ДЭМЗ-П-6 «Планирование и организация закупок" (стр. 2 )

1.  Обеспечение формирования и ведения годового плана закупок «закупщиками» и заказчиками с учетом разделения их функций. Для реализации данного процесса должны быть доработаны объекты «Потребность», «Лот», «Планируемая закупка», созданы новые модели согласования для объекта «Планируемая закупка».

2. Проведение закупочных процедур с использованием новых способов закупок. Для реализации данного процесса должна быть доработана интеграция ЕИС СЗ с ЭТП для передачи информации о ходе и результатах проведения закупок от ЭТП в ЕИС СЗ.

3. Проведение аккредитации и квалификации Для реализации данного процесса должна быть доработана интеграция ЕИС СЗ с ЭТП для передачи информации о результатах проведения аккредитации и квалификации поставщиков от ЭТП в ЕИС СЗ.

4. Получение аналитических отчетов в ходе и по результатам осуществления закупочной деятельности. Для реализации данного процесса должен быть доработан состав показателей в Подсистеме мониторинга и контроля данных по закупкам, а также разработаны новые отчеты.

Формирование и ведение годового плана закупок и проведение закупочных процедур

Бизнес-процесс	Формирование и ведение годового плана закупок и проведение закупок
Описание	В связи с разделением функций «заказчика» и «закупщика» необходимо осуществить доработку функциональных подсистем, справочников и ролевой модели ЕИС СЗ
Подпроцессы	Формирование годового плана закупок Формирование заявки на закупку Проведение закупки Ведение реестра поставщиков в части аккредитации и квалификации Ведение справочника категорий ТРУ и ТРУ (Товары, работы, услуги)
Участники	Системы: ЕИС СЗ. АС ПУП. Смежная система АС УП. Смежная система АС ИП. Смежная система ЕСОД. Смежная система ЭТП «Сбербанк АСТ». Внешняя система
Статистика	Проведение до 50000 закупок в год.
Ограничения	Реализация функциональных требований потребует доработки взаимодействия ЕИС СЗ и ЭТП и соответствующей доработки ЕСОД. Необходимо предусмотреть выполнение работ по доработке ЕСОД в необходимые для реализации данных требований сроки. В рамках реализации проекта интеграция ЕИС СЗ с АС ПУП не дорабатывается, финансирование  на доработку АС ПУП не требуется. Реализация функциональных требований потребует доработки взаимодействия ЕИС СЗ и АСУП и соответствующей доработки АС «Интеграционная платформа». Необходимо предусмотреть выполнение работ по доработке АС ИП и АСУП в необходимые для реализации данных требований сроки.

Модель подпроцесса «Формирование годового плана закупок»

Таблица 1 - Описание бизнес-процесса «Формирование годового плана закупок»

Шаг процесса	Комментарии/Требования	Входные данные	Роль в процессе	Выходные данные	Режим выполнения	АС
Описание бизнес-процесса для сотрудников отделений и подразделений, подчиненных ГУ
Шаг 1. (99.1.1.1) Формирование потребности	Формирование потребности по всем направлениям банковской деятельности (НБД) кроме ДИТ Пользователь заполняет на  форме «Потребность» следующие поля: - наименование потребности (обязательное для заполнения поле); - НБД (обязательное для заполнения поле); - подразделение – автор потребности (обязательное для заполнения поле, заполняется по умолчанию). Далее добавляет продукцию, для каждой позиции продукции вводит: - место поставки (обязательное для заполнения поле) - подразделение, в интересах которого планируется осуществить закупку (обязательное для заполнения поле); - категорию продукции (обязательное для заполнения поле, добавить возможность выбора категории верхнего уровня,  включая автоматическое заполнение по  выбранному ТРУ); - ТРУ (обязательное для заполнения поле, добавить возможность поиска ТРУ по коду или описанию, без ввода категории. Расширить список для поиска в поле категории добавив категории верхнего уровня, в этом случае выводить все ТРУ, которые назначены на категории для которых выбранная категория является родителем); - наименование продукции (обязательное для заполнения поле, по умолчанию автоматически заполняется значение поля ТРУ с возможностью редактирования, после сохранения строки выводить сообщение «Проверить наименование продукции. Эта информация размещается на ЭТП»; -  срок исполнения обязательств (обязательное для заполнения поле, дата с и дата по, даты могут совпадать); - ед. измерения (не обязательное для заполнения поле); - количество (не обязательное для заполнения поле); - цена за единицу (не обязательное для заполнения поле); - выделенный бюджет (обязательное для заполнения поле, в случае заполнения количества и цены за единицу рассчитывается автоматически путем умножения, иначе пользователь указывает стоимость, в БД необходимо предусмотреть возможность хранения данных значений; задача должна быть решена комплексно, то есть во всех  аналогичных случаях указания стоимости продукции, например, в случае определения стоимости продукции планового лота, либо договора); - статья затрат (не обязательное для заполнения поле); - признак рамочного договора (не обязательное для заполнения поле); - документы, являющиеся основанием для проведения закупки (не обязательное для заполнения поле); - номер в Плане кап. затрат (не обязательное для заполнения поле), - номер в Плане кап. ремонта (не обязательное для заполнения поле), - наличие в смете расходов на содержание Банка России (не обязательное для заполнения поле), - № НИР (не обязательное для заполнения поле); - шифр  проекта (не обязательное для заполнения поле, загрузка из АСУП на основании существующего функционала), - дополнительное описание (не обязательное для заполнения поле). В случае указания шифра проекта система должна обеспечивать загрузку из АСУП следующих плановых дат проведения закупки (план-график): - плановая дата направления Заявки на закупку, - плановая дата выбора победителя; - плановая дата заключения договора, - шифр связанного проекта. Система должна обеспечивать возможность загрузки из АСУП  новой версии план-графика проведения закупки с возможностью просмотра предыдущих версий.  Загрузка новых версий план-графика должно быть доступно для объекта Потребность, находящегося в любом статусе. В случае если шифр проекта не указан, система должна обеспечивать в ручном режиме заполнение плановых дат проведения закупки (план-график): - плановая дата направления Заявки на закупку, - плановая дата выбора победителя; - плановая дата заключения договора, - шифр связанного проекта. Выбрать в подстрочном меню Потребности команду «Направить на согласование».	Документ (документы), являющийся обоснованием для проведения закупки	Инициатор	Потребность в статусе «Проект» / Согласовано	Ручной	ЕИС СЗ
Формирование потребности по  НБД ДИТ (существующий функционал) «Потребность» формируется в АС ПУП. С помощью АС ИП отправляется в ЕИС СЗ. В ЕИС СЗ на базе полученной информации формируется лот с частично заполненными данными. Состав показателей (атрибуты) выгрузки из АС ПУП в ЕИС СЗ не меняются, используется существующий функционал.  Доработка АС ПУП не требуется. Выбрать в подстрочном меню Потребности команду «Направить на согласование»	АС ПУП	Сотрудник  ДИТ, имеющий полномочия на передачу данных в ЕИС СЗ	«Лот» в статусе «Проект»/ Согласовано	Ручной	АС ПУП АС ИП ЕИС СЗ
Шаг 2. (99.1.1.2) Создание лотов	Формирование лотов путем включения в них строк Продукции. В лоте на главной странице заполнить поле «Предмет договора» (поле обязательное для заполнения. На вкладке «Продукция» добавить доступные для выбора строки продукции. Далее формируется Планируемая закупка (ПЗ)	Строки продукции в Потребности, имеющие статус «Согласовано» и не включенные в лот	Ответственный за формирование предложений в ГПЗ	Лоты в статусе «Проект»	Ручной	ЕИС СЗ
Шаг 3. Сохранение лота (99.1.1.2)	Выбрать команду «Сохранить». После сохранения у лота появляется номер и статус «Зарегистрировано»	Лоты в статусе «Проект»	Ответственный за формирование предложений в ГПЗ	Лоты в статусе «Зарегистирован»	Ручной	ЕИС СЗ
Шаг 4. (99.1.1.2) Создание Планируемых закупок (ПЗ).	Формирование Планируемой закупки путем включения в нее лотов	Лоты в статусе «Зарегистрировано»	Ответственный за формирование предложений в ГПЗ	Лоты в статусе «Включено в ПЗ» Планируемая закупка в статусе «Проект»	Ручной	ЕИС СЗ
Шаг 5. Сохранить планируемую закупку (99.1.1.2)	Выбрать команду «Сохранить». После сохранения у планируемой закупки появляется номер и статус «Зарегистрировано»	ПЗ в статусе «Проект»	Ответственный за формирование предложений в ГПЗ	ПЗ в статусе «Зарегистрирован»	Ручной	ЕИС СЗ
Шаг 6. (99.1.1.2) Направление лотов и планируемых закупок на согласование Профильным специалистам в ГУ или (если согласование с Профильными специалистами не требуется) направление  на согласование в закупочное подразделение ГУ	Выбрать команду у ПЗ направить на согласование и выбрать из списка модель согласования.	ПЗ в статусе «Зарегистриро- ван»	Ответственный за формирование предложений в ГПЗ	ПЗ в статусе «На согласовании в ГУ НБД»	Ручной	ЕИС СЗ
Шаг 7. (99.1.1.5) Согласование лотов и планируемых закупок с профильными специалистами ГУ	Профильный специалист ГУ рассматривает поступившие ПЗ и лоты в их составе и выбирает команду «Согласовать» или «Отказать» с указанием причины отказа в согласовании.	ПЗ в статусе  «На согласовании в ГУ НБД»	Сотрудник ГУ с ролью «Ответственный за согласование предложений в ГПЗ» по определенному НБД	ПЗ в статусе  «Согласовано ГУ НБД»	Ручной	ЕИС СЗ
Шаг 8. (99.1.1.2, (99.1.1.5) Направление лотов на согласование в закупочное подразделение ГУ	Профильный специалист ГУ выбирает команду «Направить на согласование» ПЗ.	ПЗ в статусе «На согласовании в ГУ НБД»	Сотрудник ГУ с ролью «Ответственный за согласование предложений в ГПЗ» по определенному НБД	ПЗ в статусе  «На согласовании  у Организатора ГУ »	Ручной	ЕИС СЗ
Шаг 9. (99.1.1.6) Заполнение в ПЗ и в лотах необходимых для проведения закупки полей	Сотрудник закупочного подразделения ГУ заполняет в ПЗ следующие поля: - дата начала процедуры (поле обязательное для заполнения, указывается месяц и год размещения извещения); - предмет закупки (договора) (обязательное поле, в случае если в ПЗ входит один лот автоматически заполняется данными указанными в лоте с возможностью редактирования); - организатор закупки (обязательное поле); -категорийная стратегия; - планируемый способ закупки (обязательное поле); - планируемые формы проведения закупки (обязательные поля); - случай осуществления закупки у ед. поставщика (выпадающий список). Для каждого лота заполняются следующие поля: - предмет договора; - бюджетная оценка (обязательное поле, автоматически рассчитывается путем суммирования продукции в лоте с округлением до рубля, в случае мультивалютного лота система должна обеспечивать расчет в рублевом эквиваленте на указанную дату курса); - признак мультивалюты (чек-бокс, обязательное поле, заполняется автоматически); - плановый месяц заключения договора (обязательное поле, автоматически заполнить самой ранней датой указанной для строк продукции, с возможностью редактирования); - период исполнения договора; - дополнительное описание. После заполнения полей в лоте и в ПЗ необходимо выбрать команду «Согласовать».	ПЗ в статусе «На согласовании у Организатора ГУ»	Организатор процедуры закупки	ПЗ в статусе  «Согласовано  Организатором ГУ»	Ручной	ЕИС СЗ
Шаг 10. (99.1.1.9) Направление ПЗ на согласование в Профильный департамент (шаг выполняется в том случае, если требуется согласование с Профильным департаментом).	Сотрудник закупочного подразделения ГУ выбирает команду «Направить на согласование в ПД» и выбирает модель согласования	ПЗ в статусе  «Согласовано  Организатором ГУ»	Ответственный за согласование предложений для включения в ГПЗ	ПЗ в статусе  «На согласовании  в ПД»	Ручной	ЕИС СЗ
Шаг 11. (99.1.1.9) Согласование ПЗ в Профильном департаменте, курирующем НБД по которому осуществляется закупка.	Сотрудник ПД выбирает команду «Согласовать» или «Отказать» и указывает причину отказа.	ПЗ в статусе  «На согласовании  в ПД»	Ответственный за согласование предложений для включения в ГПЗ	ПЗ в статусе  «Согласовано  ПД»	Ручной	ЕИС СЗ
Шаг 12. (99.1.1.9) Направление ПЗ в ДЗ	Сотрудник ПД направляет ПЗ в ДЗ для включения в ГПЗ	ПЗ в статусе  «Согласовано  ПД»	Ответственный за согласование предложений для включения в ГПЗ	ПЗ в статусе  «На согласовании в ДЗ»	Ручной	ЕИС СЗ
Шаг 13. (99.1.1.10) Согласование ПЗ в ДЗ	Сотрудник ДЗ рассматривает ПЗ и в случае необходимости редактирует поля, которые были заполнены в закупочном подразделении ГУ. Далее выбирает команду «Согласовать» или «Отказать».	ПЗ в статусе  «На согласовании в ДЗ»	Организатор процедуры закупки	ПЗ в статусе  «Согласовано ДЗ»	Ручной	ЕИС СЗ
Описание бизнес-процесса для сотрудников ГУ
Шаги бизнес-процесса аналогичны  описанию бизнес-процесса для сотрудников отделений за исключением шагов 6 и 7 (направление на согласование и согласование с профильными специалистами ГУ)
Описание бизнес-процесса для сотрудников подразделений центрального аппаратам
Шаги бизнес-процесса аналогичны описанию бизнес-процесса для сотрудников отделений за исключением шагов 6,7,8,9,10,11. На шаге 13 сотрудник ДЗ, получивший на согласование лоты и ПЗ от профильного департамента,  заполняет в лотах и планируемых закупках все поля, необходимые для проведения закупки. Состав заполняемых полей  описан в шаге 10.

Данные, связанные с подпроцессом «Формирование годового плана закупок»

Данные	Описание
Справочник категории продукции новый	Наименование категории продукции
Справочник статей	Наименование  статей и кодов статей
Справочник ТРУ	Наименование товара (работы, услуги)
Справочник иерархия заказчиков	Наименование структурных подразделений Банка России
Справочник способы закупок	Наименование способов закупок
Справочник ответственных за категорию	Справочник с указанием пользователей ЕИС СЗ, ответственных за категорию

Модель подпроцесса «Формирование заявки на закупку»

Таблица 2 - Описание бизнес-процесса «Формирование заявки на закупку в ЕИС СЗ»