Тема: Разработка автоматизированной системы для Бюро недвижимости «Баст-ЕТ» (стр. 9 )

2.11 РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

После запуска программы пользователь должен авторизоваться, введя логин и пароль. Программа состоит из двух АРМ: АРМ Руководителя (доступны все функции программы) и АРМ Риэлтора (не доступны статистика, настройка некоторых справочных данных).

При загрузке программы на экран выводится «Главная форма» (рисунок Б1).

Главная форма программы, приведенная на рисунке Б1, имеет главное меню, посредством которого пользователь может получить доступ ко всем остальным экранным формам приложения. Для редактирования справочников создана группа команд в пункте главного меню «Справочные данные». Для создания, изменения, удаления, просмотра данных об объектах недвижимости, заявках на них и сделках, а также статистики создана группа команд в пункте главного меню «Объекты недвижимости».

Добавление, удаление или сохранение данных на всех формах производится посредством соответствующих кнопок навигатора на формах, снабженных всплывающими подсказками. Для добавления новой записи следует нажать кнопку «+», после чего появится новая пустая строка в таблице данных на форме или откроется чистая карточка. Для изменения данных следует выбрать необходимую строку в таблице и ввести в нее новые значения полей. После добавления или изменения следует нажать кнопку с галкой для сохранения введенных данных, либо кнопку «Esc» для удаления введенных данных. Для удаления выбранной в таблице на форме записи следует нажать кнопку «–».

Просмотр и редактирование списка предлагаемых объектов недвижимости обеспечивает экранная форма «Предложения объектов недвижимости», вызываемая нажатием кнопки «База предложений недвижимости» на главной форме или выбором одноименного пункта главного меню (рисунок Б2). Список можно отфильтровать по заданным критериям в разделе «Критерии отбора». Неактуальные предложения выделяются серым цветом. Двойной щелчок мышью по выбранному объекту или нажатие кнопки «Карточка объекта» вызывает форму «Карточка объекта недвижимости», на которой указываются все данные об объекте, его характеристики, а также фото (рисунок Б3). Нажатие кнопки «Создать набор типовых характеристик» создает в зависимости от выбранного типа недвижимости набор характеристик. Любую из них пользователь может заполнить, лишние удалить, а также добавить необходимую характеристику. Нажатием кнопки «Загрузить фото» можно выбрать фото для объекта. Фотографий может быть произвольное количество. Их просмотр осуществляется с помощью навигатора на форме.

Нажатием кнопки «Печать объявления» можно сформировать текст с фото, который можно использовать для формирования печатного объявления в СМИ или интернете. Нажатие кнопки «Заключить сделку» приводит к переходу на форму «Заключенные сделки», автоматически добавляя новую сделку по выбранному объекту. Пользователю остается отредактировать и дополнить данные по необходимости, а также внести контрагентов по сделке.

Просмотр и редактирование списка заявок на покупку, обмен или аренду недвижимости обеспечивает экранная форма «Заявки на объекты недвижимости», вызываемая нажатием кнопки «Заявки на объекты» на главной форме или выбором одноименного пункта главного меню (рисунок Б4). Список можно отфильтровать по заданным критериям в разделе «Критерии отбора». Неактуальные заявки выделяются серым цветом. Двойной щелчок мышью по выбранному объекту или нажатие кнопки «Карточка заявки» вызывает форму «Карточка заявки», на которой указываются все параметры заявки и характеристики необходимого объекта недвижимости (рисунок Б5). Характеристика может быть задана в виде конкретного значения (например, Количество комнат = 1) или задана диапазоном значений (например, Площадь от и до). Нажатие кнопки «Найти объекты!» осуществляет подбор объектов из базы актуальных предложений в зависимости от заданных характеристик требуемого объекта (этажность, площадь, район, количество комнат и т.д.). В случае нахождения объектов, соответствующих всем заявленным требованиям, в таблице ниже отображаются эти объекты. Двойным щелчком мыши по выбранному объекту можно открыть его карточку для просмотра.

Просмотр и редактирование списка заключенных сделок обеспечивает экранная форма «Заключенные сделки», вызываемая нажатием одноименной кнопки на главной форме или выбором одноименного пункта главного меню (рисунок Б6). Список можно отфильтровать по заданным критериям в разделе «Критерии отбора». По каждой сделке может быть несколько контрагентов одного типа (например, несколько покупателей). По выбранной сделке можно сформировать договор купли-продажи или аренды нажатием кнопки «Печать договора».

Просмотр статистики за выбранный диапазон даты обеспечивает форма «Статистика», вызываемая нажатием одноименной кнопки на главной форме или выбором одноименного пункта главного меню (рисунки Б7 – Б12).

В программных модулях системы есть все необходимые отчетные формы для формирования и печати документов установленной формы. Все отчеты генерируются автоматически, на основе выборки информации из БД. Сформированный отчет в формате MS Excel можно либо просто просмотреть, либо отправить на печать. Выходные документы представлены в

2.12 ОБОСНОВАНИЕ ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТИ РАЗРАБОТКИ ПРОЕКТА

Главное конкурентное преимущество любого агентства недвижимости – актуальная, постоянно обновляющаяся информация и возможность оперативного выбора необходимого из нее. Поэтому первостепенной задачей системы автоматизации для агентства недвижимости является минимизация временных затрат на сохранение и поиск данных в рамках единой информационной базы.

Но без непосредственных пользователей – профессиональных риэлторов – сама по себе информация будет бесполезна. То есть организация работы сотрудников – это следующая по порядку, но не по важности задача отраслевого решения для автоматизации.

Кроме того, для любой организации особое значение имеют такие процессы как анализ результатов деятельности, документооборот, оформление сделок, маркетинга, контроля над финансовыми потоками и защиты информации.

Известно, что от первого контакта может зависеть до 70% успешности дальнейшего сотрудничества с клиентом. В деятельности агентств недвижимости это означает, что чем оперативнее, точнее и полнее сведения, которые получит клиент во время своего первого обращения в агентство, тем выше вероятность того, что клиент остановит свой выбор на сотрудничестве с данной компанией. Таким образом, система автоматизации агентства недвижимости должна быть предназначена для содействия в решении данной задачи, а именно: позволять быстро найти всю информацию об объекте недвижимости в базе данных, оформить заявку клиента и зафиксировать его потребности. Учет всех заявок в системе позволяет избежать «забытых» клиентов, то есть клиентов, контактные данные которых были потеряны после первого их обращения в агентство. Учет требований клиентов дает возможность информировать их, когда появятся предложения по подходящим объектам недвижимости.

Внедрение системы автоматизации работы -ЕТ» позволит:

– увеличить количество заключаемых сделок за счет информационно-технической поддержки процесса продаж;

– повысить удовлетворенность клиентов за счет персонализированного обслуживания и более слаженной работы компании, что влечет за собой увеличение доли клиентов, пришедших по рекомендации;

– создать инструментарий контроля соблюдения маркетингового бюджета и измерения эффективности маркетинговых мероприятий;

– измерить эффективность и качество работы сотрудников, отделов и компании в целом за счет наличия полных и актуальных данных об их деятельности;

– обеспечить эффективный инструментарий для построения системы мотивации и начисления бонусов;

– контролировать работу каждого отдельного риэлтора, в том числе его сделки, их состояние и денежные потоки по ним;

– уменьшить потери клиентов на этапе первичного обращения за счет ведения единой базы потенциальных и реальных клиентов и создания инструментов контроля за работой сотрудников;

– снизить зависимость компании от конкретного сотрудника и поддерживать высокий уровень обслуживания даже при выполнении работ менее квалифицированными специалистами.

С точки зрения прямого эффекта достигаются следующие цели [39]:

? сокращение времени обработки и получения данных;

? повышение достоверности данных;

? повышение производительности труда;

? снижение рисков потери информации;

? автоматизированная подготовка необходимых документов;

? повышение степени защищенности информации;

? повышение степени достоверности информации, необходимой для принятия управленческих решений.

С точки зрения косвенного эффекта преследуются следующие цели [39]:

? снижение косвенных затрат и, как следствие, увеличение повышение эффективности работы сотрудников и финансового результата компании;

? улучшение качества взаимодействия сотрудников.

2.13 ОРГАНИЗАЦИЯ И ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТ ПО РАЗРАБОТКЕ ПРОЕКТА

В разработке сполнитель отвечает за проектирование информационного обеспечения, разработку структур баз данных, реализацию вычислительных алгоритмов в виде завершенного продукта, разработку интерфейсных блоков и отладку программы. Выбор комплекса работ по разработке проекта производится в соответствии со стандартом «ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99 Информационная технология. Процессы жизненного цикла программных средств». Стадии разработки, этапы и содержание работ приведены в таблице 20.

Таблица 20 ? Стадии разработки, этапы и содержание работ

Этапы работ	Содержание работ
1 Исследование и обоснование стадии создания	1.1 Постановка задачи 1.2 Обоснование необходимости разработки 1.3 Подбор и изучение литературы
2 Научно-исследовательская работа	2.1 Анализ существующих методов решения задачи 2.2 Обоснование принципиальной важности разработки
3 Разработка и утверждение технического задания	3.1 Определение требований к проекту 3.2 Выбор программных средств разработки 3.3 Согласование и утверждение ТЗ
4 Технический проект	4.1 Разработка алгоритма решения задачи 4.2 Определение структуры входных и выходных данных
5 Проектирование	5.1 Программирование и отладка алгоритма 5.2 Тестирование 5.3 Анализ полученных результатов и исправление облар\желли\ ошибок
6 Оформление рабочей документации	6.1 Выбор методики ТЭО, изучение ГОСТов и правил оформления пояснительной записки 6.2 Оформление раздела ТЭО 6.3 Оформление пояснительной записки