История и современная организация архивного дела Казахстана (стр. 19 )

Глава 6. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ

В АРХИВАХ КАЗАХСТАНА

6.1. Автоматизированные системы хранения, пойска, учета научно-справоного аппарата использования архивных документов электронных 

  архивных документов

6.4. Электронные ресурсы, источники комплектования архивов Казахстана

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Автоматизированные системы хранения, пойска, учета,

научно-справоного аппарата, использования

электронных архивных документов

Современные системы документирования, базируются на создании документов в автоматизированных системах.

Под автоматизированной системой архивов понимается, электронные документы, образующиеся в деятельности организации, в зависимости от выполняемых ею задач и функций классифицируются по следующим группам: электронные управленческие документы,  электронные аудиовизуальные документы, электронные научно-технические документы, специальные  информационные ресурсы, не имеющие аналогов на бумажных носителях (электронные кадастры, регистры, реестры, базы и банки данных, интернет-публикации  и др.

Основанием для создания архивов служат информационный ресурс  на современных носителях, прежде всего, это обработанная автоматизированными системами электронная  информация.  Автоматизированная обработка материалов - это управление обработкой материалов с использованием автоматизированного и электронного оборудования, которое призвано обеспечивать повышения эффективности и скорости, с которой материалы производятся, отгружаются, хранятся и обрабатываются.

В настоящее время все государственные организации и негосударственные ведут документоборот на электронных носителях. Такие документы, как источники  пополнения  архивов потребовали перестройки управления документацией, разработки нового концептуального подхода в формировании современных, оборудованных новейшими, технологический оснащенными оборудованиями архивов.

Ставится задача по созданию государственных документальных комплексов, наряду с документами бумажных носителей, но и, на основе  машинных, автоматизированно создаваемых, обрабатываемых и управляемых. С этой целью, в течении последних лет, проводится работа по созданию законодательно - нормативной базы автоматизированной системы архивных органов и самих архивов, непосредственно обеспечивающих обеспечение сохранности документов.

Основная задача – создание единой системы Национального фонда электронных документов, которая проводится в рамках внедренной  единой системы электронного документа оборота (ЕСЭДО) Республики Казахстан, в основе которого, прежде всего, обеспечение архивов современными автоматизированными системами, которые улучшат качество работы по обеспечению доступа граждан к архивам, в пределах, предусмотренным Конституцией и другими  законодательно-нормативными актами, создание научно-справочного аппарата для понимания и поддержания программно-аппаратаного обеспечения архивной среды,  обеспечение кадрами, которые призваны работать с новыми носителями информации, потенциальными архивными фондами.

22 декабря 2011 года утверждены  Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами.

Наряду с документами на бумажных носителях, в правилах отражены вопросы приема электронных документов, которое предусматривает следующие требования как: проверка физического состояния носителей, предназначенных для передачи в архив организации,  запись информации электронных документов на носители, проверка качества записи, описание электронных документов и электронной цифровой подписи, проставление архивных шифров на единицах хранения единицах учета (на футлярах) в соответствии с описью, подготовка комплекта сопроводительной документации 25*. Вместе с тем, при принятии электронного документа на хранение необходимо наличие сопроводительной документации в которой должны отражаться сведения  о указующие название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), наличие электронного формата и алгоритм электронной цифровой подписи, физическая и логическая структура (для баз данных, сайтов и т. п.), объем документа (для баз данных дополнительно - количество записей). 

В связи с поставленной государственной задачей по информатизации населения, впервые в 1998 году,  в ЦГА  РК разрабатывается научно-методическое руководство  «Памятка по внедрению АБД «Республиканский фондовый каталог».

В настоящее время, для обеспечения связи более широким охватом, архивные органы и архивы создали сайты в Интернете, электронную почту, для обеспечения коммуникации, постепенно внедряются программные продукты по различным направлениям деятельности, прежде всего, по информированию общества составом и содержанием документальных комплексов архивов их оцифрование. Известно, что основная цель внедрения в архивах автоматизированного научно-справочного аппарата обепечивает ускорение поиска и доступа к архивной информации, при этом обеспечивая целостность и сохранность архивных документов и документальных материалов.  В настоящее время, обретая опыт работы,  все архивы республики  постепенно создают электронный научно-справочный аппарат своих архивов.

Отбор на государственное хранение электронных управленческих, аудиовизуальных и научно-технических документов проводится на основе критериев, принятых на основании документобразующих признаков на традиционных носителях.  Вместе с тем, определены собственно критерии характерные для электронных документов, как отбор на государственное хранение  информационных электронных ресурсов, обладающих определенными свойствами  на основании: полноты комплектования в соответствии соотношения информации с общим объемом информации по республике, по другим документообразующим признакам как, достоверности информации, уникальности содержания электронного документа, социальная значимость  и др. 

Для обеспечения сохранности документов, организации должны быть обеспечены набором технических средств, которые обеспечивают полноценное состояние систематизации, отбора электронных документов при формировании электронного ресурса, с целью дальнейшего их обеспечения сохранности и использования, поэтому обязательно наличие  современных технических средств как, обеспеченность потоковыми сканерами, обеспечивающими надежный ввод информации и их сопровождение обновляющимися программами,  мощными серверами, способными вести обработку запросов, высокопроизводительной (100 Мбит/c и более) вычислительной сетью, ориентированной на многопотоковый ввод и обработку текстовых, графических и аудиовизуальных документов и другими видами автоматизи рованных систем, позволяющими, доступ к поисковым данным системы и отвечающие современным требованиям в постоянно развивающимися техническими оснащениями на высокотехнологичных и производительных системах. др.  Режим обеспечения хранения анологичен порядку требовании к документам на бумажных носителях. Согласно Правил,  с целью обеспечения сохранности электронные документы учитываются в составе архивного фонда организации - фондообразователя по описям электронных документов постоянного хранения.  Информационный объем документов на электронных носителях информации указывается в мегабайтах (Мбт). Поступления электронных документов на временное хранение в электронный архив организации учитываются в общей книге поступления и выбытия документов. Количество документов каждого поступления или выбытия, а также в ежегодных и нарастающим итогом записях указывается дробью: в единицах учета/единицах хранения/Мбт. Изменение количества единиц хранения и  информационного объема электронных документов, произошедших в результате перезаписи на новые носители или миграции (конвертирования), фиксируются в акте о перезаписи и миграции документа с момента создания  в новой итоговой записи к описи электронных документов. С целью постоянного учета электронных документов создается Паспорт учета электронных документов, журнал свода сведении движения документов.  В архивах на  автоматизированные системах создается научно-справочный аппарат  организации. 

В Правилах понятие автоматизированный научно-справочный аппарат архива – это комплекс электронных справочников (баз данных описаний документов), предназначенных для эффективного поиска архивных документов и информации. базовыми для создания автоматизированной пойсковой системы является информационно-поисковая система, создаваемая в текущем делопроизводстве организации. основные научно-справочные системы это как регистрационно-контрольные картотеки и электронная номенклатура дел. Основными полями электронной регистрационно-контрольной карточки являются: автор (корреспондент), название вида документа, дата, индекс документа, заголовок (краткое содержание), резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении. Поиск информации о документе может осуществляться как по одному полю карточки, так и по комбинации полей.
При наличии электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляется списание документов в дело и извлечение документов из дела, и вспомогательным видом научно-справочного аппарата для электронных документов служат перечни. Номенклатура дел состоит из тех требовании аналогично на бумажной основе, и является основой для формирования электронных описей. Отбор документов проводится на основании сроков их хранения. Современны        й научно-справочный аппарат архивов найболее удобный в пользовании, которое обеспечивает пойск как ретроспективной  так и современной информации в более сжатые сроки, если конечно качественно сформирован электронное содержание предствляемой информационного ресурса  архивов. 

Электронные ресурсы - как источники комплектования

архивов Казахстана

Постановлением Правительства Республики Казахстан от 1 октября 2007 года N 863 утверждена Перечнь национального электронного информационного ресурсов и национального информационных систем в следующем составе: