Тема: Разработка автоматизированной системы для Бюро недвижимости «Баст-ЕТ» (стр. 2 )

– осуществление операций с жилой и нежилой недвижимостью;

–организация сбора информации на рынке недвижимости и ее систематизация;

–организация рекламной деятельности офиса;

–организация операций с недвижимостью, связанных с различными ведомствами: суды, банки, налоговая полиция, органы юстиции, администрация и т.д.;

–анализ (регулярный) состояния рынка недвижимости;

–подготовка и переподготовка кадров;

–составление графиков работы, дежурств сотрудников офиса.

Содержание работы риэлторов состоит из следующих основных разделов:

–консультирование клиента по вопросам купли-продажи недвижимости;

–осуществление поиска покупателя на объект недвижимости;

–разработка и размещение рекламы;

–ведение переговоров с потенциальными покупателями, согласование сроков, порядок оплаты и оформления сделки;

–заключение договора, обеспечивающее совершение сделки;

–подготовка документов для сделки с объектом недвижимости;

–организация подготовки и оформления договора купли-продажи объекта недвижимости;

–содействие в организации взаиморасчетов между сторонами сделки;

–содействие в передаче объекта недвижимости путем предоставления акта приема-передачи.

Основные этапы работы сотрудников агентства недвижимости:

1) формирование базы объектов недвижимости. Сбор информации о продаваемых и сдаваемых в аренду объектах недвижимости;

2) заявка, консультация. На первом этапе клиент звонит в агентство, предварительно прочитав о спектре риэлторских услуг, либо о предложенном варианте из какого-либо информационного источника (Интернет, газеты, наружная реклама и т.д.);

3) подбор вариантов. После того, как потенциальный клиент принял решение воспользоваться услугами агентства, происходит подбор вариантов. Риэлторы предлагают существующие варианты из своей базы данных;

4) выбор из предложенных объектов. Агенты по недвижимости совместно с клиентом рассматривают выбранные варианты, при необходимости осуществляется показ каждого объекта недвижимости;

5) оформление сделки. Один из последних этапов, но иногда он может быть самым первым в случае, если с клиентом предварительно заключен договор на предоставление услуг. На данном этапе происходит работа по оформлению всей необходимой документации. Агентство недвижимости выступает своеобразным гарантом в проведении сделки. На этом этапе и происходит взаиморасчет за предоставленные услуги;

Далее возможен ряд бесплатных постдоговорных услуг для сохранения клиента, например один год бесплатной юридической поддержки и т.п.

Контекстная диаграмма и диаграмма декомпозиции работы компании «как есть» (AS-IS) в нотации IDEF0 представлены на рисунках 2 и 3.

Рисунок 2 – Контекстная диаграмма AS-IS работы агентства недвижимости

Рисунок 3 – Диаграмма декомпозиции AS-IS работы агентства недвижимости

1.2 ОБОСНОВАНИЕ НЕОБХОДИМОСТИ ВНЕДРЕНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

В процессе исследования существующей системы обработки информации об объектах недвижимости и клиентах был выявлен ряд недостатков.

Рассмотрим организационные недостатки:

? неэффективное распределение обязанностей между исполнителями, что приводит к потерям рабочего времени;

? отсутствие специальных программных средств для автоматизации основных операций по работе с недвижимостью: из-за отсутствия единой системы сотрудник очень много времени тратит на подбор подходящего объекта недвижимости;

? низкий уровень использования информационных технологий;

? недостаточная квалификация сотрудников в сфере информационных технологий.

Выделим основные проблемные моменты, влияющие на эффективность деятельности агентств недвижимости:

1) отсутствие единой базы объектов сделок. Риэлторы ведут собственные базы объектов сделок, что усложняет продажи. Например, сотрудник отдела городской недвижимости не может проконсультировать своего клиента и предложить вариант приобретения загородного дома, т.к. не имеет доступа к базе загородной недвижимости;

2) отсутствие единой клиентской базы. Информация о клиентах разрозненна и порой представляет собой только записи в личных записных книжках риэлторов;

3) неэффективная работа с обращениями потенциальных клиентов. Значительное число обращений теряется на этапе между обращением в call-центр и до первого звонка риэлтора потенциальному клиенту;

4) угроза потери части клиентов при увольнении сотрудников агентства;

5) снижение качества обслуживания и уровня удовлетворённости клиентов из-за нехватки квалифицированных кадров.

Технических недостатков не выявлено. Следует отметить наличие единой локальной сети с ее администрированием, выделенным сервером и оговоренной корпоративной дисциплиной. Соответственно, есть технические возможности для внедрения информационной системы, обеспечивающей автоматизацию работы агентства недвижимости.

Каждое рабочее место оснащено ПК, на котором установлено:

? Операционная система: Windows XP, Windows 7, (сервер HP Proliant G3, G6 на Windows Server 2003, Windows Server 2008)

? Пакет офисный Microsoft Office 2003, 2007, 2010 Corporate.

? дополнительное программное обеспечение: Adobe FineReader 10 и т.п.

? периферийное оборудование включает в себя: сканер, принтер, МФУ оборудование для локальной сети и выхода в Интернет.

Потребность в разработке автоматизированной информационной системы, обеспечивающей автоматизированную обработку информации по объектам недвижимости, обусловлена необходимостью обеспечить более высокую производительность труда, большую надежность и достоверность информации, лучшую ее сохранность.

Исследование существующей системы обработки информации выявило необходимость совершенствования существующей обработки данных, причем анализ ситуации позволил определить следующие потенциальные направления совершенствования существующей системы обработки информации:

? устранение выявленных организационных недостатков позволило бы перевести существующую обработку информации на значительно более высокий уровень;

? внедрение автоматизированной информационной системы даст возможность практически повысить эффективность работы, полностью отказаться от «ручной» обработки информации и перейти к автоматизированной ее форме;

? внедрение индивидуальной автоматизированной информационной системы (АИС) устраняет такие недостатки стороннего программного обеспечения, предназначенного для автоматизации «любого» предприятия как необходимость достаточно крупных вложений финансовых средств и необходимость настройки приобретаемого программного обеспечения на конкретные условия работы, а также наличие множества лишних и неиспользуемых функций, мешающее оперативной работе пользователя.

В качестве СУБД должна быть MS Access, среды разработки ? Borland Delphi.

Предполагаются следующие условия использования системы:

? сотрудники компании находятся на своих рабочих местах;

? одновременно с системой могут работать несколько пользователей;

? всеми пользователями используется единая БД, хранящая информацию обо всех объектах недвижимости и контрагентах.

Исходя из вышеуказанных условий, выбрана распределенная архитектура системы: БД находится на сервере, а пользователи получают к ней доступ посредством клиентского приложения, установленного на их рабочем месте.

1.3 ВЫБОР КОМПЛЕКСА ЗАДАЧ, ПОДЛЕЖАЩИХ АВТОМАТИЗАЦИИ

Цель автоматизации – систематизация и повышение эффективности работы сотрудников бюро недвижимости «Баст-ЕТ» с данными об объектах недвижимости.

В рамках данной работы подлежат разработке следующие функции АИС агентства недвижимости:

– ведение базы данных объектов недвижимости, продаваемых и сдаваемых в аренду: квартир, жилых домов, коммерческой недвижимости, земельных участков;

– хранение для любого объекта недвижимости произвольного набора характеристик (площадь, этаж, отделка, стадия строительства и т.п.);

– учет контрагентов: продавцов, покупателей, арендодателей, арендаторов, агентств-партнеров;

– работа с заявками клиентов на покупку или аренду недвижимости;

– автоматизированный подбор необходимого объекта недвижимости по любым заданным характеристикам: вид недвижимости, район города, количество комнат, ограничения по площади и стоимости и т.п.;

– учет реализуемых сделок: объект недвижимости, контрагенты, стоимость договора, порядок оплаты, комиссия агентства и т.д.;

? разделение прав доступа и авторизация пользователей;

? формирование выходных документов:

– список объектов недвижимости, отобранных по заданным критериям;

– список контрагентов;

– заявки клиентов, отобранные по заданным критериям;

– договор купли-продажи объекта недвижимости;

– договор аренды объекта недвижимости;

– карточка объекта недвижимости;

– карточка заявки;

– объявление о предложении объекта недвижимости для расклейки, размещения в СМИ или Интернете;

– формирование статистических диаграмм:

– количество объектов недвижимости, продаваемых и сдаваемых в аренду по месяцам;

– количество заявок клиентов по месяцам;

– количество заключенных сделок по месяцам;

– суммы сделок по риэлторам за период времени;

– комиссионный доход агентства по месяцам.

1.4 экономико-информационная сущность задач

Главное конкурентное преимущество любого агентства недвижимости – актуальная, постоянно обновляющаяся информация и возможность оперативного выбора необходимого из нее. Поэтому первостепенной задачей системы автоматизации для агентства недвижимости является минимизация временных затрат на сохранение и поиск данных в рамках единой информационной базы.

Но без непосредственных пользователей – профессиональных риэлторов – сама по себе информация будет бесполезна. То есть организация работы сотрудников – это следующая по порядку, но не по важности задача отраслевого решения для автоматизации.

Кроме того, для любой организации особое значение имеют такие процессы как анализ результатов деятельности, документооборот, оформление сделок, маркетинга, контроля над финансовыми потоками и защиты информации.