· качество документов как исторических источников.
Документ должен, как правило, оформляться на бланке, соответствующем стандарту, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.
Организация работы с документами (управление документацией) – создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ее потребителей в установленные сроки
и с наименьшими затратами. Она включает организацию рационального документооборота, создание информационно-поисковых систем (ИПС) по документам, контроль исполнения документов, подготовку документов к передаче в ведомственный архив.
Автоматизированная технология работы с документами осуществляется путем создания и внедрения автоматизированной подготовки документов, автоматизированных ИПС и решения других задач с использованием персональных компьютеров.
Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.
Основными задачами службы документационного обеспечения управления являются внедрение единого порядка работы с документами в организации и в ее системе (в том числе с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники) в соответствии с ГСДОУ и действующими нормативами, совершенствование форм и методов работы с документами с учетом механизации и автоматизации документационных процессов.
Аппарат управления реализует свои функции при помощи универсальных документов, входящих в систему организационно-распорядительных документов.
Организационно-распорядительная документация (ОРД) – это совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления, которые подразделяются на следующие основные группы :
· организационные;
· распорядительные;
· информационно-справочные.
Организационные документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. Организационные документы представлены уставами, положениями, инструкциями, правилами.
Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Уставы предприятий, учреждений, организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица
утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку его составления, оформления и содержания даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации. Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности.
Устав организации включает :
· общие положения;
· цели и задачи;
· права;
· деятельность;
· имущество;
· управление;
· правила реорганизации и ликвидации.
Устав акционерного общества содержит разделы :
· общие положения;
· порядок деятельности;
· права;
· управление;
· учет и отчетность;
· распределение прибыли и прочих накоплений;
· прекращение деятельности.
Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы).
Положение об организации включает разделы :
· общие положения;
· основные задачи;
· функции;
· права и обязанности;
· руководство;
· взаимоотношения и связи;
· контроль, проверка и ревизия деятельности;
· реорганизация и ликвидация.
Структура текста положения о структурном подразделении (службе) нормативно не определена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют положения о подразделениях, имеющие следующие разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения. Отдельную группу положений составляют положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.
В соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе.
Структура и штатная численность – организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в «структуру и штатную численность» вносятся приказом руководителя предприятия.
Штатное расписание – один из основных видов организационных документов. Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы. Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.
Правила внутреннего трудового распорядка – организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы :
1) организация работы предприятия;
2) взаимные обязанности работников и администрации;
3) предоставление отпусков;
4) командирование сотрудников;
5) внутриобъектный режим.
Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.
Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц. Инструктивный характер носят такие виды документов, как правила, регламенты и другие. Начинается инструкция, как правило, разделом «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера. Текст инструкции должен содержать четкие формулировки с распорядительными словами типа «должен», «имеет право», «рекомендуется», «запрещается» и т. д. Текст инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме. На каждого работника учреждения (организации) составляется должностная инструкция.
Должностная инструкция – организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.
Текст должностной инструкции обычно состоит из следующих частей:
1. Общие положения. Должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность специалиста.
2. Функциональные обязанности работника.
3. Права работника.
4. Ответственность работника.
5. Режим работы.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция утверждается руководителем предприятия.
Рассмотрим особенности подготовки и оформления некоторых документов, издаваемых федеральным органом исполнительной власти.
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции федеральных органов исполнительной власти. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые федеральным органом исполнительной власти; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении федерального органа исполнительной власти.
Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке федерального органа исполнительной власти. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кому?» (Должностная инструкция главному специалисту). Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Например, должностная инструкция обычно состоит из следующих разделов :
· общие положения;
· функции;
· обязанности;
· права работников;
· взаимоотношения (связи по должности);
· ответственность работника, оценка работы.
Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, постановления, распоряжения, указания, решения. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону. Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа :
· изучение существа вопроса;
· подготовка проекта документа;
· согласование документа;
· подписание документа.
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей :
· констатирующей;
· распорядительной.
Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение: например, перечисляются факты, события, делается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ, с указанием поисковых (ссылочных) данных. Констатирующая часть не обязательна, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «ПОСТАНОВЛЯЕТ» в коллегиальном постановлении, «РЕШАЕТ» – в решении, «ПРЕДЛАГАЮ» - в распоряжении, «ПРИКАЗЫВАЮ» – в приказе. Слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШАЕТ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ПРИКАЗЫВАЮ» печатаются прописными буквами, отделяя, таким образом, констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова в отдельной строке, начиная с левой границы поля. Затем с новой строки располагается текст распорядительной части.
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указывается исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Последним пунктом в приказах, решениях, постановлениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.
Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указывается в самом документе.
Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются соответствующе: приказ, постановление и др. Совместные распорядительные документы органов, полномочных издавать различные по форме документы, печатаются в форме «совместного решения», которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.
Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация этот вопрос решает самостоятельно
Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами. Проекты документов, затрагивающие интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с ними. В случае разногласий к проекту прикладываются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.
Приказ – основной распорядительный документ, который издается по вопросам административной деятельности, требующих правового решения. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности. Приказы издаются руководителем организации, действующим на основе единоначалия, т. е. подписать приказ вправе только первое лицо организации или лицо, исполняющее его обязанности, если это оформлено в установленном порядке. Готовит проект приказа структурное подразделение или должностное лицо, к работе которого он будет иметь отношение или деятельность которого связана с его исполнением.
В любой организации существуют две группы приказов :
1) приказы по основной деятельности;
2) приказы по личному составу.
Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия (создание, изменение масштаба деятельности, ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений, инструкций, правил, структуры, назначение комиссий и т. д.). Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т. п.
Оформляют приказы на общих бланках. Постоянные реквизиты бланка приказа – наименование организации, наименование вида документа. К основным переменным реквизитам бланка приказа относятся: дата, регистрационный номер, место составления или издания документа, заголовок, текст, подпись, визы.
Заголовок приказа отвечает на вопрос «О чем?». В заголовке к тексту приказа пишут : «О приеме на работу», «Об увольнении», «О поощрении» и т. п.
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагается основание издания приказа. В констатирующей части приказа могут быть перечислены факты, события, послужившие основанием для его издания, дана оценка ситуации. Констатирующая часть приказа не является обязательной. В распорядительной части перечисляются предписываемые действия. Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт должен отвечать на вопросы «Кому? Что? Когда сделать?» (НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ, УТВЕРДИТЬ и т. п.). Эти глаголы печатаются прописными буквами. В качестве ответа на вопрос «Кому?» указывают фамилию (полностью прописными буквами в дательном падеже), а имя и отчество – строчными, затем указываются должность (в дательном падеже), структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывается, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывается вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска. Если поручение дается нескольким исполнителям, имеющим одинаковую должность, то после обобщенного наименования должности в скобках перечисляются фамилии исполнителей (в дательном падеже) и их инициалы. В качестве исполнителей в приказе указывают только заместителей первого лица или руководителей структурных подразделений. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме, например : подготовить, обеспечить/организовать, разработать и представить на рассмотрение (если проект должен быть подписан) или на утверждение (если документ подлежит утверждению).
В последнем пункте распорядительной части указывают должности (в родительном падеже), фамилии (в родительном падеже), инициалы конкретных лиц, на которых возлагается контроль над исполнением распорядительных документов. В качестве контролеров должны указываться лица, чей должностной ранг выше должностного ранга исполнителей.
Если приказом утверждаются или вводятся в действие нормативные документы, то в распорядительной части могут не указываться исполнители, сроки исполнения и контролеры. Если исполнителю дается постоянное поручение, то вместо срока указывают периодичность его выполнения.
Формулировки приказа должны быть исчерпывающе точными, не допускающими различных толкований. Не допускается использование глаголов «повысить», «улучшить», «активизировать», «усилить», «обратить внимание», прилагательного «необходимое» и языковых конструкций типа «если..., то...», «тогда, когда...».
Приказ вступает в силу с момента подписания.
Указание – правовой акт, издаваемый по вопросам: информационно-методические; организация исполнения приказов, инструкций; оформление решения оперативных вопросов. Указания оформляются аналогично приказам. Распорядительная часть указания начинается со слов «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ». Круг лиц, имеющих право подписать указание, определяется приказом руководителя организации (предприятия).
Распоряжение – правовой акт, издаваемый для решения оперативных вопросов. Распоряжения оформляются аналогично приказам. Распорядительная часть распоряжения начинается со слов «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ» или «СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ. Круг лиц, имеющих право подписать указание, определяется приказом руководителя организации (предприятия).
Рассмотрим особенности подготовки и оформления приказа и распоряжения федерального органа исполнительной власти.
Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы федерального органа исполнительной власти. Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя федерального органа исполнительной власти, его заместителя, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений. Приказы подписываются руководителем федерального органа исполнительной власти или по его поручению заместителем руководителя. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.
Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и юридической службы
. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания. Проекты приказов (распоряжений), подготовленных совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий федерального органа исполнительной власти и других органов или организаций. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы документационного обеспечения управления и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу документационного обеспечения управления. Проект приказа (распоряжения) во исполнение постановления Правительства Российской Федерации должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок. Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы шрифтом размером № 13.
Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты :
· Наименование федерального органа исполнительной власти.
· Наименование вида документа.
· Дата и номер – указанные реквизиты печатаются центрованным способом. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа.
· Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Распоряжения, как правило, заголовка не имеют. Текст приказа может состоять из 2 частей :
· констатирующей (преамбулы);
· распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т. д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Приказы (распоряжения) подписывает руководитель федерального органа исполнительной власти, а в его отсутствие лицо, его замещающее. Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.
Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 без бланка.
При оформлении совместного приказа :
· наименования федеральных органов исполнительной власти – располагаются на одном уровне;
· наименование вида документа – приказ; располагается центрованно;
· дата совместного приказа – единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается центрованно;
· регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
· подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
Постановления. При решении правовых нормативных вопросов федеральные органы исполнительной власти в пределах своей компетенции издают постановления как самостоятельные документы. Оформление реквизитов постановления аналогично оформлению реквизитов приказов (распоряжений).
Распорядительная деятельность органов управления включает решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, составляемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, относятся к группе документов по личному составу. Это приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело. Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д.
При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт. Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4. Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления. Заявление о приеме на работу после его рассмотрения и ознакомления с другими необходимыми документами, является основанием для приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу). Такие виды заявлений, как заявление о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т. п., должны содержать в тексте указание на наличие необходимых документов (больничного листка, справки-вызова с места учебы), без которых рассмотрение вопроса невозможно.
Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по конкретному работнику) хранятся в учреждениях 75 лет, что обеспечивает возможность наведения справок.
Информационно-справочные – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, которые служат основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т. д. Они носят вспомогательный характер по отношению к распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.
Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.
Справки бывают двух видов:
1) с информацией о фактах и событиях служебного характера, выдаваемых заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта;
2) подтверждение места учебы и работы, занимаемой должности, места проживания и т. п.
Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланке формата А5, имеющие адресные данные предприятия и трафаретный текст. Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже. На справке должна обязательно стоять дата ее подписания. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок, ставят порядковый номер справки рядом с датой.
Одним из вариантов справки является справка, составленная по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал.
Справки, составленные по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия.
Справки по производственной тематике составляют в 2-х экземплярах, один из которых направляется адресату, второй – подшивается в дело.
Реквизиты справки следующие:
1) место предоставления справки (допустимо указывать в тексте справки);
2) название и координаты организации, выдавшей справку;
3) штамп организации, выдавшей справку;
4) наименование вида документа;
5) дата;
6) текст справки;
7) подпись должностного лица;
8) печать организации.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении (или факте), о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Текст документа должен четко делиться на две части:
1) излагаются имевшие место факты или описывается ситуация;
2) излагаются предложения, просьбы.
Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки предоставляются регулярно. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке организации и подписывается ее руководителем.
Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемые распорядительным документом по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.
Существует большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, организаций, предприятий), приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т. д.), акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств), акты уничтожения документов и дел, акты инвентаризации, акты проверок и др.
Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего, члены комиссий должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога «о» («об») и формулируемый с помощью отглагольного существительного: «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении» и т. п. Допускается, чтобы заголовок акта отвечал на вопрос «Чего?».
Текст акта делится на три части:
· введение;
· констатирующую часть;
· выводы.
Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются члены комиссии и (при необходимости) присутствующие лица. В качестве основания указывается наименование распорядительного документа, его дата, регистрационный номер и заголовок. Как правило, основанием для работы комиссии является приказ, который определяет состав комиссии, ее задачи и полномочия.
Например :
Основание : Приказ директора от 01.01.2001 №7 «О мерах по обеспечению сохранности документов»
При перечислении членов комиссии необходимо указать должность, фамилию и инициалы каждого по следующей схеме:
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 |
