Ошибки в закупочной документации с неизбежным штрафом от ФАС (стр. 6 )

Выдайте доверенность сотрудникам, которые проводят приемку

Сотрудник, который принимает продукцию, подтверждает контрагенту, что вправе проводить приемку. Сделать это можно, например, доверенностью. Если работник не подтвердит полномочия, контрагент вправе не передавать продукцию. На это указал Верховный суд в постановлении .

Пример: заказчик не выдал доверенность на приемку

Руководитель организации заказчика поручил проводить приемку заместителю директора по административно-хозяйственной части. Сотрудник принимал продукцию в 2017 году и в январе 2018 года. Контролеры установили, что доверенности на приемку товаров, работ и услуг у замдиректора нет. Это нарушение статьи 182 ГК (акт Финансово-казначейского управления администрации города Иванова Ивановской области ).

Проводите приемку в сроки по контракту

Заказчик обязан провести приемку в сроки, которые указал в контракте. Если нарушите это условие, контрагент вправе потребовать пени. Такой вывод следует из частей 5 и 13 статьи 34, пункта 1 части 1 статьи 94 Закона .

Пример: заказчик просрочил приемку

Учреждение в контракте прописало, что приемку работ проведет в течение трех дней с даты, когда получит от подрядчика сообщение о готовности объекта. Однако заказчик принял работы только через 14 дней. По другому контракту просрочка составила 10 дней. Таким образом, заказчик нарушил условия контракта и контрагент вправе требовать неустойку (акт администрации города Снежинска Челябинской области -04/5).

Проверьте страну происхождения товара

Если контрагент поставит товар из страны, отличной от государства, которое указано в контракте, то нарушит условия сделки. В этом случае не принимайте товар, а потребуйте заменить продукцию. Исключение – случай, когда заменили товар на продукцию с улучшенными характеристиками. Вывод следует из части 1 статьи 34, части 7 статьи 95 Закона .

Пример: заказчик неправомерно принял продукцию

Учреждение закупало мобильный компьютерный класс – компьютеры для преподавателя и учеников, роутер. Контрагент обязался поставить российскую технику. Такое условие включили в приложение к контракту – техзадание. Однако контрагент поставил, а заказчик принял и оплатил китайскую продукцию. Заказчик нарушил пункт 1 части 1 статьи 94 Закона (акт департамента финансов Ямало-Ненецкого автономного округа от 01.01.2001).

Проверьте ассортимент товара

Поставщик обязан поставить товар по условиям контракта. Ассортимент стороны перечисляют в спецификации, техзадании или других приложениях к контракту. Приложение – часть контракта, поэтому условия приложений выполнять обязательно. Если примете товар, который не указан в контракте, и при этом причините ущерб бюджету, контролеры оштрафуют от 20 000 до 50 000 руб. Вывод следует из части 10 статьи 7.32 КоАП.

Пример: заказчик неправомерно принял и оплатил товар

Пример 1. Заказчик принял спортивный инвентарь по накладной и оплатил по счету. Контролеры установили, что позиции в накладной и в счете отличаются: в счете указан лыжный комплект, которого нет в накладной (акт администрации Невьянского городского округа Свердловской области от 01.01.2001).

Пример 2. Заказчик заключил контракт на закупку строительных материалов. Однако фактически закупил хозтовары – швабру, веник, снеговую лопату (акт администрации города Комсомольска-на-Амуре Хабаровского края ).

Проверяйте качество продукции

Поставщик обязан поставить товар по условиям контракта, в том числе по требованиям к качеству. Если примете некачественный товар, контролеры оштрафуют от 20 000 до 50 000 руб. (ч. 10 ст. 7.32 КоАП).

Пример: заказчик принял некачественный товар

Заказчик купил мебель. Контролеры проверили продукцию и установили нарушения: металлические каркасы кроватей в зазубринах, имелись дефекты покраски. К тому же размеры кроватей не отвечали требованиям технического задания (акт Контрольного комитета Тульской области /ПЛ/2018).

Проверяйте объем и количество товаров, работ или услуг

Проверьте, совпадает ли объем или количество продукции в контракте и акте приемки. Если примете продукцию не в полном объеме, а оплатите полностью, контролеры оштрафуют. При этом стороны вправе изменить количество товара, объем работ или услуг не более чем на 10 процентов, если предусмотрели такую возможность в документации и контракте. Об этом сказано в подпункте «б» пункта 1 части 1 статьи 95 Закона .

Пример: заказчик принял товар в количестве, отличном от контракта

Учреждение закупило продукты. Объемы поставки в спецификации и актах приемки по закупке молока с января по май контрагента составили на 25 литров больше, чем предусмотрено контрактом. С сентября по декабрь – на 23 литра меньше. Контролеры посчитали, что заказчик совершил правонарушение по части 10 статьи 7.32 КоАП (акт Минфина Республики Коми от 01.01.2001).

Требуйте от поставщика документы по контракту

Вместе с продукцией заказчик обязан передать сопроводительную документацию, которую предусмотрели контрактом. Если контрагент вовремя не передаст документы, то нарушит условия сделки. В этом случае пишите претензию и требуйте неустойку. Вывод следует из части 6 статьи 34 Закона .

Пример: заказчик принял товар без документов

Заказчик покупал лекарства. В договоре написал, что поставщик передает товар вместе со спецификацией. Однако контрагент спецификацию не передал, а заказчик принял лекарства без этого документа. Контролеры посчитали, что заказчик совершил правонарушение по части 10 статьи 7.32 КоАП (акт Минфина Республики Коми от 01.01.2001).

Проверяйте сопроводительные документы

Проверьте документы, которые контрагент передает вместе с продукцией. Изучите, действительна ли документация и есть ли в документах необходимая информация об объекте закупки. Если найдете нарушения, направьте претензию и требуйте неустойку (ч. 6 ст. 34 Закона ).

Пример: заказчик нарушил правила приемки

Учреждение покупало продукты. Комиссия приняла товары, однако контролеры нашли нарушения правил приемки. Так, на дату поставки товара срок действия декларации соответствия на сыр истек. Кроме того, в сопроводительных документах нет информации о дате изготовления продукции. Контрагент не вправе поставлять, а заказчик – принимать такую продукцию. Вывод следует из части 2 статьи 28 Федерального закона -ФЗ (акт Службы финансово-экономического контроля и контроля в сфере закупок Красноярского края от 01.01.2001).

Проведите экспертизу

Заказчик обязан провести экспертизу результатов контракта в ходе приемки. Экспертизу проводите своими силами или при помощи экспертов. Если обязаны привлечь экспертов, но экспертизу не проведете, заплатите штраф 20 000 руб. Об этом сказано в части 3 статьи 94 Закона и в части 8 статьи 7.32 КоАП.

Пример: заказчик не провел экспертизу

Учреждение закупало спортивный инвентарь. Заказчик принял товар по накладной, при этом экспертизу товара не провел. Контролеры посчитали, что заказчик нарушил часть 3 статьи 94 Закона (акт администрации Невьянского городского округа Свердловской области от 01.01.2001).

Составьте документы о приемке по условиям контракта

Заказчик обязан составить документы о приемке, которые стороны оговорили в контракте. Не составите – заплатите штраф 20 000 руб. Если отказываетесь принимать товар, направьте контрагенту мотивированный отказ. Об этом сказано в части 7 статьи 94 Закона и в части 9 статьи 7.32 КоАП.

Пример: заказчик неправильно оформил приемку продукции

Пример 1. Заказчик заключил контракт с СМП на услуги по сопровождению информационной системы. Акт оказанных услуг подписал, однако в срок по контракту оплату не перечислил. Нарушение установили контролеры. Представитель заказчика пояснил, что в работе системе произошел сбой, который должен устранить исполнитель. На этом основании заказчик не оплатил услуги. В качестве доказательства заказчик привел переписку с контрагентом. Однако контролеры пояснили, что заказчик обязан направить исполнителю мотивированный отказ принимать услуги. Заказчик этого не сделал – и совершил правонарушение по части 9 статьи 7.32 КоАП (акт администрации города Нового Уренгоя Ямало-Ненецкого автономного округа -03-01/2014).

Пример 2. Учреждение заключило контракт на изготовление футболок. Заказчик принял товар, при этом стороны не оформили акт приемки и счет, которые предусмотрены контрактом (акт Финансово-казначейского управления администрации города Иванова Ивановской области ).

Включите в акт приемки сведения о закупке, заказчике и контрагенте

В акте приемки напишите, какую продукцию и в каком количестве закупаете. Также укажите должности, Ф. И. О. представителей заказчика и контрагента, которые подтверждают приемку-передачу. В Законе нет требований к акту приемки, однако требования к первичным учетным документам содержит часть 2 статьи 9 Федерального закона -ФЗ.

Пример: заказчик неправильно оформил документы по приемке

Заказчик заключил контракт с едпоставщиком по пункту 4 части 1 статьи 93 Закона . Закупал информационные услуги. В акте приемки не написал, какие услуги и в каком объеме выполнены, не указал единицу измерения. Кроме того, контролеры нашли акты об исполнении контрактов, в которых нет должностей, фамилий, инициалов лиц, которые подписали документы. Это нарушает пункты 6, 7 части 2 статьи 9 Федерального закона -ФЗ (акт Финансово-казначейского управления администрации города Иванова Ивановской области ).

Документ о приемке подписывают все члены комиссии

Если создали приемочную комиссию, то документы о приемке подписывают все члены комиссии, а утверждает руководитель или уполномоченный сотрудник. Об этом сказано в части 7 статьи 94 Закона .