Инструкция по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей Волгоградской области (стр. 1 )

УПРАВЛЕНИЕ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА В ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ИНСТРУКЦИЯ

ПО СУДЕБНОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

НА СУДЕБНЫХ УЧАСТКАХ МИРОВЫХ СУДЕЙ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Утверждена

приказом начальника Управления Судебного департамента

в Волгоградской области от 09 сентября 2011 г. № 000

Волгоград 2011 год

ОГЛАВЛЕНИЕ

Раздел I. Делопроизводство мирового судьи.

1. Общие положения и руководство организацией судебного делопроизводства …………....….…..... 3

2. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции ………………………………………….…..... 4

3. Регистрация и учет уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях ……5

4. Регистрация и учет предложений и заявлений, не подлежащих рассмотрению в порядке,

установленном уголовно-процессуальным и гражданским процессуальным

законодательством ……………………………………………………………….......................…...……10

5. Оформление уголовных дел на стадиях принятия и назначения к судебному заседанию ………...... 11

6. Оформление гражданских дел на стадии принятия и назначения к судебному рассмотрению….… 13

7. Оформление уголовных и гражданских дел после их рассмотрения …………………………...….… 14

8. Прием и учет апелляционных, частных жалоб и представлений, заявлений об отмене

судебного приказа, пересмотре заочного решения…….……………………….…................................ 16

9. Обращение к исполнению приговоров, решений, определений и постановлений

мирового судьи ………………………………………………………................…………………........... 19

9.1. Общие правила ………………………………………………….........…………………………….….… 19

9.2. Обращение к исполнению приговоров, определений и постановлений по уголовным делам.......... 20

9.3. Обращение к исполнению решений, определений, по гражданским делам ………………….......…...26

10. Особенности делопроизводства по делам об административных правонарушениях и

другим материалам, разрешаемым мировым судьей, в т. ч. в порядке исполнения приговоров.…... 28

10.1. По делам об административных правонарушениях ……………………………….............................. 28

10.2. Производство о наложении денежных взысканий и штрафов в процессуальном порядке

и об обращении в доход государства залога, внесенного в качестве меры пресечения ………..…. 31

10.3. Производство по материалам, разрешаемым в порядке исполнения приговоров …………………... 31

11. Прием, учет и хранение вещественных доказательств и личных документов осужденных….….…. 32

12. Порядок выдачи судебных дел и документов ……..…….......………………... ………….…….…

13. Оформление и ведение нарядов и журналов …………..……………………………………..….….…. 37

14. Составление и оформление служебных документов …….....………………………………….…........ 38

15. Порядок отбора на хранение в архив судебных участков мировых судей Волгоградской области

документов, их комплектования, учета и использования ………………………………………..…… 40

15.1. Общие положения …………………………………………………………………………………..…… 40

15.2. Оформление судебных дел (нарядов) к последующему хранению в архиве судебного

участка………………………………………………………………….….……………………………… 41

15.3. Экспертиза ценности документов. Отбор документов и оформление их на уничтожение…….….... 43

15.4. Порядок нумерации листов…………………………..……………………………..………………….... 44

15.5. Порядок определения сроков хранения дел (нарядов) ………………………………………...…..…. 45

15.6. Составление описей на судебные дела (наряды, журналы)……………………………………….…... 45

15.7. Порядок представления описей дел постоянного хранения на рассмотрение и утверждение

экспертно-проверочной комиссии…………………………………………………………………….… 46

15.8. Передача дел (нарядов) и других документов в архив судебного участка, порядок их хранения

и использования……………………………….………………………………………………………….. 47

15.9. Сроки и порядок сдачи дел (нарядов) на хранение в государственный архив……………….….…... 47

15.10. Учет документов в архиве………………..……………………………………………………....….…. 48

15.11. Проверка наличия дел (нарядов) в архиве судебного участка……………………………………..…. 48

15.12. Организация использования документов архива…………………………………………………….... 49

15.13. Оборудование помещения архива суда, режим хранения документов……………….………….……50

Раздел II. Приложения ……………………………………...………………………………………….….….. 52

Раздел I. Делопроизводство мирового судьи

Инструкция по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей Волгоградской области (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности судебных участков.

Настоящая Инструкция, являясь основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства на судебных участках мировых судей Волгоградской области, предусматривая учет и ведение документооборота судебного участка, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов на судебном участке, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной, компьютерной и электронной техники.

1. Общие положения и руководство организацией судебного делопроизводства

1.1. Инструкция устанавливает единую систему документационного производства, обязательную для всех работников аппаратов мировых судей Волгоградской области.

1.2. Инструкция разработана на основании Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.01.01 г. № 36, Инструкции по делопроизводству в Аппарате мировых судей Администрации Волгоградской области, утвержденной приказом руководителя Аппарата мировых судей Администрации Волгоградской области от 01.01.2001 № /5-п, Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.01.01 г. № 000, Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.01.01 г. №.70 (далее – Перечень), Примерной номенклатуры дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной 09 июня 2011 г. генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде РФ (далее – Примерная номенклатура).

1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников Аппарата мировых судей Администрации Волгоградской области на судебных участках. Все работники Аппарата мировых судей Администрации Волгоградской области на судебных участках ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.4. Мировой судья руководит делопроизводством, контролирует выполнение работниками аппарата мирового судьи требований настоящей Инструкции и своевременно принимает меры к исправлению обнаруженных ошибок и недостатков.

Обязанности, права и ответственность работников аппарата мирового судьи определяются их должностными регламентами, должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем Аппарата мировых судей Администрации Волгоградской области.

1.5. Прием граждан в судебном участке производится в соответствии с Правилами внутреннего распорядка, утвержденных мировым судьей на основании Типовых правил внутреннего распорядка суда, утвержденных Постановлением Совета судей Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000.

Организация работы по приему граждан осуществляется на основании Примерного положения о приемной в судах общей юрисдикции, утвержденного генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 26 ноября 2008 г., Типового регламента организации деятельности приемной суда общей юрисдикции, утвержденного Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 19 июня 2009 г., Положения о порядке рассмотрения судами общей юрисдикции поступающих в электронной форме обращений граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных организаций, органов государственной власти и (или) органов местного самоуправления, утвержденного Постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 21 июня 2010 г. № 000, в редакции от 5 августа 2010 г. № 000.

2. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции

2.1. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно в судебный участок, принимаются, а также отправляются по назначению специалистом II-й категории (на судебных участках мировых судей) (далее — специалист II-й категории).

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению.

2.2. Специалист II-й категории вскрывает пакеты, проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи, а затем ставит на первой странице поступившего материала либо на сопроводительном письме в правом нижнем углу штамп, где указывается дата поступления материала в судебный участок, регистрационный номер документа по Журналу учета входящей корреспонденции (форма № 1).

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение мировому судье (приложение 1).

Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, представлений, апелляционных или частных жалоб, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

2.3. Поступившие в судебный участок дела, материалы и иные документы, в том числе присланные электронной почтой, факсом, а также телеграммы регистрируются в Журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1).

2.4. Дела об административных правонарушениях, поступившие в судебный участок одновременно с доставкой правонарушителей, до их рассмотрения также подлежат регистрации специалистом II-й категории в Журнале учета входящей корреспонденции.

2.5. Телефонограммы, принятые и направленные судебным участком, регистрируются специалистом I-й категории в Журнале регистрации телефонограмм (форма № 1.2).

По поступившим судебным поручениям судов и мировых судей других судебных участков специалист II-й категории в Журнале учета входящей корреспонденции указывает сведения об их исполнении.

Факсимильные отправления, принятые и направленные судебным участком, регистрируются специалистом II-й категории в Журнале учета факсимильных отправлений (форма № 22).

2.6. Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о дате получения их судебным участком для приобщения к делам:

а) судебные повестки, копии исковых материалов, копии судебных актов, возвращенные в судебный участок;

б) расписки в получении судебных повесток, исковых заявлений, уведомления о получении копий судебных постановлений.

2.7. Работники аппарата мирового судьи, после регистрации, но не позднее следующего рабочего дня со дня поступления всю поступившую корреспонденцию передают мировому судье для рассмотрения.

Срочные сообщения (телефонограммы, телеграммы, факсимильные сообщения, документы, присланные электронной почтой и др.) после регистрации передаются мировому судье немедленно.

2.8. Для учета дел и материалов, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, специалистом I-й категории (на судебных участках мировых судей) (далее — специалист I-й категории) ведется Журнал (форма № 2), в котором регистрируются все дела и материалы, назначенные мировым судьей к рассмотрению (в том числе гражданские дела по заявлениям о вынесении судебных приказов и дела об административных правонарушениях).

При ведении Журнала учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в Журнал под самостоятельным порядковым номером;

номера по порядку должны продолжать нумерацию предшествующего дня;

указываются сведения о регистрационном номере, наименовании дела, дате и результате рассмотрения дела.

2.8.1. При использовании автоматизированного судебного делопроизводства список дел, назначенных к рассмотрению на заданную дату, формируется автоматически и размещается на информационных стендах, в информационных киосках и на сайте судебного участка в сроки, указанные во Временном регламенте организации размещения сведений о находящихся в суде делах и текстов судебных актов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на официальном сайте суда общей юрисдикции, утвержденном Постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 27 января 2011 г. № 000.

2.9. Исковые заявления (жалобы) и приобщенные к ним материалы и другие заявления, принятые на личном приеме, регистрируются ведущим специалистом в Журнале учета исковых заявлений (заявлений), принятых на личном приеме (форма № 2.1). При приеме исковых заявлений (заявлений) ведущий специалист на первой странице поступившего материала расписывается в принятии с указанием фамилии и должности, а так же даты поступления материала в судебный участок. В день приема исковые заявления (заявления) передаются специалисту II-й категории для учета и регистрации в Журнале учета входящей корреспонденции. После регистрации с присвоением соответствующего регистрационного номера и даты поступления не позднее следующего рабочего дня передаются мировому судье для рассмотрения.

2.10. Лицо, подающее исковое заявление и другие материалы на личном приеме, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой по его просьбе ставится дата и указывается фамилия лица, принявшего документы, после чего копия возвращается заявителю.

2.11. При отправке по назначению судебных дел и других документов, в том числе при направлении по электронной почте, факсу, регистрация которых производится в Журнале учета исходящей корреспонденции (форма ), в исходящий номер на сопроводительных письмах включается номер регистрации в указанном журнале, номер дела (материала) или номер того наряда, в котором эта переписка должна храниться. Копии сопроводительных писем на рассылаемые материалы, с указанием даты направления и исходящего номера, подшиваются в соответствующие дела и наряды.

Документы для направления материалов по назначению, подготовку которых осуществляет ведущий специалист или специалист I-й категории, передаются под роспись специалисту II-й категории для регистрации в Журнале учета исходящей корреспонденции и направления по назначению. Специалист II-й категории расписывается в получении на копиях сопроводительных писем к рассылаемым документам с указанием даты получения, и направляет документы по назначению не позднее следующего рабочего дня.

Работники аппарата мирового судьи подшивают копии сопроводительных писем в соответствующие дела (наряды).

Подготовку документов для направления по назначению материалов об исполнении судебных поручений осуществляет ведущий специалист. Материалы по исполненным судебным поручениям ведущим специалистом подшиваются в наряд № 01-09. Сведения об исполнении судебного поручения не позднее следующего рабочего дня сообщаются специалисту II-й категории для внесения отметки об исполнении судебного поручения в Журнал учета входящей корреспонденции.

2.12. Дела, материалы направляются заказными бандеролями, а исковые материалы, исполнительные документы – заказными письмами либо направляются работниками, осуществляющими экспедиторские поездки, направленные на доставление почтовой корреспонденции.

На заказные бандероли и письма составляется опись (форма № 3), отдельно на бандероли и на письма. Опись остается в судебном участке и подшивается в хронологическом порядке в наряд № 06-42.

На документы, направляемые простыми почтовыми отправлениями, составляются описи (реестры), которые подшиваются в хронологическом порядке в наряд № 06-41.

Дела, материалы и корреспонденция, направляемые адресатам с работниками, осуществляющими экспедиторские поездки, направленные на доставление почтовой корреспонденции, записываются в разносную книгу для местной корреспонденции (форма № 4) и сдаются получателям под расписку в этой книге.

2.13. Судебные повестки и копии процессуальных актов направляются судебным участком в соответствии с требованиями Приказа » от 01.01.01 г. № 000 «О введении в действие «Особых условий приема, вручения, хранения и возврата почтовых отправлений разряда «Судебное».

3. Регистрация и учет уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях

3.1. Все дела, поступившие в судебный участок, регистрируются в соответствии с документами первичного статистического учета на учетно-статистических карточках (для уголовных дел – форма № 5 р, для гражданских дел – форма № 6 р, для дел об административных правонарушениях – форма № 7 р) и в алфавитном указателе (для уголовных дел – форма , для гражданских дел – форма , для дел об административных правонарушениях – форма ).

Уголовные, гражданские дела и дела об административных правонарушениях регистрируются специалистом II-й категории в журналах регистрации (уголовных дел – форма № 5.2., гражданских дел – форма № 6.2., дел об административных правонарушениях – форма № 8).

3.2. По уголовному делу на несколько привлеченных лиц карточка формы № 5 р заводится в соответствующем количестве экземпляров с указанием порядкового номера на каждое лицо. При этом карточки по одному делу скрепляются.

В карточке с порядковым номером 1 заполняются сведения всех разделов, в остальных – только раздел Б "Сведения о привлеченном лице".

Алфавитный указатель формы ведется на каждое привлеченное лицо.

По результатам рассмотрения уголовного дела, на осужденных, оправданных лиц, лиц, в отношении которых уголовные дела прекращены, а также лиц, к которым применены принудительные меры медицинского характера, в соответствии с Инструкцией по ведению судебной статистики, утвержденной приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, заводятся журнал формы № 59 и статистическая карточка на подсудимого, которая заполняется мировым судьей. Не заводятся статкарточки на лиц, дела, в отношении которых возвращены прокурору в соответствии со ст. 237 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации, переданы в другие суды по подсудности, переданы прокурору по подведомственности для розыска обвиняемого. По заявлениям частного обвинения (ст. 115, ст. 116, ч. 1 ст. 129, 130 Уголовного кодекса Российской Федерации), поданным мировым судьям, статкарточка заводится в случае возбуждения уголовного дела и рассмотрения его по существу. При отказе в принятии заявления в соответствии со ст. 319 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации статкарточки не заводятся.

3.3. По гражданскому делу заводится только один экземпляр карточки формы № 6 р, алфавитный указатель по делам искового производства ведется на каждого ответчика; по делам, вытекающим из публичных отношений - на подателя жалобы; по делам, вытекающим из налоговых отношений - на налогоплательщика.

В автоматизированных программах, в которых ведется учет гражданских дел, должно быть обеспечено формирование запросов по требованиям истцов и ответчиков, заявителей в соответствии с алфавитными указателями.

3.4. Исковые материалы и заявления, поступившие по почте, после регистрации в Журнале учета входящей корреспонденции, не позднее следующего рабочего дня, передаются под расписку в указанном журнале мировому судье.

3.5. Не позднее пяти дней после передачи мировому судье материалы и заявления должны быть возвращены специалисту II-й категории для регистрации на учетно-статистических карточках и в Алфавитном указателе; заявления, по которым вынесены определения об отказе в их принятии, о возвращении заявления или оставлении без движения, должны быть переданы ведущему специалисту для регистрации в соответствующем журнале. Зарегистрированные материалы и заявления специалист II-й категории не позднее следующего рабочего дня передает специалисту I-й категории для оформления.

3.6. Заявления, по которым вынесены определения об отказе в их принятии, о возвращении заявления или оставлении без движения, регистрируются ведущим специалистом в Журнале учета определений по заявлениям (жалобам) до принятия их мировыми судьями к своему производству (форма
№ 6.1), в котором указываются все сведения соответственно движению заявления.

Ведущий специалист расписывается в Журнале в получении материала (об отказе в принятии, о возвращении заявления, оставлении без движения) от мирового судьи с указанием даты получения, и после подготовки всех необходимых документов передает их специалисту II-й категории для направления по назначению.

3.7. По делу об административном правонарушении заводится одна учетно-статистическая карточка (форма № 7 р) на каждое привлеченное лицо. Регистрация в Алфавитном указателе к делам об административных правонарушениях (форма ) также ведется на каждое привлеченное лицо.

В случае вынесения мировым судьей определения о возвращении протокола об административном правонарушении и других материалов дела, либо передаче протокола об административном правонарушении и других материалов дела на рассмотрение по подведомственности, дело об административном правонарушении также подлежит регистрации на учетно-статистической карточке и в Алфавитном указателе. Дела в указанных случаях подшиваются в обложку (форма № 20).

При этом, в случае вынесения мировым судьей определения о возвращении протокола об административном правонарушении, в дело помещаются копии протокола об административном правонарушении и других материалов, подлинник определения. Протокол об административном правонарушении и другие материалы, а также копия определения о возвращении протокола направляются по назначению.

Дела, по которым протоколы об административных правонарушениях возвращены мировому судье в установленный срок (ст. 28.8. Кодекса РФ об административных правонарушениях), подлежат учету по предыдущей регистрации.

3.8. Учетно-статистические карточки хранятся в картотеках (ящиках) отдельно по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров таким образом, чтобы последние номера помещались в передней части картотеки (ящика). В карточках, соответственно движению дела, должны быть заполнены все реквизиты, предусмотренные формами №№ 5 р, 6 р и 7 р.

3.9. По истечении календарного года учетно-статистические карточки на дела, не рассмотренные к началу нового года, переносятся в картотеку нового года. В этом случае на каждой учетно-статистической карточке и в каждом деле указываются два порядковых номера - прошлого и нового года.

В связи с этим нумерация дел, поступивших в новом году, начинается с того номера, который является очередным после перерегистрации остатка предыдущего года.

В картотеку прошлого года взамен изъятых карточек вкладываются карточки-заменители, на которых отмечается порядковый номер прошлого года и делается отметка о перенесении с указанием нового порядкового номера.

3.10. Производства по представлениям и ходатайствам, разрешаемым в порядке исполнения приговоров (ст. 399 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации), регистрируются в Журнале учета материалов, разрешаемых мировым судьей в порядке исполнения приговоров (форма № 9) и алфавитном указателе (форма ).

3.11. При разрешении вопросов, связанных с исполнением приговора мирового судьи, постановившего приговор, соответствующие сведения отражаются в учетно-статистической карточке формы № 5 р. Если связанные с исполнением приговора вопросы разрешаются вне района деятельности мирового судьи, постановившего приговор, мировой судья, разрешивший вопросы исполнения приговора в порядке статьи 399 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации, направляет копию постановления суду, постановившему приговор, по получении которой в карточке формы № 5 р также делается соответствующая запись.

3.12. При компьютерном ведении регистрации и учета дел объем учитываемых сведений может быть увеличен, но не должен быть меньше предусмотренного приложениями к настоящей Инструкции.

3.13. Для регистрации судебных дел и материалов устанавливается примерный перечень индексов:

«1» - уголовные дела;

«2» - гражданские дела;

«3» - материалы судебного контроля за законностью действий органов предварительного следствия и дознания;

«4» - материалы по рассмотрению представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров;

«5» - дела об административных правонарушениях;

«6» - материалы по применению принудительных мер медицинского характера;

«7» - материалы о направлении несовершеннолетних в специальные учебно-воспитательные и иные специализированные учреждения;

«8» - производства о наложении денежных взысканий и штрафов, об обращении залога в доход государства;

«9» или «М» - материалы, по которым отказано в принятии заявлений и вынесен судебный акт о возврате, материалы до вынесения решения о принятии к производству;

«10» - уголовные дела в суде апелляционной инстанции;

«11» - гражданские дела в суде апелляционной инстанции;

«12» - дела по жалобам на постановления по делам об административных правонарушениях;

«13» - материалы в порядке исполнения решений;

«14» - материалы о проведении оперативно-розыскных мероприятий;

«15» - иные материалы.

При отсутствии соответствующих материалов наряды не ведутся и индексы не используются.

3.14. Номер уголовного, гражданского дела, дела об административном правонарушении или материала включает соответствующий индекс, номер судебного участка, порядковый номер по учетно-статистической карточке и текущий год, который указывается через дробь.

Например, 1-10-20/2002 (уголовное дело), 2-10-13/2003 (гражданское дело), 5-10-11/2003 (дело об административном правонарушении) и т. д.

Порядковый номер по учетно-статистической карточке, который входит в состав номера соответствующего дела (материала), указывается на обложке дела (материала) и в алфавитном указателе. Тем же номером помечается и вся переписка по данному делу (материалу).

3.15. Гражданские дела специалистом I-й категории подшиваются в обложку (форма № 18).

На обложке дела указываются необходимые сведения (наименование судебного участка, фамилия и инициалы мирового судьи, регистрационный номер и наименование дела, дата поступления и рассмотрения дела, дата передачи в архив, архивный номер).

3.16. По уголовным делам, поступившим от органов предварительного расследования с обвинительным заключением (актом), может быть использована та обложка, в которой находилось дело, при условии ее надлежащего качества и сохранности. На обложке делаются необходимые отметки (наименование судебного участка, фамилия и инициалы мирового судьи, регистрационный номер дела, дата начала производства в данном судебном участке, дата рассмотрения дела и т. д.).

Если уголовное дело, поступившее от органов предварительного расследования, было подшито в новую обложку (форма № 18), то при деле должна быть сохранена обложка, в которой оно находилось в стадии предварительного расследования.

На обложках дел, по которым обвиняемые находятся под стражей, должна быть сделана об этом отчетливая надпись.

3.17. В начале дела подшивается бланк внутренней описи документов, находящихся в деле (Приложение ). Подшивка документов и составление внутренней описи документов, находящихся в деле, производятся систематически.

Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Если количество листов в деле превышает 250, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат после окончания тома 1.

На внутренней стороне обложки уголовного, гражданского дела, дела об административном правонарушении специалистом I-й категории помещается справочный лист (форма № 19), в котором отмечаются все действия, произведенные по делу (направление повесток, копии искового заявления, копии приговора, решения, истребование документов и др.).

3.18. Дела об административных правонарушениях, другие дела, материалы хранятся в обложке (форма № 20), на которой указывается наименование судебного участка, фамилия и инициалы мирового судьи, номер дела, фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого рассматривалось дело, наименование дела, дата поступления дела в судебный участок, дата его рассмотрения и дата сдачи в архив.

3.19. Дата поступления дела (материала), указываемая на обложке, учетно-статистической карточке, должна отражать время фактического поступления дела в судебный участок.

По делам, присланным в судебный участок по почте, дата их поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной специалистом II-й категории в день приема дела.

3.20. Уголовные, гражданские дела и дела об административных правонарушениях, возвращенные на новое судебное рассмотрение после отмены приговоров, постановлений, решений, определений, уголовные, гражданские дела, поступившие после отмены судебных постановлений по вновь открывшимся обстоятельствам, уголовные дела, повторно поступившие в судебный участок от прокурора (статья 237 Уголовно-процессуального кодекса), дела об административных правонарушениях, возвращенные в судебный участок в нарушение установленного срока
(ст. 28.8. Кодекса РФ об административных правонарушениях), регистрируются в учетно-статистических карточках так же, как впервые поступившие дела, и получают новый порядковый номер. В карточках форм № 5 р, 6 р, 7 р делается запись со ссылкой на номер предыдущей его регистрации.

В алфавитном указателе повторно поступившие дела записываются отдельно, но с отметкой об их повторном поступлении.

3.21. В случае выделения уголовного и гражданского дела в отдельное производство оно регистрируется как вновь поступившее в день вынесения мировым судьей постановления (определения) о выделении в отдельное производство с присвоением самостоятельного номера. В уголовном, гражданском деле, выделенном в отдельное производство, должны содержаться подлинники или заверенные мировым судьей копии процессуальных документов, имеющих значение для данного дела.

Срок рассмотрения выделенного требования (требований) следует исчислять со дня начала течения срока по первоначально заявленному требованию.

В случае, когда в отношении одного из обвиняемых по уголовному делу вынесено постановление о приостановлении производства по делу (в связи с розыском либо тяжелым заболеванием), а в отношении остальных обвиняемых дело рассмотрено, то при возобновлении производства по делу в отношении этого лица заводится новая учетно-статистическая карточка и дальнейшее движение дела отражается в ней, о чем делается отметка в первой учетно-статистической карточке.

3.22. В случае соединения уголовных, гражданских дел в одно производство ему присваивается один номер по первому поступившему делу, дальнейший учет ведется по первому поступившему делу и в реквизитах учетно-статистической карточки первого дела указывается, с каким делом оно соединено. В учетно-статистической карточке присоединенного дела также указывается ссылка на номер первого поступившего дела. Дата поступления дела определяется по первичной дате поступления первого из дел. В Журналах регистрации уголовных и гражданских дел указываются сведения о соединении дел.

В случаях направления прокурору уголовных дел для соединения на основании пункта 4 части 1 статьи 237 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации при возвращении этих уголовных дел мировому судье дальнейшее движение дела отражается в новой учетно-статистической карточке. В учетно-статистических карточках на заведенные ранее поступившие уголовные дела делается отметка со ссылкой на учетно-статистическую карточку на соединенное дело.

3.23. Заявления (жалобы), поданные с нарушением требований ст. 131, 132 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, по определению мирового судьи остаются без движения. Истцу (заявителю) не позднее следующего рабочего дня направляется копия этого определения. В период установленного судьей срока заявления хранятся в особом наряде.

Если недостатки не будут устранены истцом (заявителем) в назначенный мировым судьей срок, заявление (жалоба) считается не поданным. С соответствующим сопроводительным письмом такие заявления и приложенные к ним документы не позднее следующего рабочего дня возвращаются истцу (заявителю). Вместе с указанными документами истцу (заявителю) направляется копия определения мирового судьи о возвращении заявления в связи с невыполнением в установленный срок указаний мирового судьи, содержащихся в определении об оставлении заявления без движения. Подлинники указанных определений мирового судьи, копии искового заявления, сопроводительного письма о направлении заявителю копии этого определения, сопроводительного письма с отметкой о возвращении заявления и приложенных к нему документов хранятся в наряде № 05-29.

В случае устранения стороной указанных недостатков регистрация и оформление дела производятся на общих основаниях. Датой поступления дела в судебный участок в этих случаях считается день первоначального представления искового заявления (жалобы).

3.24. Заявления о вынесении дополнительного решения, разъяснении решения суда, об исправлении описок и явных арифметических ошибок в решении суда до вступления его в законную силу и обращения к исполнению и подлежащие рассмотрению судьей, вынесшим решение, а также заявления о выдаче дубликата исполнительного документа, об изменении фамилии в исполнительном документе регистрируются только в Журнале учета входящей корреспонденции и приобщаются к гражданскому делу.

Материалы по вопросам исполнения судебных решений, разрешаемых в судебном заседании после окончания производства по делу (вступления в законную силу и обращения к исполнению), подлежат отдельной регистрации и учету в Журнале учета материалов по вопросам исполнительного производства и других материалов в порядке гражданского судопроизводства (форма № 15.1).

Документы по материалам в порядке исполнения решений приобщаются к гражданскому делу, если дело рассматривалось по существу в данном судебном участке.

3.25. Заявления, не принятые мировым судьей по основаниям, перечисленным в ст. ст. 125, 134, 135 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, регистрации как гражданские дела не подлежат. Копия определения судьи об отказе в принятии искового заявления (заявления) либо о возвращении искового заявления вручается (направляется) истцу (заявителю) в течение пяти дней со дня поступления заявления в суд. Вместе с копией определения истцу (заявителю) возвращаются поданные им документы. Подлинник определения судьи, копия заявления и копия сопроводительного письма о возврате документов ведущим специалистом подшиваются в наряд № 05-30, 31, 32.

3.26. Заявления, поступившие в порядке частного обвинения, регистрируются в Журнале учета заявлений по делам частного обвинения (форма № 5.1) в день их поступления в судебный участок, а также подлежат регистрации как уголовные дела в Журнале регистрации уголовных дел (форма № 5.2.) и Алфавитном указателе по уголовным делам (форма ), после вынесения мировым судьей постановления о принятии заявления к своему производству.