишь номера дел по этим  документам. Архивные органы проверяют, насколько правильно  проведен отбор  документов на постоянное хранение. Если среди документов, отобранных к уничтожению, будут обнаружены документы, подлежащие хранению, архивные органы дают указания о включении их в описи документов  постоянного хранения. Если у экспертной комиссии нет  твердого  мнения о научно - исторической и практической  ценности документов, не предусмотренных перечнями, их в акте на уничтожение не  включают.