Тема: Разработка автоматизированной системы для Бюро недвижимости «Баст-ЕТ» (стр. 3 )

Таким образом, система автоматизации агентства недвижимости должна быть предназначена для содействия в решении данной задачи, а именно: позволять быстро найти всю информацию об объекте недвижимости в базе данных, оформить заявку клиента и зафиксировать его потребности.

Внедрение системы автоматизации работы агентства недвижимости позволит:

– увеличить количество заключаемых сделок за счет информационно-технической поддержки процесса продаж;

– повысить удовлетворенность клиентов за счет персонализированного обслуживания и более слаженной работы компании, что влечет за собой увеличение доли клиентов, пришедших по рекомендации;

– создать инструментарий контроля соблюдения маркетингового бюджета и измерения эффективности маркетинговых мероприятий;

– измерить эффективность и качество работы сотрудников, отделов и компании в целом за счет наличия полных и актуальных данных об их деятельности;

– обеспечить эффективный инструментарий для построения системы мотивации и начисления бонусов;

– контролировать работу каждого отдельного риэлтора, в том числе его сделки, их состояние и денежные потоки по ним;

– уменьшить потери клиентов на этапе первичного обращения за счет ведения единой базы потенциальных и реальных клиентов и создания инструментов контроля за работой сотрудников;

– снизить зависимость компании от конкретного сотрудника и поддерживать высокий уровень обслуживания даже при выполнении работ менее квалифицированными специалистами.

Основное предназначение разрабатываемой системы – учет и подбор объектов недвижимости, контрагентов, осуществление сделок.

АИС агентства недвижимости будет использоваться риэлторами и руководителем компании.Входной оперативной информацией является информация о новом объекте недвижимости (предложении), новой заявке на сделку (покупку, аренду, обмен).

Система должна автоматически генерировать отчеты по запросу риэлтора на основе выборки информации из БД. В системе будут формироваться следующие выходные документы:

– список объектов недвижимости, отобранных по заданным критериям;

– список контрагентов;

– заявки клиентов, отобранные по заданным критериям;

– договор купли-продажи объекта недвижимости;

– договор аренды объекта недвижимости;

– карточка объекта недвижимости;

– карточка заявки;

– объявление о предложении объекта недвижимости для расклейки, размещения в СМИ или Интернете;

Экономической сущностью задачи автоматизации риэлторской деятельности агентства недвижимости «Баст-ЕТ» является повышение результативности труда посредством автоматизации рутинной деятельности, а также деятельности, которую можно ускорить путем перехода на разрабатываемую систему.

Вследствие ускорения процесса делопроизводства возможно будет увеличить количество производимых сделок и тем самым повысить обороты компании, а в конечном итоге и прибыль.

2 ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1 ОБЗОР СУЩЕСТВУЮЩИХ ПРОГРАММНЫХ ПРОДУКТОВ

Условно программы автоматизации агентств недвижимости можно разделить на две группы. Первая – это готовые программы, которые в изобилии представлены на рынке. В основном они призваны выполнять стандартные операции и за счет этого имеют достаточно невысокую цену. Как правило, они продаются как «коробочные» продукты и, следовательно, в большинстве вариантов не предполагают дальнейшей поддержки разработчиком.

Вторая группа – это программы, разработанные под заказ и ориентированные на выполнение строго индивидуальных функций, присущих компании-заказчику. Такие программы предполагают дальнейшую поддержку, контроль работоспособности и проводимый разработчиком комплекс мероприятий, предупреждающих потерю информации.

Система «BPMonline Realty», разработанная компанией Terrasoft, – комплексное решение для операторов рынка недвижимости.

Особенности:

1) ведение базы объектов недвижимости. Можно хранить подробную информацию о каждом объекте и его текущем состоянии, выполнять типизацию объектов, учитывать их технические характеристики и инфраструктуру. BPMonline Realty позволяет вести историю просмотров помещений и объектов, выполнять автоматический подбор объектов недвижимости по запросам клиентов, а также планировать работы по поиску арендаторов и продлению договоров. Кроме того, CRM-система включает возможности ведения комплексных проекты недвижимости: фиксировать информацию о состояние, типе, планируемых строках сдачи проекта, данные об его участниках и расходах, а также об объектах, которые реализуются в рамках проекта;

2) организация эффективной работы с клиентской базой. Единая база всех компаний и контактов, с которыми можно работать. Решение включает функциональность быстрого поиска данных, ведения полной истории взаимодействия с клиентами, сегментации клиентской базы, отслеживание истории предложений объектов. Есть возможность создавать и отправлять письма клиентам, планировать время встреч, показов объектов клиентам, регистрировать входящие звонки от потенциальных заказчиков и многое другое;

3) автоматизация процесса работы с заявками клиентов. Система предоставляет полный перечень инструментов, необходимых для обработки заявок: начиная с автоматического подбора объектов, просмотра результатов подбора на карте и заканчивая управлением процессом рассмотрения объектов в заявке. Можно с легкостью отправить клиенту по e-mail описание выбранных объектов, назначить показ объекта клиенту и сразу же зафиксировать это в расписании. Отслеживая результаты показов, система управления недвижимостью автоматически изменяет состояния объектов, чтобы предоставить всем сотрудникам компании актуальные данные и избежать накладок в работе;

4) единое окно агента. Благодаря концентрации основных инструментов агента – реестра заявок, ежедневника и поискового модуля – единое окно позволяет большую часть времени проводить в едином интерфейсе, не переходя между разделами в поисках нужной информации;

5) управление рабочим временем сотрудников. В разделе предусмотрены необходимые средства, позволяющие оптимально организовать свой рабочий день, а также контролировать выполнение поручений. Встроенные графики и отчетные формы предоставляют сводные данные для анализа, а инструменты автоматизации бизнес-процессов обеспечивают возможность действовать согласно принятым регламентам;

6) автоматизация документооборота. Автоматически формируются полный пакет документов в зависимости от типа и субъектов сделки, вида объекта недвижимости и других параметров. Есть возможность выставить счета на основании заявки, прямо в системе подготовить печатную форму счета для последующей отправки клиенту по факсу либо e-mail. Благодаря возможности удобно хранить и структурировать документы в системе, прикреплять к ним файлы;

7) управление бизнес-процессами. Бизнес-процессы – основа платформы BPMonline. Именно поэтому работа в BPMonline Realty – это всегда работа по процессу, логику которого задает пользователь. Например, для изменения порядка действий при обработке заявки клиента или реализации дополнительных операций достаточно изменить диаграмму процесса;

8) анализ эффективности компании. Стандартные отчеты системы дают возможность анализировать и контролировать все типичные задачи бизнеса, а встроенные графики – отслеживать статистику по любым интересующим количественным показателям. С помощью построителя отчетов можно создавать печатные формы документов и аналитические формы, отвечающие специфическим задачам бизнеса;

9) управление продажами. Продукт позволяет управлять процессом привлечения новых клиентов и выполнением плана продаж, хранить сопроводительную информацию, отслеживать активности конкурентов, фиксировать данные об участии в тендере строительной компании, ищущей посредников для представления своих интересов на рынке;

10) построение эффективного маркетинга. Система позволяет автоматизировать весь комплекс шагов по организации воздействия, начиная от планирования бюджета, выбора целевой аудитории и заканчивая анализом эффективности маркетингового проекта. Инструментарий системы позволит получить информацию по конвертации входящих обращений в совершенные продажи. При подготовке текста рассылки можно использовать макросы – переменные, которые при отправке сообщений заменяются конкретными значениями. Возможность подключения к рассылке группы контактов, позволяет охватывать только нужный сегмент клиентов, добиваясь наиболее высоких откликов от целевой аудитории;

11) управление сервисом и обращениями клиентов. Если есть необходимость вести сервисные обращения от клиентов в привязке к объектам, ремонтируемому оборудованию и ремонтной бригаде – эти задачи можно решить в разделе обращений. Кроме того, можно фиксировать пожелания, жалобы и другие обращения клиентов, сегментировать по типам, приоритетам и ответственным, планировать строки разрешения обращений и оценивать результаты. Преднастроенные отчеты помогут проанализировать частоту обращений, выявить главные причины и улучшить клиентский опыт.

12) административные возможности. Система дает возможность администратору регистрировать и лицензировать пользователей, объединять пользователей в группы согласно их роли в организационной структуре Вашей компании, выполнять настройку прав доступа, рабочих мест, справочников и конфигурации программного продукта.

Программа «Лидер» от компании «Лидерком» разработана как специализированная система для работы с базами данных по недвижимости [3]. Можно оперировать объектами недвижимости, а также вести учет заявок от клиентов на покупку, продажу, съём или сдачу в аренду. К каждому объекту недвижимости могут быть прикреплены фото и другие документы, позволяющие разместить в базе всю необходимую для работы информацию. В системе реализована гибкая система поиска и фильтрации. С ее помощью можно легко найти нужный объект, телефон собственника либо объявление. Журнал звонков позволит регистрировать и восстанавливать историю и даты контактов с клиентами. Также, при помощи бесплатной программы для риэлторов «Лидер» можно составлять отчеты любой сложности, используя уже существующие либо собственные шаблоны. Полученные отчеты можно экспортировать в любой необходимый формат.

С помощью системы можно наладить работу нескольких офисов, в том числе отдаленных территориально. При помощи сети Интернет можно объединить в корпоративную сеть неограниченное количество компьютеров. А обширные возможности администрирования позволят разграничить права доступа ко всем операциям в системе.